如何有效地進(jìn)行資料整理？

作為一個(gè)公司公認(rèn)的整理狂魔，我準(zhǔn)備了5,000字長(zhǎng)文，總結(jié)了自己5年多的資料整理經(jīng)驗(yàn)，全部落地可實(shí)操，希望有知友認(rèn)真看完。

2021年3月13日：?

新寫了一篇關(guān)于搭建閱讀流程的文章，找不到特別合適的問(wèn)題，故放在這個(gè)并不太合適的問(wèn)題下面，對(duì)閱讀有需求的朋友可以看看，寫得還是挺別致的：

我從小就是個(gè)整理控，喜歡把東西收拾得井井有條。

記得上幼兒園的時(shí)候，睡前習(xí)慣性把衣服疊成豆腐塊，老媽和姐姐每次看了都忍不住夸。

不過(guò)，后來(lái)啊這愛收拾的習(xí)慣，慢慢轉(zhuǎn)移到「資料整理」上了。

比如這是我5年多前整理的大學(xué)課件

2年前的個(gè)人電腦「開始」界面

工作之后的資料整理，直接把自己積累的運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)，整理成了PPT的形式

最近一段時(shí)間，我就尋思著寫篇文章，系統(tǒng)總結(jié)自己的資料整理經(jīng)驗(yàn)。

在我眼里，資料整理早就不是簡(jiǎn)單的收拾整齊，它的背后其實(shí)是知識(shí)管理。

PS：如果你覺得護(hù)宇值得了解，也歡迎來(lái)我公眾號(hào)：護(hù)宇。

我準(zhǔn)備了6份超200頁(yè)的知乎運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)送給你。

以下是正文內(nèi)容

01：為什么你的資料總是亂糟糟？

不知道你在做資料整理的時(shí)候，有沒有遇到過(guò)這樣的問(wèn)題：

整理體系一日三變，今天覺得這樣整理好，明天覺得哪里不對(duì)勁。時(shí)常反復(fù)，日漸心累，花費(fèi)大量時(shí)間之后，最終只能放棄。

所以，我覺得先把資料整理常見的問(wèn)題挑明，再給解決方法，比較妥當(dāng)。

當(dāng)然，「懶癌」晚期患者，俺就沒辦法了。

? 分類雜

下圖這樣的場(chǎng)面，大家都不陌生吧？干貨是個(gè)好東西，不過(guò)常常是收藏一時(shí)爽，用時(shí)火葬場(chǎng)。

? 命名亂

很多人在文件命名上做得不到位，經(jīng)常無(wú)頭無(wú)尾，即使有everything這樣的搜索神器，也無(wú)法拯救。

? 工具多

來(lái)，現(xiàn)在做個(gè)數(shù)數(shù)游戲，打開你的電腦或手機(jī)，看看自己手上正在使用的資料整理工具，是不是一只手都數(shù)不過(guò)來(lái)了？

