在項(xiàng)目甘特圖找到你想要的答案

道沖而用之或不盈，淵兮似萬物之宗

《道德經(jīng)》第四章

曾經(jīng)大學(xué)課堂上的項(xiàng)目甘特圖

我的大學(xué)專業(yè)是軟件工程，是我最喜歡的專業(yè)。有一天在課堂上，老師給我們講到了項(xiàng)目甘特圖，那是我第一次聽說項(xiàng)目甘特圖。只記得甘特圖就是整理項(xiàng)目每個(gè)階段的依賴關(guān)系以及時(shí)間跨度，一串串的橫條。

十幾年過去了，直到最近閱讀了《管理信息系統(tǒng)(第13版)》，結(jié)合過往的項(xiàng)目開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，我才對(duì)項(xiàng)目甘特圖有了更深入的理解。

這是書本上的其中一頁，項(xiàng)目甘特圖的上半部分。

書上的甘特圖（部分）

以企業(yè)內(nèi)部使用的軟件系統(tǒng)例，維護(hù)和提供一套信息系統(tǒng)的成本，不僅僅只有軟件研發(fā)成本，還包括硬件、服務(wù)支撐、運(yùn)營、運(yùn)維等成本；另一方面，使用信息化系統(tǒng)的好處和收益也會(huì)體現(xiàn)在多方面，例如：提升運(yùn)營效率、提升內(nèi)部協(xié)作速度、人員的減少、縮短和用戶之間的反饋周期、生產(chǎn)率的提升、競爭力的提升。

不同的項(xiàng)目，其訴求不同，所在的領(lǐng)域行業(yè)不同，面臨的挑戰(zhàn)也不同。同樣的項(xiàng)目，在不同時(shí)機(jī)、不同執(zhí)行團(tuán)隊(duì)、不同的預(yù)算下，產(chǎn)生的化學(xué)反應(yīng)也不同。

每做一個(gè)項(xiàng)目，就像高考做最后那道數(shù)學(xué)題一樣。當(dāng)正確答案出來時(shí)，我們都會(huì)覺得原來這么簡單。但真正的困難和挑戰(zhàn)在于，在還沒交卷前，如何在時(shí)間要求內(nèi)找到正確的答案。

我相信，項(xiàng)目甘特圖，能給到你想要的答案。

題外話：現(xiàn)在是6月3號(hào)，很快就迎來了2021年的高考，為高三奮戰(zhàn)的學(xué)子和曾經(jīng)努力的自己加油！高考加油！考上自己心中的理想大學(xué)！

客戶要求的甘特圖

在2020年，我出來創(chuàng)業(yè)的第一年，當(dāng)時(shí)有接外包開發(fā)項(xiàng)目。有一天，有一位老朋友問我，有一個(gè)客戶想做一個(gè)汽車行業(yè)的分銷系統(tǒng)，問我有沒興趣一起了解下。

大致規(guī)劃的總體功能開發(fā)路線圖如下：

項(xiàng)目需求主要分為SaaS信息管理系統(tǒng)以及前端分銷推廣小程序，并且不僅要做給自己用，還要做成SaaS服務(wù)模式讓其他門店也可以開賬號(hào)使用。大致的項(xiàng)目功能清單如下：

后來約了時(shí)間，客戶、需求方、出資人、產(chǎn)品經(jīng)理、技術(shù)人員、運(yùn)營人員等，在一個(gè)周六的早上聚在了廣州體育中心書店旁邊的咖啡廳。在溝通完項(xiàng)目背景、商業(yè)模型和功能需求后，客戶和我們說，希望可以根據(jù)剛才討論的項(xiàng)目內(nèi)容提供項(xiàng)目報(bào)價(jià)和時(shí)間，以及項(xiàng)目甘特圖。

我當(dāng)時(shí)有點(diǎn)驚訝的原因有2點(diǎn)，第一、幾乎完全不懂技術(shù)的客戶居然知道有項(xiàng)目甘特圖；第二、我納悶的同時(shí)在思考，甘特圖真的有用嗎？

