Power Query 真經(jīng) - 第 9 章 - 批量合并文件

合并來自多個文件數(shù)據(jù)的傳統(tǒng)方法是極其繁瑣和容易出錯的。每個文件都需要經(jīng)歷導(dǎo)入、轉(zhuǎn)換、復(fù)制和粘貼的過程。根據(jù)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)量的大小和復(fù)雜程度、文件的數(shù)量以及解決方案運行的時長，這些問題可能形成可怕的積累效應(yīng)。

前面章節(jié)已經(jīng)看到使用 Power Query 后不再需要復(fù)制/粘貼，盡管它能夠逐一導(dǎo)入和追加文件，但還是仍然有一些不完美的問題要應(yīng)對。

1. 手動導(dǎo)入多個文件是很麻煩的。

2. 手動重復(fù)復(fù)雜的轉(zhuǎn)換步驟很容易出錯。

幸好，Power Query 也有辦法來解決這兩個問題的。

9.1 示例文件背景介紹

在這一章中，將研究如何為一家制造公司【導(dǎo)入】、【逆透視】和【追加】一系列的季度零件需求數(shù)據(jù)。生產(chǎn)區(qū)域每季度提交一份以其區(qū)域命名的數(shù)據(jù)報告，這些數(shù)據(jù)報告被存儲在一個文件夾中，結(jié)構(gòu)如圖9-1所示。

圖9-1 每個季度有四個文件，包含在“第 09 章 示例文件\Source Data”文件夾中

在每個工作簿中都有一個名為“Forecast”的工作表，其中包含如圖9-2所示透視的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。這里最大的問題是，這個數(shù)據(jù)的格式像一個 Excel 表格，但它實際上只是一個區(qū)域，盡管文件中也存在另一個名為“Parts”的表格。

圖9-2 在“2019 Q1\East.xlsx”工作簿的“Forecast”工作表數(shù)據(jù)

目標(biāo)是創(chuàng)建一個可刷新的自動化解決方案，以如圖9-3所示的格式返回數(shù)據(jù)。

圖9-3 被要求生成的表

這將很棘手，因為此時面臨以下問題。

1. 這些文件都存儲在“第 09 章 示例文件/Source Files”文件夾的子文件夾中。

2. 每個文件的內(nèi)容需要【逆透視】才能被【追加】。

3. 不是所有的區(qū)域都會生產(chǎn)相同的產(chǎn)品，所以文件的列數(shù)也不相同。

4. 文件名中的區(qū)域名稱必須被保留。

5. 需要從子文件夾名稱中保留日期格式（例如“2019 Q4”）。

6. 當(dāng)以后添加一個新的子文件夾時，用戶需要能夠刷新解決方案。

然而，即使有這些挑戰(zhàn)，用戶最后也會發(fā)現(xiàn) Power Query 可以勝任這項任務(wù)。

9.1 過程概述

在深入探討構(gòu)建解決方案的結(jié)構(gòu)之前，需要快速瀏覽一下 Power Query 如何處理這項任務(wù)。

9.2.1 合并文件的標(biāo)準(zhǔn)流程

合并文件的過程遵循五步標(biāo)準(zhǔn)模式。

1. 步驟 0：連接到文件夾。

2. 步驟 1：篩選文件。

3. 步驟 2：合并文件。

4. 步驟 3：對示例轉(zhuǎn)換文件進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗。

5. 步驟 4：通過主查詢進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗。

在這一章中，將通過這個標(biāo)準(zhǔn)模式的每個部分，向用戶展示它是如何工作的，以及為什么這些步驟很重要。然而，在這之前，理解將要構(gòu)建的內(nèi)容體系結(jié)構(gòu)是很重要的。

9.2.2 合并文件的通用架構(gòu)

讓許多用戶感到害怕的事情之一是，Power Query 并不只是通過使用一個單一的查詢來合并文件。相反，當(dāng)單擊合并文件按鈕時，它會要求用戶選擇一個【示例文件】，然后創(chuàng)建四個新的查詢來完成這項工作。如果用戶沒有發(fā)現(xiàn)這點，這可能會讓用戶有點迷惑。

假設(shè)已經(jīng)創(chuàng)建了一個名為“FilesList”的特定查詢來顯示想合并的文件，以及一個包含合并文件的結(jié)果（將在本章后面討論）“Master Query”，查詢體系結(jié)構(gòu)最終將看起來如圖9-4所示。

圖9-4 當(dāng)合并文件時，將創(chuàng)建四個新的查詢（顯示在下半部分）

雖然每個新查詢都是這個過程中的關(guān)鍵組成部分，但其中三個查詢將被放在一個【幫助程序查詢】文件夾中，用戶不需要創(chuàng)建它們。它們很容易被識別為以下內(nèi)容。

1. 它們將儲存在一個名為【幫助程序查詢】的文件夾中。

2. 它們用一個看起來不像表格的圖標(biāo)來表示。

如果看上面的圖表，會注意到列出的三個查詢顯示了一個表格圖標(biāo)。

1. 文件列表：這個查詢只包含用戶希望合并的文件列表。正如在后面將了解到的，這可以是一個獨立的查詢，也可以是主查詢的一部分。無論采取哪種方法，這都是合并文件的地方。

2. 轉(zhuǎn)換示例：在合并步驟中，用戶會被要求選擇一個文件作為示例文件，這個查詢將【引用】該示例，向用戶顯示選擇的文件內(nèi)容。它的目的是讓用戶在將所有文件追加到單個表之前，對單個文件執(zhí)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換（用戶在這里執(zhí)行的步驟會自動在轉(zhuǎn)換函數(shù)中自動照搬運行并合并，以便它們可以應(yīng)用于文件夾中的所有文件）。

3. 主查詢：這個查詢的目的是將“FilesList”（步驟或查詢）中包含的每個文件，傳遞給轉(zhuǎn)換函數(shù)（基于【轉(zhuǎn)換示例文件】中的步驟），并返回每個文件的重塑結(jié)果。然后，擴(kuò)展這些表格，將它們【追加】到一個長的數(shù)據(jù)表中，并允許用戶在必要時做進(jìn)一步的轉(zhuǎn)換。