找資料的時(shí)候，是不是經(jīng)常一臉懵逼：咦，這個(gè)文檔我放哪來(lái)著？

所以在我的眼里，拋開懶惰這一因素，很多人在整理資料時(shí)會(huì)遇到三大問(wèn)題：分類雜、命名亂、工具多。

接下來(lái)，我就針對(duì)每個(gè)痛點(diǎn)，把自己的經(jīng)驗(yàn)分享給大家，希望給各位帶去啟發(fā)。

02：我是怎么解決這些問(wèn)題的？

找對(duì)癥狀，問(wèn)題就解決了一半。

先來(lái)說(shuō)第一個(gè)，也是最重要的一個(gè)。

? 分類雜

要想解決這個(gè)問(wèn)題，關(guān)鍵在于建立一套自己的歸類體系。

我之前看過(guò)很多相關(guān)文章，但發(fā)現(xiàn)過(guò)于個(gè)性化，實(shí)際很難應(yīng)用。

于是，我就在思考這樣一個(gè)問(wèn)題，有沒有一套適合大眾的分類體系？答案是肯定的，而且我自己就在用，效果還挺好。

資料整理，我認(rèn)為分成三大類即可：工作、學(xué)習(xí)、生活。

這是一個(gè)大的框架，適用于每一個(gè)人。

具體的又會(huì)涉及到：臨時(shí)資料、常用資料、存檔資料。

這套體系，我應(yīng)用在資料整理的方方面面，比如這是我的個(gè)人桌面文件

這是我的瀏覽器書簽

這是大的整理框架，相信也比較容易理解。但接下來(lái)要怎么分，很多人就會(huì)出問(wèn)題了。

我覺得先要有一個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)，即做到什么程度表明自己做到位了。

我自己在用的指導(dǎo)原則是：麥肯錫的MECE法則，即文件之間要做到不重復(fù)，不遺漏。

那，具體的整理思路是什么樣的呢？

一開始，我也沒想得很明白，后來(lái)在看秋葉大叔的《寫作7堂課》—— 「框架式寫作」部分時(shí)，得到了莫大的啟發(fā)，確定了兩個(gè)整理思路：按時(shí)間劃分 和 按空間劃分。

這么說(shuō)肯定比較抽象，我舉兩個(gè)例子，大家就明白了。

▌按空間劃分

比如在管理新媒體多平臺(tái)時(shí)，就完全可以按照空間來(lái)分。

不同的平臺(tái)，以及每個(gè)平臺(tái)下有哪些賬號(hào)，彼此之間完全符合MECE法則。

▌按時(shí)間劃分

比如在運(yùn)營(yíng)微博時(shí)，經(jīng)常需要同步公眾號(hào)的文章。

我就按照時(shí)間順序拆分了「傻瓜式」的操作步驟，同樣是符合MECE法則。

當(dāng)然，大家不要孤立地去看待時(shí)間和空間這兩個(gè)維度，實(shí)際應(yīng)用時(shí)，應(yīng)結(jié)合在一起思考。

在具體梳理的時(shí)候，我習(xí)慣畫思維導(dǎo)圖，其實(shí)長(zhǎng)得很像一棵樹，對(duì)不對(duì)？

所以我更習(xí)慣叫它「邏輯樹」，彼此獨(dú)立卻又彼此關(guān)聯(lián)。

判斷標(biāo)準(zhǔn)（MECE）、執(zhí)行思路（時(shí)空法）、思考工具（邏輯樹）就介紹清楚了。

接下來(lái)是最核心的部分：

具體的分類體系，應(yīng)該如何搭建？

比如你要負(fù)責(zé)一個(gè)公眾號(hào)的整體運(yùn)營(yíng)，過(guò)程中肯定會(huì)涉及到各種文件，如何搜集整理，才能做到多而不亂呢？

這就涉及到個(gè)人知識(shí)管理的問(wèn)題了。

我現(xiàn)在愈發(fā)覺得：資料整理的內(nèi)在邏輯其實(shí)是知識(shí)架構(gòu)的梳理。

舉幾個(gè)自己的實(shí)戰(zhàn)案例，從工作 → 學(xué)習(xí) → 生活，全方位跟大家分享我的理解。

▌工作案例

我是畢業(yè)后才正式接觸新媒體運(yùn)營(yíng)這個(gè)崗位，對(duì)內(nèi)容運(yùn)營(yíng)、活動(dòng)運(yùn)營(yíng)、用戶運(yùn)營(yíng)、數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)真的毫無(wú)概念。

在日常工作和學(xué)習(xí)時(shí)，拿到一份資料，經(jīng)常會(huì)遇到兩種情況：

? 存資料：不知道往哪里放。

? 找資料：不知道去哪里找。

但是工作一年多以后，隨著對(duì)業(yè)務(wù)的了解，我終于開竅了，整理資料更加從容！

每次看到一篇好文章、大咖的優(yōu)質(zhì)分享，我都能做到有序歸類，及時(shí)消化。要用的時(shí)候，也能在短時(shí)間內(nèi)快速找到。

核心原因：我逐步理解了業(yè)務(wù)背后的知識(shí)框架，建立了相應(yīng)的知識(shí)體系。

這一點(diǎn)在知乎運(yùn)營(yíng)上尤為明顯。

記得剛開始做知乎運(yùn)營(yíng)時(shí)，我連怎么在知乎找到一個(gè)好問(wèn)題都不知道。運(yùn)營(yíng)一個(gè)月后，連一個(gè)100贊的回答也沒有。