甘特圖在這時(shí)候不是完全沒用，只是這個(gè)時(shí)候作用不大?？蛻魧?duì)外包項(xiàng)目的定位、期望和需求清單是會(huì)有變化的，但客戶對(duì)項(xiàng)目的開發(fā)時(shí)間和預(yù)算是固定或有限的。直白來說，客戶就是要做這樣的一個(gè)項(xiàng)目，想在2個(gè)月內(nèi)做好，預(yù)算是10萬。但是這時(shí)候制作項(xiàng)目甘特圖，很多因素是不確定的或不明確，最終整理甘特圖所包含的信息也是不準(zhǔn)確的。

為什么呢 ？因?yàn)樾枨笠膊淮_定（客戶最初說想要的效果和最終實(shí)現(xiàn)的效果有時(shí)會(huì)變化巨大），團(tuán)隊(duì)人員也不確定，甚至技術(shù)人員完全沒有，需要用到什么技術(shù)棧也不確定，做好項(xiàng)目后客戶需要提供給哪些人群使用以及核心業(yè)務(wù)流程怎么流轉(zhuǎn)也不確定。如果硬要做甘特圖，只能結(jié)合客戶的時(shí)間要求、最初功能清單和成本預(yù)算，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)過往的經(jīng)驗(yàn)和預(yù)計(jì)的人員配置，盡量向客戶想要的方向做初步籠統(tǒng)的項(xiàng)目規(guī)劃。

我用Excel整理的甘特圖

后來，我給一家企業(yè)做技術(shù)顧問，當(dāng)時(shí)需要進(jìn)行一個(gè)公司級(jí)的大項(xiàng)目開發(fā)，，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)大概有10人，最后項(xiàng)目總工時(shí)由參與項(xiàng)目的每個(gè)成員評(píng)估后再匯總起來，約有2500工時(shí)，即約312人天，接近一個(gè)人工作一年的時(shí)間。

為了讓老板和其他部門更加直觀地了解項(xiàng)目的情況、整體的周期和8個(gè)子項(xiàng)目的依賴關(guān)系和細(xì)分動(dòng)態(tài)，我手工用Excel繪制了本次的項(xiàng)目甘特圖。

為了隱藏敏感信息，項(xiàng)目名稱和人名都換成了冰封王座游戲里面的名字，但數(shù)據(jù)是真實(shí)的。當(dāng)時(shí)為了整理此甘特圖，和團(tuán)隊(duì)每個(gè)人進(jìn)行了多次來回的收集、溝通、調(diào)整和確認(rèn)。

在整理這份項(xiàng)目甘特圖時(shí)，項(xiàng)目其實(shí)已經(jīng)進(jìn)行了大概1/3，收集統(tǒng)計(jì)結(jié)果表明接下來還需要接近2個(gè)月的時(shí)間，即從4月中旬到6月中旬。值得一提的是，這是一個(gè)大型的重構(gòu)項(xiàng)目，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員需要在同時(shí)兼顧舊業(yè)務(wù)維護(hù)的同時(shí)分身進(jìn)行重構(gòu)項(xiàng)目的研發(fā)，并且兩邊所使用的技術(shù)棧、數(shù)據(jù)庫和代碼倉庫都不一樣，CICD流程不同，產(chǎn)品需求和UI設(shè)計(jì)稿也是重新整理的。

在這份甘特圖沒匯總出來之前，項(xiàng)目是處于一個(gè)困惑無序的狀態(tài)，因?yàn)闆]有人知道項(xiàng)目整體是什么狀況、進(jìn)度如何，還需要多久時(shí)間，目前卡在了哪里？這時(shí)候，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)是我們很多信息都不知道，更別說如何進(jìn)行項(xiàng)目的規(guī)劃和資源調(diào)配。

項(xiàng)目甘特圖出來后，它告訴了我們答案，我在團(tuán)隊(duì)周報(bào)郵件中同步了這些答案，當(dāng)時(shí)我在周報(bào)中寫道：

根據(jù)當(dāng)前全部項(xiàng)目的匯總，最終完成開發(fā)時(shí)為6月20號(hào)。當(dāng)前共8個(gè)項(xiàng)目，已完成0個(gè)項(xiàng)目，截止當(dāng)前，全部開發(fā)工作量累計(jì)為1769.1H（約221人天），剩余1191H，進(jìn)度32.7%。