這聽起來可能有點復(fù)雜，但正如看到的，它提供了令人難以置信的靈活性，而且一旦理解了它是如何合并在一起的，實際上使用起來非常簡單。最重要的是，這種設(shè)置遵循如下流程。

1. 在表被添加之前進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。

2. 在表被添加后進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。

3. 保留文件屬性，包括名稱或日期。

【注意】

這種方法不僅適用于 Excel 文件。它適用于 Power Query 中的任何其他文件類型的連接器（CSV、TXT、PDF 文件和更多文件類型）。

現(xiàn)在開始，把這個概述應(yīng)用于示例數(shù)據(jù)。

9.3 步驟 0：連接到文件夾

需要做的第一件事是連接到數(shù)據(jù)文件夾。如果還記得第一章的內(nèi)容，每次連接到一個數(shù)據(jù)源時，Power Query 都要經(jīng)歷如圖9-5所示的四個不同的步驟。

圖9-5 連接到數(shù)據(jù)源

從設(shè)置開始，在這里選擇和配置需要使用的連接器，來連接到相應(yīng)的文件夾。接下來，Power Query 會檢查用戶是否需要對數(shù)據(jù)源進(jìn)行驗證（如果需要，會提示用戶進(jìn)行驗證）。在驗證了用戶可以訪問數(shù)據(jù)源之后，用戶會得到初始預(yù)覽窗口，此時用戶可以選擇【加載數(shù)據(jù)】，或者在加載前到 Power Query 編輯器中重新塑造數(shù)據(jù)。

這里再次提到這一點的原因，以及本標(biāo)準(zhǔn)流程有步驟 0 的全部原因是，實際上有多個不同的連接器可以用來從一個文件夾中讀取數(shù)據(jù)，這取決于用戶存放文件的系統(tǒng)。雖然根據(jù)系統(tǒng)的類型（Windows、SharePoint、Azure），入口點是不同的，但一旦用戶進(jìn)入數(shù)據(jù)預(yù)覽，為合并文件而建立的解決方案都利用相同的模式，如表9-1所示。

表9-1 任何【從文件夾】風(fēng)格的解決方案背后信息

因此，一旦完成了特定數(shù)據(jù)源的配置和身份驗證步驟，會發(fā)現(xiàn)本章中顯示的步驟可以應(yīng)用于各種不同的數(shù)據(jù)源。

9.3.1 連接到本地/網(wǎng)絡(luò)文件夾

到目前為止，最容易創(chuàng)建【從文件夾】的場景是，將文件組合在本地 PC 或映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器的文件夾中。由于 Windows 已經(jīng)對文件夾訪問進(jìn)行了驗證，所以不會提示用戶填寫任何憑據(jù)。

在本章中，將使用這種方法來連接到“第 09 章 示例文件/Source Data”文件夾。按如下步驟即可做到這一點。

1. 創(chuàng)建一個新的查詢，【來自文件】【從文件夾】。

2. 瀏覽并選擇【文件夾名稱】（“第 09 章 示例文件\Source Data”）【打開】。

此時，會彈出預(yù)覽窗口，不僅顯示用戶選擇的文件夾中的所有文件，而且還顯示任何子文件夾中的文件，如圖9-6所示。

圖9-6 顯示文件夾（和子文件夾）中所有文件的預(yù)覽窗口

需要認(rèn)識到的重要一點是，這個視圖遵循前面顯示的模式，所有列出的列的順序完全相同。

只要連接到一個本地文件夾就行了。剩下的唯一選擇是確定加載數(shù)據(jù)的位置。由于要控制輸出，將選擇通過【轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)】按鈕來編輯查詢。

【注意】

【從文件夾】連接器可用于從個人電腦上的本地文件夾、映射的網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器、甚至從“UNC”文件路徑中讀取數(shù)據(jù)。

9.3.2 連接到 SharePoint 文件夾

如果用戶將數(shù)據(jù)存儲在 SharePoint 站點中，應(yīng)該知道，有如下兩個選項可以連接到數(shù)據(jù)。

1. 如果將該文件夾同步到電腦上，則可以使用前面描述的本地文件夾連接器。

2. 如果連接到云端托管版本的 SharePoint 文件夾，則可以用一個 SharePoint 專用連接器來實現(xiàn)。

與連接本地同步版本的文件夾相比，SharePoint 連接器的運行速度較慢，因為在執(zhí)行查詢時需要下載文件，但不需要將文件存儲在電腦上。按如下步驟來設(shè)置它。

1. 創(chuàng)建一個新的查詢【來自文件】【從 SharePoint 文件夾】。

2. 輸入【站點 URL】的根目錄（不是本地庫或文件夾路徑）。

挑戰(zhàn)在于，與使用本地文件夾不同，用戶不能直接連接到一個子文件夾。而是必須連接到根目錄，然后向下查找，直到找到需要的文件夾。那么，如何找到這個根目錄呢？

最簡單的方法是通過用戶喜愛的網(wǎng)絡(luò)瀏覽器登錄 SharePoint 站點，然后檢查 URL ，如圖9-7所示。將單詞“Forms”左邊的第二個“/”開始前面的 URL 復(fù)制到【站點 URL】。

圖9-7 提取 SharePoint 網(wǎng)址的根目錄

因此，如果域名是 https://monkey.sharepoint.com ，那么將連接到 https://monkey.sharepoint.com/sites/projects。

【注意】

如果用戶公司使用的是 Microsoft 365 ，SharePoint 域名將采用?.sharepoint.com 的格式。如果用戶 SharePoint 是由自己的 IT 部門管理，它可以是任何東西。

確認(rèn)根目錄后，如果用戶以前從未連接到該網(wǎng)，則會提示用戶進(jìn)行身份驗證。此時，用戶需要用適當(dāng)?shù)膽{證登錄，如圖9-8所示。

圖9-8 連接到 Office 365 上的 SharePoint

成功瀏覽此對話框的關(guān)鍵是確保選擇正確的賬戶類型進(jìn)行登錄。由于 SharePoint 的配置方式不同，無法完全預(yù)測用戶需要使用哪種認(rèn)證方式，但以下內(nèi)容應(yīng)有助于提高首次選擇正確登錄方法的幾率。

