從番茄工作法到敏捷項(xiàng)目管理 | IDCF FDCC認(rèn)證學(xué)員作品

為什么你總覺得自己的時(shí)間不夠用？因?yàn)槟氵€不夠敏捷！在談及團(tuán)隊(duì)敏捷、業(yè)務(wù)敏捷和企業(yè)敏捷之前，也許我們先要思考的是如何實(shí)現(xiàn)“個(gè)人敏捷”！而實(shí)現(xiàn)個(gè)人敏捷，最恰當(dāng)?shù)墓ぞ咭苍S非“番茄工作法”莫屬。

番茄工作法的工作原理包含：

• 首先，需要將近期要做的事項(xiàng)列示到“活動(dòng)清單”中，可以隨想隨填不用排序；
• 其次，做出今日計(jì)劃，即從活動(dòng)清單中提取最重要的活動(dòng)，填寫到“今日待辦”表格中，這是當(dāng)天的自我承諾；
• 再次，從今日待辦中選取優(yōu)先級最高的事項(xiàng)，扭啟番茄鐘，開始一個(gè)25分鐘的工作周期；
• 最后，番茄鐘響鈴后可做5分鐘的適當(dāng)休息，結(jié)束本次個(gè)人工作迭代。

一、番茄工作法中的敏捷元素

番茄工作法里的活動(dòng)清單，就好比敏捷項(xiàng)目管理里的產(chǎn)品待辦事項(xiàng)（Product Backlog），是一個(gè)近期規(guī)劃要做的事項(xiàng)全集。有了待辦事項(xiàng)全集后如何去落實(shí)，就需要開啟迭代計(jì)劃（Sprint Planning）的過程，輸出迭代待辦事項(xiàng)（Spring Backlog）。然后，番茄鐘帶領(lǐng)我們開啟一個(gè)迭代周期（Sprint），進(jìn)入時(shí)間盒（Time Box）。我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，無論是番茄工作法還是敏捷項(xiàng)目管理，時(shí)間盒的長度不同，但含義一樣，即設(shè)定一個(gè)固定交付日期來約束項(xiàng)目或版本發(fā)布，然后在進(jìn)度允許的情況下實(shí)現(xiàn)盡可能多的交付價(jià)值和功能開發(fā)。

番茄鐘響鈴的時(shí)刻，我們一定有了產(chǎn)出（Product Increment）。在迭代執(zhí)行過程中，我們需要持續(xù)跟蹤迭代進(jìn)展，在每個(gè)番茄鐘內(nèi)收集過程指標(biāo)，比如中斷事項(xiàng)（Emergency Event）。同時(shí)，在一天結(jié)束時(shí)，要將當(dāng)天收集的數(shù)據(jù)歸檔記錄，便于信息的可視化，并進(jìn)而從中找到改進(jìn)流程的思路，自我調(diào)整并每日回顧（Retrospective）。

二、拆解番茄工作法，向敏捷看齊

2.1 做出選擇

當(dāng)你完成了一個(gè)番茄鐘產(chǎn)生了一個(gè)迭代的工作交付，這時(shí)需要做出選擇：是繼續(xù)進(jìn)行同一項(xiàng)活動(dòng)，還是切換到另一項(xiàng)，這取決于活動(dòng)的重要程度/優(yōu)先級是否改變。

敏捷項(xiàng)目在每個(gè)迭代完成之后，也需要根據(jù)現(xiàn)有產(chǎn)品待辦事項(xiàng)重新排列功能優(yōu)先級，并選取優(yōu)先級最高的事項(xiàng)進(jìn)入下一次迭代待辦事項(xiàng)清單。?