有人建議我說，老板正在進(jìn)行融資路演，對(duì)項(xiàng)目時(shí)間要求非常高，如果看到這樣的信息是肯定無法接受的。但我覺得項(xiàng)目信息的原則和底線就是要信息準(zhǔn)確，騙人或騙自己的項(xiàng)目信息誤導(dǎo)性更大，危害更大。

有了項(xiàng)目甘特圖，并且是每個(gè)技術(shù)人員根據(jù)自己的情況、所負(fù)責(zé)的功能模塊和結(jié)合舊系統(tǒng)的維護(hù)任務(wù)真實(shí)評(píng)估的最接近準(zhǔn)確的工時(shí)，這樣我們才能更加清楚距離在哪，目標(biāo)在哪，以及挑戰(zhàn)在哪里。

在這背后，是我們項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一起細(xì)分的8個(gè)子項(xiàng)目，如下面的魚骨圖所示。

通過YesDev產(chǎn)品提供的甘特圖

使用Excel手工繪制甘特圖的好外是，不需要額外的學(xué)習(xí)成本，在任何時(shí)候或場景都可以使用，適合臨時(shí)、單次繪制。不足在于：如果需要頻繁重復(fù)繪制，或者多人協(xié)作、實(shí)時(shí)更新，則維護(hù)成本會(huì)很高，并且缺少可靠的數(shù)據(jù)信息來源。

為此，我們?cè)赮esDev中添加了甘特圖這個(gè)功能。

如果使用YesDev協(xié)作套件，可以直接自動(dòng)生成多個(gè)項(xiàng)目甘特圖，可以自由選擇需要統(tǒng)計(jì)和匯總的項(xiàng)目。但前提是，需要團(tuán)隊(duì)把項(xiàng)目、需求和任務(wù)都登記到Y(jié)esDev。除了生成甘特圖，還可以用于項(xiàng)目管理、任務(wù)協(xié)作、需求流轉(zhuǎn)、問題管理。

還是上面做顧問時(shí)整理的項(xiàng)目甘特圖，后來升級(jí)并使用YesDev后，選擇上面8個(gè)項(xiàng)目后，自動(dòng)生成的項(xiàng)目甘特圖效果如下：

其中，在左側(cè)，以單個(gè)項(xiàng)目為一組，內(nèi)聚同一項(xiàng)目里面的多個(gè)需求。右側(cè)則可以按天、按周或按年進(jìn)行工時(shí)的匯總。右側(cè)的任務(wù)格子顏色越深表示任務(wù)個(gè)數(shù)起多，工作任務(wù)越集中。在下方，則按每個(gè)人進(jìn)行工時(shí)匯總，可以清晰看到參與項(xiàng)目的人員有哪些，以及每個(gè)人在項(xiàng)目周期的每個(gè)階段需要完成的任務(wù)工作量。最后，還有按時(shí)間匯總的工時(shí)、人員匯總的工時(shí)、項(xiàng)目匯總的工時(shí)和總項(xiàng)目工時(shí)。

如果項(xiàng)目和需求過多，還可以按項(xiàng)目進(jìn)行折疊，例如折疊后的局部效果。

甘特圖能告訴我們的答案

項(xiàng)目甘特圖在軟件項(xiàng)目開發(fā)過程中，有時(shí)是一種必備的數(shù)據(jù)圖表。甘特圖的用途是：它可以在項(xiàng)目啟動(dòng)前和項(xiàng)目進(jìn)行中，清晰告訴團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目干系人和相關(guān)利益方，關(guān)于項(xiàng)目未來的所需要的周期時(shí)間、人力資源和總工時(shí)成本等。

甘特圖根據(jù)項(xiàng)目的任務(wù)工時(shí)、完成時(shí)間、所需要的人員來繪制整理，可以按需求、項(xiàng)目、部分等維度進(jìn)行劃分，具體看匯報(bào)的需要。

明白項(xiàng)目的性質(zhì)，客戶的期望以及最終用戶的真實(shí)需求，在掌握?qǐng)F(tuán)隊(duì)人員的資源、配合和時(shí)間、成本預(yù)算后，通過項(xiàng)目甘特圖可以在宏觀上匯總項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)。如果任務(wù)工時(shí)是由一線的技術(shù)人員親自評(píng)估的，那么它會(huì)告訴你最為真實(shí)的項(xiàng)目信息，告訴你想要的答案。