1. 如果 SharePoint 托管在 Office 365 上，則必須選擇微軟賬戶，用于 Office365 的電子郵件登錄。

2. 如果 SharePoint 是由 IT 部門托管，用戶甚至都不需要登錄就可以匿名訪問。當(dāng)然，如果這不起作用，則需要使用 Windows 憑據(jù)登錄。

【注意】

如果用戶的公司是使用 Office 365 且域名是以 sharepoint.com 結(jié)尾的，那么選擇微軟帳戶，并輸入常規(guī)工作電子郵件憑據(jù)。

【警告】

憑據(jù)會存儲在用戶電腦上的一個文件中，所以選擇錯誤的憑據(jù)會讓用戶進(jìn)入一個【無法連接】狀態(tài)。要管理或更改憑據(jù)，需要進(jìn)入【數(shù)據(jù)】【獲取數(shù)據(jù)】【數(shù)據(jù)源設(shè)置】【全局權(quán)限】。選擇它并選擇【清除權(quán)限】。然后在下次嘗試連接時，會被再次提示輸入【站點 URL】。

一旦用戶憑據(jù)通過驗證，Power Query 將嘗試連接到文件夾。如果輸入的是一個有效的 URL，它將展示預(yù)覽窗口。但如果沒有輸入 URL 或者提供的 URL 不是根路徑，那么將會得到一個錯誤信息，并需要再次嘗試。

【注意】

連接到 SharePoint 還有一個細(xì)微的差別，那就是人們實際上也可以在 SharePoint 域的根中存儲文件。要連接到這些文件，仍然要使用從 SharePoint 文件夾連接器，但要輸入 https://（沒有尾部的文件夾）的 URL。請注意，這并不會枚舉各站點的內(nèi)部數(shù)據(jù)。

9.3.3 連接到 OneDrive for Business

OneDrive for Business 的最大秘密是，它實際上是一個在 SharePoint 上運行的個人網(wǎng)站。這意味著，用戶在連接 OneDrive for Business 的文件夾時，與連接 SharePoint 站點時有相同的選擇：通過【來自文件】選項（如果它同步到用戶的桌面），或通過【來自 SharePoint 文件夾】（如果沒有的話）。

訣竅在于理解要連接到正確的 URL，因為它與 SharePoint【站點URL】不同。當(dāng)通過【來自 SharePoint 文件夾】選項進(jìn)行連接時，用戶需要輸入以下格式的 URL：

https://<SharePointDomain>/personal/<email>

用戶還應(yīng)知道，電子郵件地址中的“.”和“@”字符都將被替換為下劃線字符。

【注意】

如果用戶公司使用 Microsoft 365，那么 SharePoint 域名將采用“-my.sharepoint.com”的格式，但如果用戶的 SharePoint 是由 IT 部門管理，它可能是任何東西。到目前為止，獲得正確 URL 的最簡單方法是在網(wǎng)絡(luò)瀏覽器中登錄 OneDrive for Business，并將所有內(nèi)容復(fù)制到電子郵件地址的末尾，因為這將為用戶獲取正確 URL。

9.3.4 連接到其他文件系統(tǒng)

雖然已經(jīng)介紹了最常見的連接器，但也有其他連接器在連接時返回相同的文件夾模式，包括（但不限于）Blob Storage、Azure Data Lake Gen 1 和 Azure Data Lake Gen 2。每個連接器都需要通過自己的特定 URL 進(jìn)行連接，并要求進(jìn)行身份驗證，但一旦完成，就會進(jìn)入與前面列出的那些連接器相同的界面。

但是，如果用戶在不同的在線存儲系統(tǒng)中存儲文件呢？也許把文件保存在 Google Drive、DropBox、Box、Onedrive（個人版），或者其他幾十個存儲的解決方案中的任何一個。即使不存在與該文件系統(tǒng)的特定連接器，只要供應(yīng)商提供一個應(yīng)用程序，可以將文件同步到用戶 PC 上的本地副本，用戶就可以通過【從文件夾】連接器連接到這些文件。

9.4 步驟 1：篩選文件

在選擇適當(dāng)?shù)牟襟E 1 并在連接到數(shù)據(jù)文件夾后，可以查看到該文件夾下以及任何子文件夾中的所有文件的列表。問題是存儲在這個文件夾中的任何文件都將被包括在內(nèi)，但 Power Query 一次只能合并一種類型的文件。

為了防止由于合并多種文件類型而產(chǎn)生的錯誤，需要確保將文件列表限制為單一的文件類型。即使用戶在文件夾中只看到一種類型的文件，也應(yīng)該這樣做，因為用戶永遠(yuǎn)不知道會計部的喬伊（Joey）什么時候會決定把他的 MP3 收藏存儲和需要合并的 Excel 文件存放在同一個文件夾里。更大的問題是，Power Query 還會區(qū)分文字的大小寫，所以如果將列表限制為“.xlsx”文件，當(dāng)喬伊將文件保存為“.XLSX”時，它們會將被篩選掉。這需要更好的可行性，畢竟喬伊很可能就是自己部門的同事。

9.4.1 標(biāo)準(zhǔn)模式

步驟 1 是關(guān)于篩選想合并的文件，并在將來針對不相關(guān)的文件對解決方案進(jìn)行校對。它可以被提煉成一個標(biāo)準(zhǔn)模式，看起來如下所示。

1. 篩選到適當(dāng)?shù)淖游募A級別（如有必要）。

2. 將擴(kuò)展名轉(zhuǎn)換為小寫字母。

3. 將擴(kuò)展名篩選限定為同一種文件類型。

4. 在名稱中通過篩選排除臨時文件（以“~”開頭的文件名）。

5. 執(zhí)行任何需要的額外篩選。

6. 可選：將查詢重命名為“FilesList”，并將其作為一個僅限連接的加載（無需實際加載數(shù)據(jù)）。

接下來更詳細(xì)地探討這個問題。

9.4.2 應(yīng)用于示例場景

當(dāng)使用本地【從文件夾】連接器連接到一個文件夾時，能夠直接連接到一個特定的子文件夾。這是很方便的，因為用戶通?？梢灾苯虞斎肽繕?biāo)文件夾的直接路徑。另一方面，如果使用的是一個從 SharePoint 或 Azure 中提取數(shù)據(jù)的連接器，就沒有這么幸運了，需要向下篩選到相應(yīng)的子文件夾。這可以通過篩選【文件夾路徑】列來完成，但這里有一點需要注意：每個文件的整個文件夾路徑都包含在這些單元格中。雖然在本地文件系統(tǒng)中很容易閱讀，但在 SharePoint 解決方案中，每個文件名前面都有整個網(wǎng)站的 URL。為了解決這個問題，本書建議用戶采取以下方法來篩選文件列表，只保留所需的子文件夾。

