企業(yè)流程中心BPM產(chǎn)品搭建

一、為什么要搭建企業(yè)流程中心

企業(yè)發(fā)展初期，會制定一堆制度，用來規(guī)范企業(yè)管理，但制度更多是獎勵和懲罰的作用，并不能提升管理和業(yè)務(wù)效率。

比如，我們開車走高速的時候，超速會扣分、會罰款，這是交通局制定的制度，但用戶開車的時候還是會不經(jīng)意超速，不能很好地解決問題；而流程則是規(guī)范用戶行為，能指導(dǎo)用戶把事情做對做好，比如前面說的超速，地圖軟件就是流程的應(yīng)用，通過地圖軟件全程的指引，用戶開車時就很清楚地知道什么時候該減速，從而降低了很多超速的行為。

一個成熟的企業(yè)，員工是不需要了解制度的，企業(yè)通過各種流程和工具把制度落地，潛移默化中規(guī)范了員工行為和管理，而且員工體驗(yàn)更好。

既然流程這么重要，但很多企業(yè)在信息化建設(shè)初期，為快速滿足業(yè)務(wù)需求，各自都會為某一項(xiàng)業(yè)務(wù)搭建一套流程，從而產(chǎn)生了很多系統(tǒng)和流程，各流程之間是斷層的，數(shù)據(jù)之間沒有打通，需要人工線下再整理和匯總，這種流程并不連貫，這時候就需要搭建一個企業(yè)級的流程中心。

二、企業(yè)流程中心的定位

流程中心作為一種與業(yè)務(wù)較為獨(dú)立的系統(tǒng)，應(yīng)做到以下三點(diǎn)：

1）開發(fā)成本

最大程度的與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的解耦，最大程度減少開發(fā)資源的浪費(fèi)與重復(fù)造輪子的問題，方便業(yè)務(wù)系統(tǒng)快速接入，并提供不同的接入方案。

2）整合性

流程中心需建立統(tǒng)一待辦、統(tǒng)一發(fā)起、統(tǒng)一后臺管理，方便員工集中處理流程、提升用戶審批與流程處理的效率。同時，流程中心需要與人力資源系統(tǒng)、用戶中心、消息中心、主數(shù)據(jù)平臺、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等整合，流程可快速實(shí)現(xiàn)上下游對接，如審批時需要使用人力系統(tǒng)的員工、匯報關(guān)系等，訂單業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)完成后最終需寫入財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，需實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化。

3）擴(kuò)展性

流程中心屬于企業(yè)公共服務(wù)產(chǎn)品，所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)都可接入，每個系統(tǒng)又可以獨(dú)立進(jìn)行管理；流程中心同時需要具備極強(qiáng)的橫向擴(kuò)展性，如增加一項(xiàng)審批操作駁回、抄送等，版本升級后所有接入的系統(tǒng)都可升級，同時又可兼容舊版本。例如流程引擎版本升級，為了不影響核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程，先灰度在內(nèi)部獨(dú)立的系統(tǒng)上應(yīng)用，待運(yùn)行穩(wěn)定后業(yè)務(wù)系統(tǒng)再升級。

這里需要說明一下，目前大部分企業(yè)流程中心的定位只是OA的審批流，這個與BPM還是有很大區(qū)別，BPM核心解決的是業(yè)務(wù)流程打通，確保數(shù)據(jù)的閉環(huán)。

三、流程中心的整體產(chǎn)品設(shè)計(jì)

流程中心包括三大核心：流程引擎、流程管理和流程應(yīng)用。

整個產(chǎn)品框架如下：

1. 流程引擎

目前比較成熟用得比較多的流程引擎是：jbpm、activiti、flowable、flowable實(shí)際是activiti的升級版，是同一個架構(gòu)師。這幾個都是開源框架，個人建議使用flowable（activiti已經(jīng)停止版本更新）這個偏向技術(shù)底層，我不做詳細(xì)說明，大家想了解可網(wǎng)上查詢相關(guān)資料。

需要注意的是大部分OA系統(tǒng)流程引擎和表單引擎是一個整體的（如泛微、釘釘、飛書等），但我覺得這種完全整合并不太好，因?yàn)榇蟛糠謽I(yè)務(wù)系統(tǒng)都有自己的表單，交互也比較復(fù)雜，靠表單引擎搭建并不能滿足業(yè)務(wù)需求，交互體驗(yàn)也比較差；所以我建議表單引擎只是作為流程中心的補(bǔ)充，流程中心也可以接其他系統(tǒng)的表單。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)接入流程中心時，復(fù)用待辦中心、審批消息、審批操作、審批意見、流程分析等，但表單內(nèi)容與數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)仍由業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，流程中心將審批結(jié)果回傳給業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

2. 流程管理

流程管理是流程中心產(chǎn)品設(shè)計(jì)最復(fù)雜的部分，流程管理員可以流程進(jìn)行分類、繪制流程圖、對流程進(jìn)行測試和監(jiān)控等，產(chǎn)品設(shè)計(jì)時有以下幾個點(diǎn)需要考慮：

1）流程分類和編碼需統(tǒng)一規(guī)劃

企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模后，會有幾十甚至幾百個流程，這時候就需要對流程進(jìn)行分類，方便員工查找，很多企業(yè)在流程分類上比較隨意，比如有的創(chuàng)建分類為人力行政類與考勤類，運(yùn)營類與業(yè)務(wù)類等，這種會導(dǎo)致員工在發(fā)起申請時就已經(jīng)很迷茫，找不到對應(yīng)的流程，且容易申請錯誤。