2.2 休息

番茄工作法主張勞逸結(jié)合，即每個(gè)番茄鐘之間，讓大腦進(jìn)行5分鐘的充分休息；每4個(gè)番茄鐘之后，讓大腦進(jìn)行15-30分鐘的階段性休息。

番茄鐘期間的目標(biāo)是專注的高質(zhì)量工作，休息期間的目標(biāo)是專注的高質(zhì)量放松。這與敏捷項(xiàng)目管理理念一脈相承，敏捷強(qiáng)調(diào)工作步調(diào)可持續(xù)，不贊同過渡工作。因?yàn)椋L期來看，團(tuán)隊(duì)恢復(fù)加班所需要的代價(jià)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于加班所產(chǎn)生的短期速率提升。

2.3 活動(dòng)執(zhí)行

不要在番茄鐘進(jìn)行中切換活動(dòng)。如果番茄鐘進(jìn)行一半時(shí)當(dāng)前活動(dòng)已完成，就用剩下的時(shí)間進(jìn)行“過度學(xué)習(xí)”，即達(dá)到熟練程度后，繼續(xù)學(xué)習(xí)或練習(xí)。

• 第一，敏捷是建立在精益的基礎(chǔ)之上，精益的頭條原則就是“消除浪費(fèi)”。切換活動(dòng)本身會(huì)造成浪費(fèi)，這也是為什么敏捷項(xiàng)目強(qiáng)調(diào)人員不做復(fù)用，項(xiàng)目成員全職在一個(gè)項(xiàng)目上工作的本質(zhì)原因；
• 第二，敏捷強(qiáng)調(diào)限制半成品（WIP）。利特爾法則說明，做事情的持續(xù)周期時(shí)間=WIP/吞吐量，如果WIP過多，工作持續(xù)的周期時(shí)間只會(huì)更長，而非更短。這時(shí)，應(yīng)該“停止啟動(dòng)，聚焦完成”。

所以，最重要的是，做事情要一心一意。不要僅僅去追求做更多的事情，而要追求高質(zhì)量工作的狀態(tài)，產(chǎn)生心流、提高效能。心流是人在注意力高度集中時(shí)，會(huì)進(jìn)入全情投入的忘我狀態(tài)，從而忘卻時(shí)間的流逝，同時(shí)體驗(yàn)到巨大的愉悅與充實(shí)。

2.4 記錄和處理

計(jì)算并記錄平均每項(xiàng)活動(dòng)花費(fèi)的番茄鐘數(shù)，可以讓我們看到，哪項(xiàng)活動(dòng)花費(fèi)的番茄鐘數(shù)過大，可能需要我們將其拆分為更小、更易于管理的部分。對比敏捷，一個(gè)用戶故事至少需要在一個(gè)迭代周期內(nèi)完成，如能在2-3天內(nèi)完成的用戶故事顆粒度應(yīng)該說是最合適的。過大或過小的用戶故事都不利于管理和橫向比對。

同時(shí)，還需要計(jì)算并記錄一項(xiàng)活動(dòng)在活動(dòng)清單停留的平均時(shí)間。在敏捷項(xiàng)目管理中，工作項(xiàng)從放入待辦到完成的時(shí)間，即經(jīng)歷待辦、分析、開發(fā)、測試、已完成的時(shí)間，定義為前置時(shí)間lead time。通過記錄所有工作項(xiàng)的前置時(shí)間狀況，研究高前置時(shí)間工作項(xiàng)，最終才能找出降低前置時(shí)間的方法，提高工作項(xiàng)的流動(dòng)性和交付速率。

2.5 中斷

番茄工作法主張盡量不要因?yàn)橹袛嘤绊懏?dāng)天的迭代活動(dòng)，而建議用稍后的番茄鐘重新計(jì)劃中斷事件。當(dāng)發(fā)生中斷時(shí)，在今日待辦下方“計(jì)劃外緊急”填上一行，然后在今日待辦當(dāng)前活動(dòng)右邊畫一個(gè)符號（撇號’代表內(nèi)部中斷、減號-代表外部中斷），并繼續(xù)完成當(dāng)前的番茄鐘。如果中斷無法阻止，當(dāng)前番茄鐘作廢不能算數(shù)，需要扭轉(zhuǎn)新的番茄鐘代替它。