1. 右擊“Folder Path”【替換值】。

2. 【要查找的值】“<原始文件夾路徑或站點 URL>”加上文件夾分隔符。

3. 【替換為】什么都不寫。

因此，在本地文件夾解決方案的情況下【追加】如下路徑數(shù)據(jù)：

“C:\MYD\第 09 章 示例文件\Source Data”。

把下面的內(nèi)容替換成空（【替換為】什么都不寫）：

“C:\MYD\第 09 章 示例文件\Source Data\”。

單擊【確定】后結(jié)果將如圖9-9所示。

圖9-9 在“Folder Path”列現(xiàn)在只顯示子文件夾名稱

如果用戶連接的是一個本地文件夾，并且需要在子文件夾級別進(jìn)行連接，不用擔(dān)心，根本不需要這樣做。但如果用戶是通過 SharePoint、OneDrive 或 Azure 工作，這個技巧可以更容易看到和篩選到適當(dāng)?shù)淖游募A結(jié)構(gòu)。事實上，對于更深層的文件路徑或有大量文件的場景，用戶可能要重復(fù)這個過程幾次，以便進(jìn)入需要的子文件夾。

1. 將“當(dāng)前”文件夾路徑替換為空（【替換為】什么都不寫）。

2. 篩選到下一個子文件夾級別。

3. 為了找到正確的文件夾，可以多次轉(zhuǎn)到 1。

一旦下鉆到包含用戶預(yù)期文件的特定文件夾或子文件夾，需要確保將列表限制為只有一種文件類型。在這個過程中，需要確保永遠(yuǎn)不會被大小寫敏感性問題所困擾，而且篩選掉臨時文件也是一個很好的做法，特別是如果正在打開著 Excel 文件。按如下步驟即可做到這一點。

1. 右擊“Extension”列【轉(zhuǎn)換】【小寫】。

2. 篩選“Extension”列【文本過濾器】【等于】。

3. 單擊【高級】。

4. 【柱】選擇“Extension”，【運算符】選擇【等于】，【值】輸入“.xlsx”。

5. 【柱】選擇“Name”，【運算符】選擇【開頭不是】，【值】輸入“~”。

此時結(jié)果如圖9-10所示。

圖9-10 通過限制只有有效的 xlsx 文件，來驗證解決方案是可行的

【注意】

在本地硬盤上打開 Excel 文件時，會在文件夾中創(chuàng)建一個以“~”字符為開頭的第二個副本。當(dāng) Excel 關(guān)閉時，該文件會自動消失，但在崩潰的情況下，這并不總是這樣的。通過篩選刪除以“~”開頭的文件，可以避免這些文件。如果不合并 Excel 文件，可以跳過這一步，但無論如何，做這一步?jīng)]有任何影響或問題。

此時，應(yīng)該仔細(xì)檢查列表中保留的文件。為了合并這些文件，它們不僅需要有相同的文件類型，而且必須有一致的內(nèi)部結(jié)構(gòu)。如果仍然有混合的文件（如銷售報告、財務(wù)報表和預(yù)算準(zhǔn)備文件等），可能需要在這個階段做一些額外的篩選，來限制列表中只有那些想要合并的文件，并且具有一致結(jié)構(gòu)。

【注意】

請記住，用戶可以根據(jù)需要對文件名、文件夾、甚至日期進(jìn)行篩選。然而，到目前為止，確保只包括相關(guān)文件的最簡單方法是事先建立一個清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，以可預(yù)測和可篩選的方式收集文件。

對于這個場景，現(xiàn)在處于一個很好的情況，查看任意 Excel 文件的列表。盡管這些文件仍在主源數(shù)據(jù)文件夾的子文件夾中，但也可以這樣做，并繼續(xù)下一步。

本節(jié)的最后一步是可選的。

1. 將查詢重命名為“FilesList”。

2. 將查詢加載為【僅限連接】查詢。

這些步驟是 Ken 更喜歡構(gòu)建【從文件夾】方案的方式，因為它提供了以下兩個好處。

1. 它構(gòu)建了一個非常明顯的結(jié)構(gòu)，在那里可以去查看哪些文件被合并，而不必通過查詢的一部分來確定細(xì)節(jié)。

2. 它只在解決方案中硬編碼一次文件路徑。

雖然解決方案將使用這種方法進(jìn)行說明，但請注意，可以跳過它，繼續(xù)進(jìn)行下一步，無論如何一切都會順利進(jìn)行，如圖9-11所示。

圖9-11 將“FilesList”查詢作為“暫存”查詢加載

9.5 步驟 2：合并文件

隨著對文件列表的整理，現(xiàn)在是時候?qū)ξ募M(jìn)行合并了。

9.5.1 標(biāo)準(zhǔn)模式

該過程的步驟 2 包括以下操作。

1. 可選：【引用】“FilesList”查詢來創(chuàng)建主查詢。

2. 重命名主查詢。

3. 單擊【合并文件】按鈕。

4. 選擇【示例文件】。

此時，Power Query 將執(zhí)行它的魔法，創(chuàng)建四個新的查詢，并在主查詢中添加一系列步驟。

9.5.2 應(yīng)用于示例場景

強(qiáng)烈建議用戶在觸發(fā)【合并文件】過程之前，一定要重新命名主查詢，因為主查詢的名稱可能會被用于一些創(chuàng)建的文件夾和查詢的名稱中。（如果用戶最終在同一個解決方案中合并了多個不同的文件夾，這將使事情更容易被管理）這里的關(guān)鍵是提供一個描述性的名字，不要太長，而且是用戶樂意加載到工作表或數(shù)據(jù)模型中的。在示例場景中，試圖想出一個需要訂購的零件清單，所以像“Parts Required”或“Parts Order”這樣的名稱可能是有意義的。在這個示例中，將保持簡短和干凈，把主查詢稱為“Orders”。

