【項(xiàng)目部】為什么要盡量避免需求變更
項(xiàng)目經(jīng)理alexa找到我說(shuō)，當(dāng)前管理的項(xiàng)目弄的自己心好累，投入了很多精力，但項(xiàng)目還是延期了，有種挫敗感。安慰之余，我們一起復(fù)盤(pán)了項(xiàng)目，發(fā)現(xiàn)原來(lái)現(xiàn)在遇到的坑早已埋下。
項(xiàng)目延期80%原因是需求變更
當(dāng)下，平臺(tái)上項(xiàng)目如果延期，一般有三種原因：
- ①客戶(hù)方響應(yīng)慢
- ②中途更換開(kāi)發(fā)者
- ③需求變更
尤其是80%以上的項(xiàng)目延期原因都為第三種：需求變更。
怎么定義需求變更
需求變更是指在產(chǎn)品需求梳理評(píng)審后，原型設(shè)計(jì)階段對(duì)功能的反復(fù)增改，以及原型設(shè)計(jì)評(píng)審后在開(kāi)發(fā)階段的功能調(diào)整。
需求變更有啥影響
很多人認(rèn)為需求變更的影響就是開(kāi)發(fā)人員多開(kāi)發(fā)一些功能或少開(kāi)發(fā)一點(diǎn)功能這么小的事，但是實(shí)際工作中，需求變更（尤其是新增和修改）會(huì)給項(xiàng)目來(lái)帶一系列的負(fù)面影響。
- ①需求變更會(huì)導(dǎo)致先前已完成的工作返工，項(xiàng)目經(jīng)理要重新確定項(xiàng)目計(jì)劃，產(chǎn)品經(jīng)理要重新做原型設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)師要重新做頁(yè)面設(shè)計(jì)，開(kāi)發(fā)人員要重新寫(xiě)代碼，測(cè)試人員要重新寫(xiě)測(cè)試用例。
- ②需求變更導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員間的溝通成本增加：部分方案要重新開(kāi)始討論，新的交付內(nèi)容要進(jìn)行確認(rèn)，已有的文檔要進(jìn)行更新。
- ③需求變更使項(xiàng)目范圍發(fā)生了變化，原有的項(xiàng)目范圍，項(xiàng)目成本，項(xiàng)目時(shí)間都會(huì)變化，項(xiàng)目需要追加成本和延長(zhǎng)工期。
- ④需求變更引起的返工會(huì)讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員產(chǎn)生不滿(mǎn)，倦怠等負(fù)面情緒，進(jìn)而可能導(dǎo)致項(xiàng)目效率和項(xiàng)目配合度下降。
一般來(lái)說(shuō)，需求變更在項(xiàng)目過(guò)程中發(fā)生的越晚，對(duì)項(xiàng)目的影響越大，如果項(xiàng)目需求變更頻繁，那么會(huì)給項(xiàng)目帶來(lái)極大的風(fēng)險(xiǎn)，最終導(dǎo)致項(xiàng)目失敗，雖然出現(xiàn)類(lèi)似的情況時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理和平臺(tái)人員都會(huì)努力去協(xié)調(diào)，盡量保證項(xiàng)目的順利交付，但是一旦到了不可調(diào)和的情況，各方都要承受極大的項(xiàng)目損失。
為什么會(huì)需求變更
導(dǎo)致需求變更的原因很多，比較常見(jiàn)的有以下幾種：
- ①在需求梳理時(shí)，產(chǎn)品經(jīng)理描述的不夠明確，或是考慮不夠完善，遺漏了某些關(guān)聯(lián)功能或邏輯分支，占比5%。
- ②產(chǎn)品經(jīng)理沒(méi)有跟客戶(hù)進(jìn)行充分的需求確認(rèn)，導(dǎo)致前期客戶(hù)方對(duì)需求的理解不夠深入，直到項(xiàng)目進(jìn)展到一定階段之后才發(fā)現(xiàn)需求不符合自己的要求，占比12%。
- ③產(chǎn)品經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理需求梳理階段對(duì)技術(shù)缺少可行性評(píng)估，導(dǎo)致在開(kāi)發(fā)階段才發(fā)現(xiàn)技術(shù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)或?qū)崿F(xiàn)成本遠(yuǎn)超預(yù)期，占比4%。
- ④在產(chǎn)品需求確認(rèn)以后，客戶(hù)或客戶(hù)方公司人員對(duì)產(chǎn)品提出新的需求，期望加到項(xiàng)目中，占比79%。