對比敏捷項(xiàng)目管理，當(dāng)有臨時(shí)需求插入當(dāng)前迭代執(zhí)行，應(yīng)將該緊急事項(xiàng)在看板的一個(gè)單獨(dú)泳道進(jìn)行處理，緊急事項(xiàng)不算入該列WIP，但其優(yōu)先級高于正常事項(xiàng)。團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)控制緊急條目的數(shù)量，建議同一時(shí)刻只能有一個(gè)緊急條目。如果緊急條目超過1個(gè)，則團(tuán)隊(duì)需要反思回顧如何減少緊急條目，保證迭代計(jì)劃任務(wù)正常進(jìn)行。

2.6 標(biāo)記與記錄

當(dāng)將活動(dòng)添加入待辦事項(xiàng)時(shí)，需要預(yù)估該項(xiàng)活動(dòng)所需的番茄鐘數(shù)，用相應(yīng)數(shù)量的小方格來代表預(yù)估番茄鐘數(shù)；當(dāng)完成一個(gè)番茄鐘時(shí)，在當(dāng)前活動(dòng)右側(cè)的小方格里畫一個(gè)×，如果完成了一項(xiàng)活動(dòng)，在表格中則可以劃掉該項(xiàng)活動(dòng)。如果活動(dòng)執(zhí)行完成發(fā)現(xiàn)預(yù)估偏差，則可以采用圓圈表示二次預(yù)估，三角表示三次預(yù)估，同時(shí)形成記錄表格，記錄預(yù)估的誤差和重估的次數(shù)。通過持續(xù)的預(yù)估和修正，不斷精進(jìn)預(yù)估的準(zhǔn)確性，提升對該項(xiàng)方法的掌握度和熟練程度。

2.7 進(jìn)度表格

還可以采用如上的進(jìn)度表格進(jìn)行記錄、總結(jié)與回顧。每天早上，當(dāng)選擇某項(xiàng)活動(dòng)并填入今日待辦時(shí)，在進(jìn)度表格相應(yīng)方格中畫一個(gè)圈，位置在當(dāng)天日期那一列，所選擇的活動(dòng)那一行；當(dāng)天工作結(jié)束做每日回顧時(shí)，如果某項(xiàng)活動(dòng)完成了，就在它的圓圈里畫一個(gè)星星。一段時(shí)間后，如果看到很多空圈，表示你總是高估自己所能兌現(xiàn)承諾的能力；如果某個(gè)活動(dòng)有許多空圈，則可能需要分解它。

三、結(jié)語

番茄工作法和敏捷項(xiàng)目管理一樣，是一種特別容易掌握的理念，但是一做起來往往會(huì)發(fā)現(xiàn)問題多多困難重重。所以，使用一種方法的前期，應(yīng)該全盤照搬和遵守，然后不斷地通過打磨和碰撞，最后形成屬于自己的管理套路和固定模式。

這里，也想提到敏捷項(xiàng)目管理中經(jīng)常會(huì)借鑒日本劍道中的思想“守破離”。

• 守，就是要遵循既有的招式，一絲不茍地練習(xí)，“心中無劍，手中有劍”；
• 破，就是要根據(jù)自己的情況，對招式中不合適的地方做局部的改善，做到“心中有劍，手中有劍”；
• 離，當(dāng)然就是最高的境界，不需要想招式，只需要根據(jù)實(shí)際的情況，采取最合適的措施，做出最合適的應(yīng)對，克敵制勝，那就是“心中無劍，手中無劍”。

希望我們每個(gè)人都能夠通過刻意練習(xí)，達(dá)到自己的理想境界。

- 作者：跑跑皇后 -

中國人民大學(xué)MBA、項(xiàng)目管理專業(yè)認(rèn)證PMP、敏捷管理專業(yè)認(rèn)證ACP踐行者，曾任大型IT及互聯(lián)網(wǎng)公司PMO項(xiàng)目管理專家，具備10年以上IT行業(yè)組織級項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)。轉(zhuǎn)載及交流可加微信joggingqueen（備注“番茄工作法”）。

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