那么，到底哪個查詢是主查詢？這取決于用戶是否決定使用創(chuàng)建專用“FilesList”暫存查詢的可選步驟，步驟如圖9-12所示。

1. 如果加載了“FilesList”查詢作為暫存查詢，主查詢將被稱為“FilesList (2)”，并通過【引用】“FilesList”查詢（右擊【引用】）來創(chuàng)建。

2. 如果沒有把“FilesList”查詢作為一個暫存查詢加載，那么“FilesList”查詢就是主查詢，一旦確定哪個查詢是主查詢，就可以開始【合并文件】的過程。

3. 選擇主查詢并將其重命名為“Orders”。

4. 單擊“Content”列頂部的合并文件（雙箭頭）按鈕。

圖9-12合并一個 Excel 文件中的文件夾

單擊【合并文件】按鈕（上圖中的 #1 ），會彈出一個預(yù)覽窗口。在這個預(yù)覽中，用戶會被要求選擇作為【示例文件】的文件（上圖中的 #2 ）。一旦選擇【第一個文件】，還會看到【示例文件】中的全部內(nèi)容（上圖中的 #3 ）和所選擇對象的數(shù)據(jù)預(yù)覽（上圖中的 #4 ）。

【注意】

使用單獨的“FilesList”查詢的一個缺點是，只能選擇【第一個文件】作為這里的樣本文件選項。如果跳過整個這個步驟，文件夾中的任何文件都可以被選為樣本文件使用。當(dāng)然，這不是什么問題，用戶會發(fā)現(xiàn)還是有技巧使用任何文件作為樣本文件，只需要返回到“FilesList”查詢并進(jìn)行排序或篩選，來獲得想要的文件作為【第一個文件】，再將它作為樣本文件即可。

在這些工作簿的示例中，會注意到它們中有一個名為“Parts”的表格，以及一個“Forecast”和“Matrix”工作表。不幸的是，雖然“Parts”表很好很干凈，但這實際上是作為“Forecast”表上所包含的數(shù)據(jù)范圍的查詢表。因此，看起來需要導(dǎo)入不太整潔的數(shù)據(jù)，即“Forecast”工作表，并執(zhí)行一些手動清理，現(xiàn)在就開始。

選擇“Forecast”工作表【確定】。

Power Query 會計算一小段時間，然后合并文件，結(jié)果將如圖9-13所示。

圖9-13 突然間，主查詢中出現(xiàn)了四個新查詢和五個新步驟

這里有很多需要注意的地方。

實際上，這里發(fā)生的事情是，Power Query 創(chuàng)建了一個“幫助程序查詢”的集合，然后在主查詢中添加步驟來使用用它們。在左邊，會看到一個叫做“幫助程序查詢”的文件夾，它包含一個“參數(shù)”、“示例文件”和“轉(zhuǎn)換文件”功能。在這下面，還有一個非常重要的“轉(zhuǎn)換示例文件”。

用戶還應(yīng)該注意，查詢預(yù)覽仍然停留在主查詢上，可以進(jìn)一步在此處窗口進(jìn)行合并文件操作。在本章的步驟 4 中，將進(jìn)一步解釋右邊的步驟，但要認(rèn)識到的重要事情是，Power Query 基本上已經(jīng)提取了每個文件的“Forecast”內(nèi)容，并將它們追加到后面?，F(xiàn)在，如果數(shù)據(jù)已經(jīng)處于縱向追加的目標(biāo)狀態(tài)，就算完成了，但是如果看一下圖片中顯示的第一個和第二個文件，會注意到 Power Query 實際上追加了兩個透視表結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)，而且每個數(shù)據(jù)集的標(biāo)題都不同。

一旦閱讀并掌握了整本書的內(nèi)容，就會意識到，用一個查詢來處理這樣的透視表結(jié)構(gòu)羅列的數(shù)據(jù)集其實也是可能的。話雖如此，但這樣做太過于復(fù)雜。如果能在追加數(shù)據(jù)之前對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行【逆透視】，從而避免那種令人頭痛的問題，那不是很好嗎？好消息是，可以做到。更好的消息是，當(dāng)利用這些輔助查詢時，它是非常容易的。

【注意】

專業(yè)提示：雖然看起來在合并步驟中只能訪問每個文件中的一個對象，但實際上并非如此。如果需要合并多個工作簿中的多個工作表，或者是每個工作簿中的第二個工作表，而且的確可以做到。只要選擇【轉(zhuǎn)換示例文件】的“Source”步驟，這將提取一個列出所有工作簿對象的表格，類似于第 6 章和第 8 章中所示的 CurrentWorkbook 的示例。

9.6 步驟 3：轉(zhuǎn)換示例文件

在觸發(fā)原始合并之后，要做的下一件事是清洗數(shù)據(jù)。這一步的總體目標(biāo)是做以下工作，來創(chuàng)建一個規(guī)范化的數(shù)據(jù)集。

1. 將數(shù)據(jù)拆分成若干列。

2. 從數(shù)據(jù)集中刪除垃圾行和垃圾列。

3. 為分析而清洗數(shù)據(jù)。

當(dāng)然，每個數(shù)據(jù)集需要處理的方式都不同，但最終的結(jié)果是相同的：將其重塑為一個具有描述性標(biāo)題的數(shù)據(jù)表，并且每行和每列的交叉點有一個數(shù)據(jù)點。

9.6.1 使用轉(zhuǎn)換示例文件的原因

在這個擴(kuò)展的查詢集合中，有如下兩個地方用戶可以重塑數(shù)據(jù)。

1. “轉(zhuǎn)換示例文件”。

2. 主查詢（Orders）。

本書鼓勵用戶盡可能多地在“轉(zhuǎn)換示例文件”中進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗，而不是在主查詢中?！稗D(zhuǎn)換示例文件”的主要好處是，用戶可以根據(jù)一個“示例文件”構(gòu)建查詢，從而使數(shù)據(jù)清洗更加容易。完全避免了追加數(shù)據(jù)集的混亂，因為在數(shù)據(jù)被追加之前，轉(zhuǎn)換會被應(yīng)用到數(shù)據(jù)集上。在像透視、逆透視或分組這樣的操作中，這可能會對減低復(fù)雜性產(chǎn)生巨大影響。