每個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽都可能導(dǎo)致需求變更，實(shí)際項(xiàng)目過(guò)程中，需求變更無(wú)法完全避免，但是我們可以采取一定的措施，盡量減少變更的次數(shù)，降低變更對(duì)項(xiàng)目的負(fù)面影響。
怎么減少需求變更
①在需求梳理評(píng)審后，原型設(shè)計(jì)前鎖定需求：
在原型設(shè)計(jì)前，要與客戶(hù)方充分進(jìn)行交流，進(jìn)行需求確認(rèn)，判斷客戶(hù)方是否為最終決策者，很多時(shí)候，客戶(hù)方不能清楚的認(rèn)識(shí)到需求變更會(huì)給項(xiàng)目造成多大的影響，完全不考慮產(chǎn)品范圍的控制，喜歡在項(xiàng)目中隨意的增加需求，反復(fù)的修改需求，導(dǎo)致項(xiàng)目越做越大，越做越復(fù)雜。
因此項(xiàng)目經(jīng)理有責(zé)任讓所有人理解減少需求變更的重要性，申明需求梳理階段，需求可以根據(jù)情況做出調(diào)整，但在需求梳理評(píng)審之后，需求要被鎖定，不得隨意變更，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，對(duì)于不必要的需求變更，要堅(jiān)決的拒絕。
②執(zhí)行有效的需求變更流程控制：
如果需求變更影響小，由項(xiàng)目經(jīng)理判斷是否接受，
如需求變更影響較大，則需要整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)決策是否接受，以及帶來(lái)的影響進(jìn)行評(píng)估，并與客戶(hù)方達(dá)成一致后，及時(shí)調(diào)整成本及進(jìn)度。
面對(duì)需求變更，我們還能做什么
項(xiàng)目過(guò)程中，要建立一個(gè)暢通的信息渠道，確保每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員了解項(xiàng)目進(jìn)展和變化情況，項(xiàng)目經(jīng)理要主動(dòng)找開(kāi)發(fā)者了解開(kāi)發(fā)情況，督促客戶(hù)方進(jìn)行賬號(hào)申請(qǐng)，服務(wù)器購(gòu)買(mǎi)，域名備案等，避免個(gè)人疏漏導(dǎo)致整體項(xiàng)目延誤。
作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的臨時(shí)負(fù)責(zé)人，遇到需求變更時(shí)，一味的接受和拒絕都是不恰當(dāng)?shù)淖龇ǎ谔幚硇枨笞兏倪^(guò)程中，要盡量將其負(fù)面影響降到最低。
①積極主動(dòng)，有擔(dān)當(dāng)：主動(dòng)幫團(tuán)隊(duì)成員和客戶(hù)解決問(wèn)題，遇到突發(fā)事件，積極協(xié)調(diào)，無(wú)法協(xié)調(diào)及時(shí)反饋相關(guān)方獲得協(xié)助，只有項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)真，專(zhuān)業(yè)的對(duì)待項(xiàng)目，才能積極的影響其他團(tuán)隊(duì)成員和客戶(hù)。相反，一遇到問(wèn)題就把責(zé)任甩給開(kāi)發(fā)，客戶(hù)或者平臺(tái)，難以獲得各方的信任，也正是為什么大家不愿意再合作的原因。
②平等尊重：無(wú)論是客戶(hù)還是項(xiàng)目經(jīng)理，與開(kāi)發(fā)者都是平等協(xié)作的關(guān)系，在溝通中切莫居高臨下的指責(zé)或發(fā)泄，造成的消極后果是要所有人承擔(dān)的。
③團(tuán)隊(duì)意識(shí)：雖然遠(yuǎn)程協(xié)作只是一個(gè)臨時(shí)的團(tuán)隊(duì)，但是項(xiàng)目經(jīng)理要讓團(tuán)隊(duì)保持經(jīng)常性的溝通，增進(jìn)大家的信任和團(tuán)隊(duì)氛圍。
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以上，希望通過(guò)團(tuán)隊(duì)全體成員的共同努力，保質(zhì)保量的做好項(xiàng)目，減少不必要的需求變更和成本增加，順利的達(dá)成各方目標(biāo)，當(dāng)然平臺(tái)倡議通過(guò)敏捷迭代開(kāi)發(fā)的模式，確保每次的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。
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