因?yàn)椴坏谜路ǎm然在印象筆記收藏了很多文章，但運(yùn)營(yíng)思路并沒有打開。

但我沒放棄過(guò)拿下知乎的決心。

通過(guò)看各種運(yùn)營(yíng)文章、新媒體圖書和課程，我對(duì)知乎運(yùn)營(yíng)進(jìn)行了全面拆解，直接把成果做成了400多頁(yè)的PPT教程

執(zhí)行思路就是按空間對(duì)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行劃分。

從平臺(tái)規(guī)則、產(chǎn)品功能、寫作技巧、運(yùn)營(yíng)方法、變現(xiàn)模式等維度去拆解，再用前面提到的「邏輯樹」輔助思考，整個(gè)知識(shí)框架就這樣搭建起來(lái)了。

知乎運(yùn)營(yíng)的思路打開后，在運(yùn)營(yíng)整個(gè)新媒體矩陣時(shí)，我就再也不懼怕任何信息的沖擊了，因?yàn)槲乙呀?jīng)可以借助一套知識(shí)框架做到有效把控。

這是我在石墨文檔整合的部分新媒體資料

背后依然有一套自己的知識(shí)體系在里面

除了本職工作，我在其他方面也逐漸開竅。

比如在學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì)管理、職場(chǎng)溝通方面的內(nèi)容時(shí)，我會(huì)努力搭建知識(shí)框架，并且以「邏輯樹」的形式去分類、命名。

這是我之前寫的《實(shí)習(xí)生培訓(xùn)文檔》，按照時(shí)間順序，以邏輯樹的形式，對(duì)實(shí)習(xí)生培養(yǎng)這塊進(jìn)行細(xì)致拆解。

▌學(xué)習(xí)案例

我知道自己的溝通能力一直不太行，所以日常無(wú)論是看書還是看同事們聊天，我都會(huì)注意搜集案例，好壞都有。

• 好案例：為什么人家這么說(shuō)，讓人感到非常舒適/專業(yè)？
• 壞案例：到底哪個(gè)點(diǎn)讓我心里產(chǎn)生了疙瘩？

不知不覺，文檔里也積累了不少有價(jià)值的內(nèi)容

▌生活案例

俺皮膚偏黑，之前特意去學(xué)習(xí)了怎么防曬，把課程、科研論文看到的內(nèi)容結(jié)合成了一個(gè)防曬知識(shí)庫(kù)，有需要的時(shí)候就拿出來(lái)復(fù)習(xí)一遍

又比如我經(jīng)常記不住自己的衣服尺碼，網(wǎng)購(gòu)吃了幾次虧之后，我把它們直接記在了印象筆記里。至此之后，很少買到大小不合適的衣服了。

所以，你看，資料整理的背后是知識(shí)管理，這句話沒有說(shuō)錯(cuò)吧？

當(dāng)然，我也知道看到這里，一個(gè)新的疑問(wèn)可能又會(huì)產(chǎn)生：去哪里獲取你說(shuō)的知識(shí)框架？

這里，我也推薦四種方法：書、課、人、文

1）高分圖書

通過(guò)豆瓣多找?guī)妆靖叻謺屑?xì)閱讀其目錄和內(nèi)容，提煉出知識(shí)框架。比如你想好好學(xué)習(xí)工作型PPT的制作，那么這本《說(shuō)服力 工作型PPT該這樣做》的目錄就很有借鑒意義！

結(jié)構(gòu)非常清晰！如果你剛好要系統(tǒng)學(xué)習(xí)PPT，那這個(gè)就是很好的典范吶！

PS：這本書是我?guī)煾祵懙?，他的PPT造詣十分深厚，如果你有興趣了解，可以看一看他的書。

2）優(yōu)質(zhì)課程

好的課程在目錄上都進(jìn)行了精心的設(shè)計(jì)，但很多人在學(xué)習(xí)的時(shí)候都陷入了具體知識(shí)點(diǎn)的學(xué)習(xí)，忽視了這筆寶貴的財(cái)富。

比如現(xiàn)在有很多新媒體和自媒體從業(yè)者，那寫作是必備技能，秋葉PPT團(tuán)隊(duì)的《和秋葉一起學(xué)新媒體寫作》的課程框架就非常好