更棒的是，當(dāng)用戶在“轉(zhuǎn)換示例文件”中執(zhí)行數(shù)據(jù)清洗時，這些步驟都會同步到“轉(zhuǎn)換文件”函數(shù)中。然后在追加之前，對文件列表中的所有其他文件調(diào)用這個函數(shù)，并且它會自動神奇地執(zhí)行。

【注意】

經(jīng)驗法則是盡可能地使用“轉(zhuǎn)換示例文件”。

9.6.2 使用轉(zhuǎn)換示例文件的方法

使用“轉(zhuǎn)換示例文件”來清洗其中一個工作表。單擊【查詢】導(dǎo)航窗格中的“轉(zhuǎn)換示例文件”查詢，會被帶入如圖9-14所示的視圖。

圖9-14 基于“FilesList”查詢的第一個文件“轉(zhuǎn)換示例文件”的所有 13 行

當(dāng)用戶第一次轉(zhuǎn)到“轉(zhuǎn)換示例文件”時，理解 Power Query 自動創(chuàng)建的步驟很重要。在這種情況下，應(yīng)用步驟如下所示。

1. Source：包含 Excel 文件中所有可用對象的原始表。

2. Navigation：導(dǎo)航到表示“Forecast”工作表的表格中去。

3. Promoted Headers：將第一行提升為標(biāo)題。

在仔細(xì)觀察數(shù)據(jù)時，被提升標(biāo)題的那一行似乎并沒有什么價值，接下來的五行數(shù)據(jù)也是如此。用戶想要的列標(biāo)題實際上包含在文件的第七行中（假設(shè)第一行沒有被提升為標(biāo)題）。按如下解決這個問題。

1. 刪除“Promoted Headers”步驟。

2. 進(jìn)入【主頁】【刪除行】【刪除最前面幾行】“6”。

3. 轉(zhuǎn)到【主頁】【將第一行用作標(biāo)題】。

此時，Power Query 做了一件非常危險的事情如圖9-15所示。發(fā)現(xiàn)它了嗎？

圖9-15 其中“Change Type”步驟不是用戶自己構(gòu)建的

每當(dāng)一行被提升到標(biāo)題時，Power Query 都會幫助用戶自動判別并轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)類型。雖然這很有用，但它也將列的名稱硬編碼到步驟中。問題出在哪里？在本章開頭的案例背景中提到過這個問題：并非所有的區(qū)域都產(chǎn)生相同的產(chǎn)品，所以列的數(shù)量因文件而不同。

那么，當(dāng)用戶遇到另一個不生產(chǎn)產(chǎn)品“A”、“B”或“C”的區(qū)域時會發(fā)生什么？如圖9-16所示的“North”分部，將發(fā)生步驟級錯誤。

圖9-16 了解數(shù)據(jù)將有助于在合并文件時預(yù)測和避免問題

【注意】

在更改“轉(zhuǎn)換示例文件”時要小心，特別是在文件之間列名可能不同的情況下。只有在確保在所有情況下都會存在的同樣列名時才能硬編碼。

事實上，在這個階段，并不需要聲明數(shù)據(jù)類型，而需要繼續(xù)準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，以便進(jìn)行【逆透視】，但要以安全的方式。

1. 刪除“Changed Type”步驟。

2. 篩選“Part Nbr”列，取消勾選“Total”。

3. 找到“Total”列并刪除。

4. 右擊“Part Nbr”列【逆透視其他列】。

結(jié)果將如圖9-17所示。

圖9-17 【逆透視】的數(shù)據(jù)集

【注意】

等一下，剛剛在刪除“Total”列的時候，不是已經(jīng)把它的名字硬編碼了嗎？的確，是這樣做了。但是這樣做安全嗎？這里的答案有點微妙，但既然它似乎在東部和北部的數(shù)據(jù)范圍內(nèi)都出現(xiàn)了，那么也許可以假設(shè)它將出現(xiàn)在所有的數(shù)據(jù)集中。如果沒有，我們可以通過將它留在數(shù)據(jù)中進(jìn)行【逆透視】，然后從“屬性”列中篩選掉“Total”來解決這個問題，即使那時不存在“Total”，也不會產(chǎn)生任何錯誤的。

隨著數(shù)據(jù)被正確的【逆透視】，此時可以更改列名，設(shè)置數(shù)據(jù)類型，如下所示即可。

1. 重命名“屬性”列為“Product”。

2. 重命名“值”列為“Units”。

3. 選擇所有列【轉(zhuǎn)換】【檢測數(shù)據(jù)類型】。

此時結(jié)果將如圖9-18所示。

圖9-18 為“示例文件”生成的 36 行最終輸出的一部分

忽略“Forecast”硬編碼列名的潛在問題所帶來的挑戰(zhàn)，當(dāng)把它保持在單個文件的范圍內(nèi)時，這是一個相當(dāng)直接的【逆透視】工作。如果試圖在主查詢中這樣做，那就會復(fù)雜得多了。

【警告】

如果在運行合并時未能預(yù)料到問題，并在其中一個文件中出現(xiàn)步驟級錯誤，會發(fā)生什么？當(dāng)然，用戶需要調(diào)試它，回到“FilesList”并插入臨時步驟，保留前“x”行或刪除前“x”行，直到用戶找到是哪個查詢導(dǎo)致錯誤。一旦把它作為“FilesList”中的第一個查詢，就可以在“轉(zhuǎn)換示例文件”中調(diào)試它，看看哪里出了問題。

9.7 步驟 4：通過主查詢規(guī)范數(shù)據(jù)

現(xiàn)在，回到主查詢，看看目前的效果。當(dāng)這樣做時，會看到一個步驟級錯誤。

9.7.1 修復(fù)主查詢中的錯誤

不幸的是，這看起來很熟悉，如圖9-19所示。

圖9-19 這到底是怎么回事

這個錯誤的根本原因是主查詢的“Changed Type”步驟。還記得 Power Query 的“Promoted Headers”步驟嗎？這生成了“Production Forecast”、“Column 2”等標(biāo)題列，而由于 Power Query 在主查詢中也硬編碼了一個“Changed Type”步驟，這些列名會在這步自動使用。可以在公式欄中去掉那個列名，只將其他列名提升為標(biāo)題。