所以我們在流程分類一定要認(rèn)真思考，就像知識庫一樣，要分類簡單清晰（這里建議大家看一下流程分層相關(guān)的書籍，根據(jù)價值鏈分析，對流程進(jìn)行分層管理）；另外，分類最好是有人統(tǒng)一管理。

同時，流程的編碼也一定要統(tǒng)一規(guī)劃，流程編碼決定了流程單號，單號是唯一的，如果編碼不規(guī)范，就會導(dǎo)致產(chǎn)生重復(fù)的流程單號，對上下游單據(jù)都會產(chǎn)生較大影響；這里建議有些流程編碼的行業(yè)縮寫一定不要更改，比如PO是指 Purchase Order 采購訂單。

2）流程需要版本管理

流程需求不斷調(diào)整和優(yōu)化，每次調(diào)整就會產(chǎn)生新的版本。發(fā)布新版本后，已經(jīng)運(yùn)行中的流程仍然用舊版本，新發(fā)起的流程才使用新版本，這樣可以保證運(yùn)行中的流程不容易出錯，能正常流轉(zhuǎn)。

3）流程的權(quán)限要靈活

流程權(quán)限包括后臺管理權(quán)限、用戶發(fā)起權(quán)限等。有些企業(yè)不同部門是不同的流程管理員，所以需要根據(jù)流程設(shè)置管理員，流程管理員只能管理他負(fù)責(zé)的流程，包括進(jìn)行流程發(fā)布、節(jié)點(diǎn)配置、流程監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)分析等。流程發(fā)起權(quán)限應(yīng)用的場景很多，需要與人力資源系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通，如指定部門、指定職位、指定角色、指定員工、指定職級等。

比如，我所負(fù)責(zé)的流程發(fā)起權(quán)限包括如下：

4）對接不同系統(tǒng)需要有補(bǔ)償機(jī)制

前面講到BPM與OA最大的區(qū)別就是BPM解決的是業(yè)務(wù)流程閉環(huán)，OA解決的是審批流；BPM在與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接時，需要調(diào)用不同的服務(wù)，為了確保流程正常流轉(zhuǎn)和體驗(yàn)，有些服務(wù)會采用異步方式，同時還要考慮流程駁回、干預(yù)、拒絕等場景，同一流程單號需要確保每次調(diào)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)可靠、準(zhǔn)確且不重復(fù)，出現(xiàn)異常需要有補(bǔ)償機(jī)制。

5）要有流程測試功能

流程調(diào)整后管理員和業(yè)務(wù)方都希望能自動測試和驗(yàn)證，避免發(fā)布后出現(xiàn)問題，所以需要能模擬自動測試的功能，這個大部分流程平臺都沒有該功能。自動測試需要把流程中使用的條件和變量根據(jù)不同業(yè)務(wù)場景填寫相關(guān)值，然后開始自動測試，看流程是否能正常流轉(zhuǎn)，所有場景測試通過后就才可以發(fā)布該流程。

3. 流程應(yīng)用

流程應(yīng)用時一定要建立統(tǒng)一待辦中心，并統(tǒng)一大家對審批操作的認(rèn)知，很多系統(tǒng)原來就有自己的待辦或者已經(jīng)定義好的操作按鈕，已經(jīng)先入為主占領(lǐng)用戶的一些的認(rèn)知，這時候統(tǒng)一會有一些難度，但可以從整體流程效率和產(chǎn)品體驗(yàn)上可以慢慢培養(yǎng)，讓用戶一步步接受。

這還有個前提，操作按鈕的定義一定要與各部門流程管理員一起先共識。我在推動建立流程中心時，公司曾使用云之家、K3 Cloud、飛書審批以及自研審批等，每個系統(tǒng)都有各自的一些定義和特殊操作，為統(tǒng)一操作花了不少時間。

以下是我這邊最終共識操作按鈕定義：

• 【撤回】：提交或?qū)徟螅坊刂匦虏僮鳎绻乱徊綄徟艘褜徟荒艹坊?/p>

• 【撤銷】：撤銷申請，流程終止

• 【催辦】：對當(dāng)前節(jié)點(diǎn)未審批的人員發(fā)送催辦消息，每個流程實(shí)例每天每人只能催辦一次

• 【復(fù)制】：復(fù)制流程申請表單，單號不復(fù)制

• 【評論】：對流程進(jìn)行評論，可在不同審批意見節(jié)點(diǎn)評論

• 【打印】：對表單按定義的打印格式進(jìn)行打印

• 【保存】：流程發(fā)起時暫存表單

• 【同意】：審批通過，流程往下流轉(zhuǎn)

• 【確認(rèn)】：對表單內(nèi)容確認(rèn)，會彈窗對內(nèi)容進(jìn)行二次確認(rèn)，確認(rèn)后流程往下流轉(zhuǎn)

• 【拒絕】：審批不通過，流程終止

• 【駁回】：流程駁回給發(fā)起人，提交后回到當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)

• 【退回】：包含退回上一步和退回發(fā)起人兩種選擇，退回發(fā)起人流程退回申請節(jié)點(diǎn)，提交后重新走審批流程

• 【轉(zhuǎn)交】：將流程轉(zhuǎn)交他人審批

• 【加簽】：前加簽，加簽他人審批后回到當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)

• 【抄送】：將流程抄送給他人，抄送人僅查看

四、寫在最后

這里我只是對流程中心整體產(chǎn)品框架做了介紹，后續(xù)還會發(fā)布具體產(chǎn)品功能的設(shè)計(jì)，我之所以想寫出來，主要發(fā)現(xiàn)流程平臺大部分是技術(shù)分享，產(chǎn)品分享的很少，因?yàn)檫@個還是太偏向于技術(shù)底層。

摘自：企業(yè)流程中心BPM產(chǎn)品搭建 浩鈞

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