根據(jù)目錄稍微調(diào)整一下，是不是就擁有了新媒體寫作框架 V1.0版本 ？

3）行業(yè)專家

向行家提問(wèn)其實(shí)是最快最高效的方法。

比如我個(gè)人溝通能力不行，所以當(dāng)時(shí)看到我們公司的商務(wù)百合姐，在工作群分享線上對(duì)接注意事項(xiàng)時(shí)，覺得非常好，就立馬收藏了起來(lái)。

畢竟，這種知識(shí)是圖書和課程里很難學(xué)到的??！

那如果身邊沒有合適的人可以學(xué)習(xí)怎么辦？

其實(shí)可以去公眾號(hào)、知乎等平臺(tái)找，或者直接上「在行」去付費(fèi)咨詢。只要你誠(chéng)心去找，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，相信一定可以做到。

4）優(yōu)秀文章

現(xiàn)在的文章雖然魚龍混雜，但優(yōu)質(zhì)的內(nèi)容也不少，可以通過(guò)閱讀量、點(diǎn)贊、留言區(qū)評(píng)論，找到合適的文章進(jìn)行提煉。

比如這四種獲得優(yōu)質(zhì)框架的思路，我就是參考了秦老師公眾號(hào)的一篇文章：講真，這是我最最最重視的一個(gè)秘密武器。

寫到這里，相信大家對(duì)于如何做好資料分類，有了進(jìn)一步認(rèn)知。我這里也簡(jiǎn)單地做下小結(jié)：

• 指導(dǎo)原則：MECE法則（相互獨(dú)立，完全窮盡；不重疊，不遺漏）
• 執(zhí)行思路：時(shí)空法（按時(shí)間劃分、按空間劃分）
• 思考工具：思維導(dǎo)圖（邏輯樹）
• 分類邏輯：三大類（工作、學(xué)習(xí)、生活）、四大法（書課人文）

這些內(nèi)容，都是層層遞進(jìn)的哦~

我的思維邏輯就是在這樣的整理過(guò)程中逐步鍛煉出來(lái)的。

? 命名亂

關(guān)于分類，我前面講了很多，現(xiàn)在來(lái)說(shuō)說(shuō)命名的問(wèn)題。

我之前學(xué)過(guò)很多文件、文檔的命名方法，但發(fā)現(xiàn)真要用的時(shí)候，哈哈，一個(gè)也想不起來(lái)！

所以，我現(xiàn)在分類就很簡(jiǎn)單，遵循兩個(gè)原則。

原則一：遵守電腦的排序邏輯

針對(duì)數(shù)字、字母、漢字，電腦是有一套自己的排序邏輯的。

優(yōu)先級(jí)是：數(shù)字 ＞字母 ＞ 漢字

弄清楚排序問(wèn)題，之后就是具體的文檔命名。這個(gè)我不固定，根據(jù)需求靈活應(yīng)變。

比較常用的方法：所屬領(lǐng)域 + 文檔用途

比如下面這個(gè)文件夾，數(shù)字（01、02）就是起到排序作用，引號(hào)里的是為了標(biāo)注所屬領(lǐng)域，后面的文字表明文檔用途。

總之，我不喜歡把命名弄得太復(fù)雜，盡量簡(jiǎn)單。

所以，我也很少用標(biāo)簽去管理，之前試過(guò)，但發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽經(jīng)常記不住，也經(jīng)常記錯(cuò)，而且現(xiàn)在很多知識(shí)管理軟件的搜索功能都做得不錯(cuò)。

原則二：盡量用問(wèn)句的方式

相比于干癟的陳述句，問(wèn)句更能引發(fā)一個(gè)人思考。所以我的很多資料命名，都是以問(wèn)句的形式呈現(xiàn)。

通過(guò)這種命名方式，我的文件管理可以做到非常清晰，查找也很方便。

• 排序上，按照知識(shí)框架的形式進(jìn)行梳理，結(jié)構(gòu)清晰；
• 描述上，做到清晰表達(dá)的同時(shí)，多用問(wèn)句引發(fā)思考。