這個錯誤非常常見，只要刪除主查詢中的“Changed Type”步驟就可以輕松解決。此時結(jié)果將如圖9-20所示。

圖9-20 步驟級錯誤消失

【注意】

專業(yè)提示：有經(jīng)驗的用戶提前知道要在“轉(zhuǎn)換示例文件”中會重命名列，可以提前主查詢中刪除“Changed Type”步驟。

9.7.2 保存文件屬性

雖然“轉(zhuǎn)換示例文件”在最后包含了 36 行的預(yù)覽，但這里的預(yù)覽窗口顯示 288 行，表明它將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模式應(yīng)用于文件列表中的每個文件，然后將它們【追加】到一個長表中。這真是太棒了，但仍有一個問題。

提交的每個文件都屬于不同的區(qū)域，但區(qū)域名稱并不包含在文件本身中。相反，該文件是使用區(qū)域的名稱命名的。挑戰(zhàn)在于，似乎在這個過程中的某個地方丟失了這個名字。此外，雖然原文件包含了季度末的日期，但這些數(shù)據(jù)被保存在通過“轉(zhuǎn)換示例文件”刪除的前幾行中。能夠?qū)@些原文件采取一些方法來解決，讓每個部門都存儲在一個子文件夾中，并以“yyyy-qq”格式命名。但是，在這個過程中，似乎也丟失了文件夾名稱。那么如何把這些信息找回來呢？

在這一點上，回顧一下 Power Query【合并文件】時在主查詢中生成的步驟是有幫助的，其中第一個步驟是“Filtered Hidden Files1”。

【注意】

如果用戶選擇創(chuàng)建一個單獨的“FilesList”查詢，“Filtered Hidden Files1”步驟將是第二個步驟。如果用戶選擇跳過這一步，它將出現(xiàn)在查詢的后面，但將緊接在用戶觸發(fā)【合并文件】過程的位置之后。

下面是后續(xù)步驟的內(nèi)容。

1. Filtered Hidden Files1（篩選的隱藏文件1）：添加一個篩選器，從文件列表中刪除任何隱藏的文件（是的，Power Query 也會列出存儲在文件夾中的隱藏文件和系統(tǒng)文件）。

2. Invoke Custom Function1（調(diào)用自定義函數(shù)1）：添加一個新的列，該列利用基于“轉(zhuǎn)換示例文件”中的操作而生成的“轉(zhuǎn)換文件”函數(shù)。這一步的作用是創(chuàng)建一個列，生成從每個文件轉(zhuǎn)換后的表。

3. Removed Other Columns1（刪除的其他列1）：此步驟刪除了所有的列，除了通過調(diào)用自定義函數(shù)步驟創(chuàng)建的那一列。正是這一步，文件名和文件夾名消失了。

4. Expanded Table Column1（擴(kuò)展的表格列1）：這個步驟擴(kuò)展了通過“Invoke Custom Function 1”步驟添加的列的結(jié)果。其結(jié)果是每個表都被【追加】到一個長表中。

理解了這一點，此時將知道只需要修改“Removed Other Columns 1”步驟，來保留 Power Query 認(rèn)為不需要的任何文件屬性。

1. 選擇“Removed Other Columns1”步驟，單擊齒輪圖標(biāo)。

2. 勾選“Name”和“Folder Path”旁邊的復(fù)選框【確定】。

此時，結(jié)果將如圖9-21所示，現(xiàn)在已經(jīng)將“Name”和“Folder Path”列恢復(fù)到數(shù)據(jù)集中。

圖9-21 修改“Removed Other Columns1”步驟，使關(guān)鍵列重新出現(xiàn)

9.7.3 添加更多的步驟

現(xiàn)在，可以對需要應(yīng)用于所有文件的操作的查詢做進(jìn)一步的修改。將采取的具體操作如下。

1. 選擇“Expanded Table Column1”步驟（只是為了避免在下面的每個操作上都被提示插入一個新的步驟）。

2. 將“Name”列重命名為“Division”。

3. 右擊“Division”列【替換值】【要查找的值】輸入“.xlsx”【替換為】什么都不填，【確定】。

4. 右擊“Folder Path”列【拆分列】【按分隔符】【最左側(cè)的分隔符】【確定】。

【警告】

在拆分列時，Power Query 會自動添加一個“Changed Type”步驟。用戶應(yīng)該考慮一下這是否有必要。如果它可能會在將來引起問題，那么請刪除它，并在加載到最終目的地之前將數(shù)據(jù)類型作為最后一步來應(yīng)用。

由于“Changed Type”在這里似乎沒有必要，所以將刪除它，即使它不會引起任何問題。

1. 刪除“Changed Type”步驟。

2. 將“Folder Path.1”列重命名為“Year”。

3. 將“Folder Path.2”列重命名為“Quarter”。

4. 右擊“Quarter”列【替換值】【要查找的值】輸入“\”，【替換為】什么都不輸入【確定】。

5. 選擇所有列【轉(zhuǎn)換】【檢測數(shù)據(jù)類型】。

此時，主查詢已經(jīng)完成，對數(shù)據(jù)進(jìn)行【逆透視】并【追加】，同時保留了文件名和文件夾的部分內(nèi)容。來增加分析所需的關(guān)鍵元素，如圖9-22所示。

圖9-22 【逆透視】數(shù)據(jù)集的前四列是由文件夾和文件名驅(qū)動的

【警告】

數(shù)據(jù)類型永遠(yuǎn)不會從“轉(zhuǎn)換示例文件”中繼承。在加載到工作表或數(shù)據(jù)模型之前，一定要確保將更改數(shù)據(jù)類型作為查詢的最后一步來設(shè)置。

隨著數(shù)據(jù)的成功轉(zhuǎn)換，現(xiàn)在是時候加載它，以便用戶可以使用它來做報告。這一次將把它加載到數(shù)據(jù)模型中，如下步驟所示。

1. 在 Power BI 中，只需單擊【關(guān)閉并應(yīng)用】。

2. 在 Excel 中，進(jìn)入【主頁】【關(guān)閉并上載至】，選擇【僅創(chuàng)建連接】，同時勾選【將此數(shù)據(jù)添加到數(shù)據(jù)模型】復(fù)選框，如圖9-23所示。

