如何自動(dòng)發(fā)送一封得體的郵件？

有些人工作多年，發(fā)了許多郵件，卻仍然不懂得一些基本的郵件禮儀，因?yàn)閺膩頉]有人教過，自己也沒有意識到這是一個(gè)問題，有可能由于不恰當(dāng)?shù)泥]件表達(dá)方式，導(dǎo)致引起不必要的誤解，甚至冒犯到他人卻不自知。

在《高效郵件工作法》這本書中，作者介紹了寫郵件的一些方法和要點(diǎn)，我覺得值得廣大職場人士學(xué)習(xí)。

一封好的郵件，首先標(biāo)題要準(zhǔn)確直接，其次排版要干凈整潔，一般只用三種方式來排版：分段、縮進(jìn)、加粗，其中分段負(fù)責(zé)閱讀邏輯，縮進(jìn)負(fù)責(zé)層次關(guān)系，加粗負(fù)責(zé)突出重點(diǎn)。

郵件的正文要分段，而且要用小段，不要用大段。用短句，不要用長句，用簡單的詞，不要用復(fù)雜的詞。

發(fā)送郵件之前，要檢查標(biāo)題、稱呼、錯(cuò)別字，確認(rèn)沒有忘記添加附件，要恰當(dāng)?shù)厥褂贸凸δ埽灰l(fā)給不相關(guān)的人。

收到郵件之后，要盡快回復(fù)，這代表你工作的效率和重視程度，也是你職業(yè)化的體現(xiàn)。

下面用 Python 自動(dòng)發(fā)送一封郵件，可以提前設(shè)置好規(guī)范的郵件模板，讓你避免犯一些低級的錯(cuò)誤，擺脫簡單重復(fù)的操作。

在 Python 中，有兩個(gè)內(nèi)置的模塊，分別是 smtplib 和 email，其中 smtplib 主要負(fù)責(zé)發(fā)送郵件，email 主要負(fù)責(zé)構(gòu)造郵件的內(nèi)容和格式。

1. 導(dǎo)入模塊

首先，我們導(dǎo)入相應(yīng)的模塊：

# 導(dǎo)入庫import smtplibimport emailfrom email.mime.text import MIMEText from email.mime.image import MIMEImagefrom email.mime.multipart import MIMEMultipart from email.header import Header

2. 設(shè)置參數(shù)

其次，我們設(shè)置相關(guān)的參數(shù)，包括 SMTP 服務(wù)器、發(fā)件人和收件人的郵箱地址等，請相應(yīng)修改為自己的信息。

# 設(shè)置 SMTP 服務(wù)器地址mail_host = 'smtp.163.com'
# 設(shè)置發(fā)件人郵箱mail_sender = '[email protected]'
# 設(shè)置郵箱授權(quán)碼，注意這里不是郵箱密碼mail_license = 'sender_password'
# 收件人郵箱，可以為多個(gè)收件人，用逗號隔開mail_receivers = ['[email protected]', '[email protected]']

3. 構(gòu)造內(nèi)容

接下來，我們構(gòu)造郵件的內(nèi)容，包括主題、正文、附件等等，其中附件的路徑和文件名等信息，要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

# 將多個(gè)對象集合起來mm = MIMEMultipart('related')
# 郵件主題subject_content = '每日銷售數(shù)據(jù)分析'
# 設(shè)置發(fā)送者, 注意嚴(yán)格遵守格式, 里面郵箱為發(fā)件人郵箱mm['From'] = "sender_name"
# 設(shè)置接受者, 注意嚴(yán)格遵守格式, 里面郵箱為接受者郵箱mm['To'] = "receiver_1_name,receiver_2_name"
# 設(shè)置郵件主題mm['Subject'] = Header(subject_content, 'utf-8')
# 郵件正文內(nèi)容body_content = """
王總，您好！
????昨天銷售額108萬，比前天增加5%，目標(biāo)完成率為108%，整體業(yè)績表現(xiàn)良好。
????附件是每日銷售報(bào)表，請您查收。
Best Regards
林驥
數(shù)據(jù)分析部
"""
# 構(gòu)造文本message_text = MIMEText(body_content, 'html', 'utf-8')
# 向郵件對象中添加文本對象mm.attach(message_text)
# 構(gòu)造附件atta = MIMEText(open('../data/每日銷售報(bào)表.xlsx', 'rb').read(), 'base64', 'utf-8')
# 設(shè)置附件信息atta['Content-Disposition'] = 'attachment; filename="daily_sale_report.xlsx"'
# 添加附件到郵件信息當(dāng)中去mm.attach(atta)

4. 發(fā)送郵件

最后，用 smtplib 發(fā)送郵件，如果前面的參數(shù)和內(nèi)容設(shè)置正確，那么就會(huì)提示郵件發(fā)送成功。

# 創(chuàng)建 SMTP 對象stp = smtplib.SMTP()
# 用郵箱域名和端口進(jìn)行連接stp.connect(mail_host, 25)  
# 登錄郵箱stp.login(mail_sender, mail_license)
# 發(fā)送郵件stp.sendmail(mail_sender, mail_receivers, mm.as_string())
# 關(guān)閉 SMTP 對象stp.quit()
print("郵件發(fā)送成功")

5. 郵件結(jié)果

看到「郵件發(fā)送成功」之后，前往收件人的郵箱，就可以看到用 Python 自動(dòng)發(fā)送過來的郵件。

對于數(shù)據(jù)分析師來講，建議在發(fā)送郵件之前，要先對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，提煉出數(shù)據(jù)反映的亮點(diǎn)和不足，并在郵件正文中寫出主要分析結(jié)論，讓決策者能快速抓住業(yè)務(wù)重點(diǎn)，從而做出更加科學(xué)的決策。

不要為了發(fā)郵件而發(fā)郵件，如果只是簡單地復(fù)制粘貼表格，那么讓機(jī)器人自動(dòng)發(fā)送就可以了。

我們應(yīng)該讓機(jī)器人成為我們的得力助手，自動(dòng)幫我們做一些枯燥乏味的重復(fù)工作，讓我們能夠騰出時(shí)間和精力，去研究和分析數(shù)據(jù)背后的故事，挖掘出更有價(jià)值的信息。

6. 最后的話

最后，分享一下《高效郵件工作法》中關(guān)于寫郵件的 5 個(gè)要點(diǎn)：

（1）帶著明確的目的去寫

（2）在視覺效果上下功夫

（3）使得郵件更容易回復(fù)

（4）使用戳中內(nèi)心的語言

（5）縮短郵件的處理時(shí)間

我們應(yīng)該按照效率優(yōu)先的原則，不要做無用功，提前多為對方考慮。比如說，如果附件本身不大，卻被打包成 rar 文件的時(shí)候，對方查看起來就比較麻煩，這就是沒有為對方考慮。

從一個(gè)人處理郵件的方式中，可以看出他的職業(yè)素養(yǎng)，適當(dāng)運(yùn)用禮貌規(guī)范的語言，讓對方感受到你的友好，這既是利他，也是利己。

寫郵件，看起來是一件很簡單的事，但我們也可以從中學(xué)會(huì)高效工作的方法，掌握主導(dǎo)權(quán)，積極進(jìn)行溝通，主動(dòng)推進(jìn)工作。

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