人工智能 RPA 機器人助力采購部門數(shù)字化

從本質(zhì)上來講，采購業(yè)務(wù)主要建立在人性關(guān)系業(yè)務(wù)之上。任何采購部門的成功，很大程度上依賴于建立在人與人之間的關(guān)系。

盡管如此，許多采購人員無法把時間用在人性化方面工作。因為數(shù)據(jù)收集、報告、交易活動、緊急情況等都是耗費寶貴時間的工作。這個問題并不是新問題，并且這些問題是驅(qū)動采購部門不斷進步的主要推動力，由于都是重復(fù)率極高的工作，所以這些是可以由 RPA 自動化流程來完成。

RPA 作為新興技術(shù)已經(jīng)開始應(yīng)用于采購領(lǐng)域，并且已經(jīng)被眾多全球跨國大公司所應(yīng)用，得到的反饋也是相當?shù)牟诲e。

在使用 RPA 之前，我們先來看看 RPA 的工作原理是什么，它是如何使得采購工作變得更加高效的！

RPA 的典型好處：

• 提高資源的利用效率
• 通過減少錯誤，提高數(shù)據(jù)信息的一致性和合理性
• 從系統(tǒng) / IT 角度來看，RPA 是打破數(shù)據(jù)孤島的寶貴的解決方案。它避免了與更換現(xiàn)有系統(tǒng)或創(chuàng)建接口相關(guān)的成本（投資，變更管理）和風險。RPA 解決方案應(yīng)用于現(xiàn)有基礎(chǔ)架構(gòu)之上，只需模擬用戶操作即可從系統(tǒng)“A”獲取數(shù)據(jù)并將其置于系統(tǒng)“B”中。

RPA 的局限性：

RPA 只可以執(zhí)行一個實例。如果源或目標系統(tǒng)發(fā)生變化，它將停止正常工作

它需要深度的編程支持，以確保解決 RPA 運行時遇到的各種特殊情況。如果考慮的規(guī)則過于膚淺，RPA 會讓工作變得更壞，它會產(chǎn)生更多問題，因為它在執(zhí)行規(guī)則時非常一致。如果某些東西關(guān)閉，將不斷重復(fù)相同的錯誤出于同樣的原因，在實施 RPA 之前確保流程運行良好至關(guān)重要。

RPA 特別適用于運營和交易采購，因為這些區(qū)域的特點是無數(shù)的手工操作。下面這套完整的流程將很好的解釋 RPA 是如何工作的：

• 發(fā)票處理：iBot 通過使用 RPA 和 NLP( 光學字符識別 + 自然語言解析）的組合，可以大大減少從發(fā)票中提取基本信息并執(zhí)行 m-way 匹配的工作量和周期時間
• RFx 準備：與數(shù)據(jù)收集相關(guān)的任務(wù)（來自 ERP 的數(shù)量，來自 PLM 的規(guī)范或其他文件共享系統(tǒng)等）甚至可以通過使用 RPA 簡化 RFX 的起草。
• 供應(yīng)商信息錄入：RPA 可以通過抓取網(wǎng)絡(luò)或其他數(shù)據(jù)源自動獲取更多供應(yīng)商數(shù)據(jù)信息，以便自動錄入供應(yīng)商所有信息。
• 數(shù)據(jù)映射和重復(fù)數(shù)據(jù)刪除：通過規(guī)范化數(shù)據(jù)（拼寫錯誤，格式化等）并確保遵守命名 / 類型約定，RPA 可以成為主數(shù)據(jù)管理（MDM）的重要提供者。
• 供應(yīng)商評級：這是一項需要全面收集數(shù)據(jù)的活動。可利用 RPA 從各種來源收集數(shù)據(jù)，并將信息整合到一個系統(tǒng)中，用于篩選供應(yīng)商和業(yè)務(wù)審查
• 合同分析：RPA 可以抓取文件共享系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)磁盤甚至電子郵件，它可以提取關(guān)鍵術(shù)語并將其作為元數(shù)據(jù)存儲在合同管理解決方案中。

RPA 與其他技術(shù)相結(jié)合，是連接孤島的有效方式（從數(shù)據(jù)的角度來看）以節(jié)省寶貴的時間，讓采購部門有更多的精力，可以更專注于人性化工作。

最重要的是，采購部門可以從實施 RPA 中獲得巨大的收益，因為它執(zhí)行收集數(shù)據(jù)工作是永無休止的，不會讓采購部門錯過每一條重要的信息。