圖9-23 加載數(shù)據(jù)到數(shù)據(jù)模型

將會注意到，盡管在一個會話中創(chuàng)建了多個查詢，但只有主查詢被加載到目的地。所有的輔助查詢，包括“轉(zhuǎn)示例文件”，默認(rèn)情況下都是作為“暫存”查詢僅保持連接的。

9.8 更新解決方案

隨著數(shù)據(jù)的加載，現(xiàn)在可以構(gòu)建一些可重復(fù)使用的商業(yè)智能。

9.8.1 使用數(shù)據(jù)

為了演示從導(dǎo)入到刷新的完整周期，需要使用“矩陣”或“數(shù)據(jù)透視表”建立一個快速報告。創(chuàng)建這個對象的步驟將取決于用戶使用的是哪種應(yīng)用程序。

如果使用的是 Power BI。

在【報表】頁面，進(jìn)入【可視化】面板【矩陣】。

如果使用的是 Excel。

1. 在一個空白工作表上選擇 B3 【插入】【數(shù)據(jù)透視表】。

2. 選擇【來自數(shù)據(jù)模型】【確定】。

一旦創(chuàng)建了這個對象，從右邊的“Orders”表中拖動以下列，到字段區(qū)域，如下所示。

1. 值：“Units”。

2. 行：“Part Nbr”。

3. 列：“Year”，“Quarter”。

結(jié)果（在 Excel 和 Power BI 中）如圖9-24所示。此時 Power BI 中展開到了季度級別來顯示季度數(shù)據(jù)。

圖9-24 比較 Excel 和 Power BI 的結(jié)果

9.8.2 添加新文件

現(xiàn)在是時候探索一下當(dāng)解決方案中添加新數(shù)據(jù)時會發(fā)生什么。

如果在 Windows 資源管理器中打開“第 09 章示例文件”文件夾，會發(fā)現(xiàn)它不僅包含連接的示例數(shù)據(jù)文件夾；還有一個“2019 Q4”文件夾，它包含不同區(qū)域的更新數(shù)據(jù)。將該文件夾拖入“Source Data”文件夾中，這樣在驅(qū)動解決方案的文件夾中就有四個季度的文件夾，如圖9-25所示。

圖9-25 現(xiàn)在是時候向解決方案添加一些新的數(shù)據(jù)了

移動文件夾后，返回解決方案并點擊【刷新】。

1. Power BI：轉(zhuǎn)到【主頁】【刷新】。

2. Excel：轉(zhuǎn)到【數(shù)據(jù)】【全部刷新】。

幾秒鐘后，可以看到數(shù)據(jù)結(jié)果已經(jīng)包括了第四季度的數(shù)據(jù)，如圖9-26所示。

圖9-26數(shù)據(jù)已更新

這是多么令人難以置信，不僅可以很容易地【追加】多個文件，而且剛剛創(chuàng)建了一個可【刷新】的商業(yè)智能報表，當(dāng)加入新的數(shù)據(jù)時，只需單擊幾下就可以更新文件，這就是現(xiàn)在的解決方案。

在這里，需要真正要認(rèn)識到的是，用戶可以根據(jù)接收數(shù)據(jù)的方式選擇構(gòu)建和更新解決方案。考慮一下如圖9-27所示的圖表，它顯示了在更新外部文件上的解決方案時可用的靈活性和更新方法。

圖9-27 更新連接到外部文件的解決方案

無論用戶直接用同一文件覆蓋舊文件，或者想建立一個不斷增長（或滾動）的積累文件的解決方案，Power Query 都能滿足這些需求。

9.8.3 只用最后 x 個文件以提升速度

盡管【從文件夾】的解決方案很神奇，但用戶需要考慮，如果只是不斷向源數(shù)據(jù)文件夾添加新的文件，它最終會變慢。處理一百個文件的時間要比處理十個文件的時間長，這也是合理的。特別是考慮到 Power Query 不能被配置為只更新新的或數(shù)據(jù)發(fā)生改變的文件。每次用戶單擊【刷新】按鈕時，Power Query 都會重新加載文件夾中所有文件的所有數(shù)據(jù)。

想象一下，把以前構(gòu)建的解決方案，保持運行 10 年。每年有 16 個數(shù)據(jù)文件（ 4 個區(qū)域 x 4 個季度），從 2020 年到 2030 年結(jié)束時，將會處理超過 176 個文件。現(xiàn)在，公平地說，這些文件是相當(dāng)小的，但如果每個文件需要 5 秒鐘來刷新呢？現(xiàn)在超過 14 分鐘來刷新解決方案，這個時間比較長，會讓人感覺就像永遠(yuǎn)一樣。

在構(gòu)建這些解決方案時，用戶必須問自己的第一個問題是，是否真的需要所有這些數(shù)據(jù)。在 2030 年，真的會關(guān)心 2019 年的數(shù)據(jù)嗎？如果要與前一年的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，可能最多需要 32 個文件。那么，為什么不限制解決方案來做到這一點呢？

限制文件的秘訣是回到查詢的文件列表部分，按如下步驟操作。

1. 按日期的降序?qū)ξ募M(jìn)行排序。

2. 使用【保留最前面幾行】來保留需要的前幾個文件。

訣竅實際上是要弄清楚哪一個字段要用于日期排序。在這個示例中，可以使用“Folder Path”列，因為用戶是按照邏輯順序來命名這些文件的。如果沒有這樣的結(jié)構(gòu)，那么可能想依靠“創(chuàng)建日期”或“修改日期”字段中的一個。

【注意】

請記住，保存的文件數(shù)量可以在一個合理需要的任何數(shù)量之間變化。根據(jù)過去多個項目的經(jīng)驗，一般只保留過去 24 個滾動月的數(shù)據(jù)。

【警告】

如果用戶只是把新的數(shù)據(jù)文件復(fù)制和粘貼到一個文件夾中，在排序時使用“創(chuàng)建日期”屬性應(yīng)該是安全的，但是，要注意“創(chuàng)建日期”字段可能比“修改日期”要新。其原因是，通過復(fù)制和粘貼創(chuàng)建的文件在粘貼時將被“創(chuàng)建”，盡管它在源文件最后一次被修改時已經(jīng)被“修改”。依靠“最后修改日期”也可能是危險的，因為僅僅是打開某些文件類型就可能算是修改。

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