? 工具多

最后，說(shuō)一下工具使用。

早期，我用于資料整理的工具絕對(duì)超過(guò)10個(gè)，問(wèn)題也很明顯：資料囤放凌亂，使用的時(shí)候不知道去哪里找。

所以，后來(lái)我開始學(xué)會(huì)克制。

能用一個(gè)工具解決，絕不增加新工具。

當(dāng)然，一開始肯定有一個(gè)嘗試過(guò)程，實(shí)踐之后才知道哪個(gè)更適合自己。

比如學(xué)習(xí)筆記的管理，我先后試過(guò)石墨文檔、騰訊文檔、印象筆記、有道云筆記、OneNote、語(yǔ)雀等，最后只留下石墨文檔和印象筆記。

那，我究竟都在用哪些工具管理資料呢？

▌工作資料

我習(xí)慣使用石墨文檔。

在線編輯功能出色，支持實(shí)時(shí)自動(dòng)保存，文檔分享也很方便，所以是我的工作首選。

▌學(xué)習(xí)、生活資料

因?yàn)楸容^私密，不涉及到對(duì)外分享，而且經(jīng)常需要跨設(shè)備、多終端進(jìn)行編輯，所以我一直用的印象筆記。

不知不覺已經(jīng)用了快6年了。

▌其他

作為文字記錄，石墨和印象是我的主力，但我也會(huì)搭配一些工具輔助整理。

1）大型資料 / 存檔資料

主要指一些個(gè)人照片、大型文件的存儲(chǔ)，這個(gè)一般都統(tǒng)一放到百度網(wǎng)盤。

2）碎片資料

圖片類：Eagle

我認(rèn)為這是目前最好用的圖片素材管理軟件，199元即可終身使用。

支持多種圖片格式，分類方便，并提供多種素材篩選方式，搭配堅(jiān)果云的同步功能，隨時(shí)隨地都能搜集、保存、使用素材。

文字類：錘子便簽

記錄一些碎片靈感，以及一些輕量化的記錄。

待讀文檔/臨時(shí)事項(xiàng)：微信

因?yàn)槿粘Ｉ詈凸ぷ鲿?huì)高頻使用微信，不少信息都沉淀在這里。

我之前學(xué)習(xí)曹將的思路，建立了幾個(gè)只有一個(gè)人的微信群聊，遇到什么臨時(shí)安排都暫時(shí)放到群聊里。

待辦事項(xiàng)：滴答清單

用來(lái)記錄每天/周/月待辦。

有嘗試過(guò)用印象筆記來(lái)代替，但發(fā)現(xiàn)還是滴答好用。

思路整理：幕布

用于日常的知識(shí)框架梳理，相比Xmind這類軟件，分享更方便，而且打開網(wǎng)頁(yè)就能用，手機(jī)上也能輕松制作。

之前有考慮過(guò)用印象筆記自帶的，啊，不好用。

嗯，我用的工具差不多就是這些

• 工作：石墨文檔（搭配堅(jiān)果云）
• 學(xué)習(xí)、生活：印象筆記
• 大型/存檔資料：百度網(wǎng)盤
• 碎片資料：Eagle（圖片類）、錘子便簽（零碎想法）、微信群（臨時(shí)事務(wù)）、滴答清單（待辦事項(xiàng)）
• 思路整理：幕布

目前這樣一套工具協(xié)同下來(lái)，我自用沒什么太大問(wèn)題，非常夠用。

03：最后我想說(shuō)

關(guān)于資料整理，大框架就就是如此。

從背后邏輯、整理方法、使用工具，全部介紹了一遍。

我自己蠻喜歡整理歸納的過(guò)程，因?yàn)槊恳淮问崂恚际菍?duì)個(gè)人知識(shí)體系的進(jìn)一步完善，對(duì)內(nèi)容的進(jìn)一步理解，能幫我把工作做得更好，學(xué)習(xí)得更扎實(shí)。

如果把學(xué)習(xí)簡(jiǎn)化成一套流程，那它就長(zhǎng)這樣

今天著重在寫的是：如何整理/納入？

至于如何獲取信息、實(shí)踐檢驗(yàn)、構(gòu)建體系，來(lái)日方長(zhǎng)，慢慢學(xué)，慢慢寫。

謝謝大家的閱讀，也歡迎大家關(guān)注我的知乎賬號(hào) @護(hù)宇 以及同名公眾號(hào)。