如何避免項(xiàng)目失控？
前言
作為一名技術(shù)開發(fā)人員，每次面對產(chǎn)品又改需求時(shí)，曾經(jīng)我也會像別人一樣很煩躁，心里不免抱怨產(chǎn)品的反復(fù)無常。但我立即明白這樣想是不對的，不應(yīng)抱怨，而是要想辦法解決這個(gè)問題。于是我轉(zhuǎn)念想，為什么技術(shù)這么害怕產(chǎn)品改需求？是不是因?yàn)槲覀儗懙拇a還不夠靈活？還不夠強(qiáng)大？如果代碼也可以像衣服那樣任意搭配，是不是就能更好滿足客戶的需求。
另一方面，在更高的維度，從創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)到發(fā)展中公司再到上市企業(yè)，都會面臨同樣的問題。不管團(tuán)隊(duì)人數(shù)有多少，不管業(yè)務(wù)復(fù)雜或簡單，項(xiàng)目推進(jìn)起來，總覺得進(jìn)度都沒有想象中的那么好，那么順利，那么準(zhǔn)時(shí)。
為什么呢？原因到底是什么？
我們應(yīng)該怎樣才能做得更好，不讓項(xiàng)目失控？同時(shí)，讓技術(shù)團(tuán)隊(duì)做起來不那么痛苦，壓力更小，讓企業(yè)和老板能更好控制成本和得到預(yù)期的效果，最終迎來企業(yè)性感的GMV增長曲線。
何為項(xiàng)目？項(xiàng)目=需求+任務(wù)+問題
首先，我們再來理解下對項(xiàng)目的定義。
我總結(jié)了下來，項(xiàng)目，是指在一定時(shí)間周期內(nèi)，由技術(shù)人員完成的有限需求以及由此而產(chǎn)生的問題的一個(gè)集合。
從抽象層面概括，項(xiàng)目是一個(gè)集合，它是多元化的，因?yàn)樵谶@個(gè)集合里面，它既包含了產(chǎn)品的需求，開發(fā)的任務(wù)，測試發(fā)現(xiàn)的Bug，同時(shí)蘊(yùn)含了時(shí)間、項(xiàng)目干系人，以及在這過程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)稿、文檔、PRD、測試用例、項(xiàng)目計(jì)劃、制品、和最終的軟件產(chǎn)品。只是為了方便管理，我們給這些元素界定了一個(gè)邊界，由此產(chǎn)生了項(xiàng)目。
從具體層面講，項(xiàng)目可以是一個(gè)全新的產(chǎn)品項(xiàng)目，也可以是一次軟件外包項(xiàng)目；可以是一次版本迭代，也可以是某一周要做的事情；可以是技術(shù)優(yōu)化專項(xiàng)，也可以是重構(gòu)項(xiàng)目。
抽象層面的概括好比一個(gè)模板，刻出了具體的層面的項(xiàng)目樣子。
為了簡化對項(xiàng)目的理解，我提煉了這個(gè)公式：
項(xiàng)目 = 產(chǎn)品需求 + 開發(fā)任務(wù) + 測試問題
進(jìn)一步延展，補(bǔ)充每部分背后的核心關(guān)注點(diǎn)，則有：
項(xiàng)目 = 產(chǎn)品需求（目標(biāo)） + 開發(fā)任務(wù)（效率） + 測試問題（質(zhì)量）
這個(gè)公式，能讓我們更加聚焦項(xiàng)目的主要成分，以及需要重點(diǎn)關(guān)注的要素。
這樣梳理過后，我們就會發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目為什么難做？不外乎是：產(chǎn)品需求復(fù)雜多變、開發(fā)效率不高、項(xiàng)目質(zhì)量不穩(wěn)定。
需求不確定或前期梳理討論不充分，就會在后面的研發(fā)過程中處處碰壁踩坑，頻頻出現(xiàn)“此路不通”的現(xiàn)象。換一個(gè)新想法成本不高，產(chǎn)品需求文檔的調(diào)整成本也不算高，但如果項(xiàng)目開發(fā)已經(jīng)進(jìn)行到一半，這時(shí)說要換個(gè)商業(yè)模式或改需求，就要把已經(jīng)打好的架構(gòu)根基、做好的系統(tǒng)模塊以及調(diào)試好的每一行代碼都推倒重來，這時(shí)成本就會非常高。
開發(fā)效率低，就會導(dǎo)致項(xiàng)目的進(jìn)度和里程碑一延再延，但可怕的不是延期，而不是知道還要延期多久，更致命的是，我們有時(shí)居然對此束手無措。這可能是團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力問題，也可能是項(xiàng)目安排統(tǒng)籌不當(dāng)，抑或是核心技術(shù)人員被其他事務(wù)占用了寶貴的時(shí)間。
項(xiàng)目質(zhì)量不穩(wěn)定，就會引發(fā)產(chǎn)品的不滿，投訴需求為什么老是達(dá)不到驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。真相只有一個(gè)，做好的系統(tǒng)就像城市的道路，一旦上線使用，就會迎來用戶的使用和流量，用得人越多，經(jīng)過的流量越大，隱藏在系統(tǒng)中的每一個(gè)不合理、每一處缺陷，都會被人發(fā)現(xiàn)。這時(shí)，就有了故障。小故障磨人，大故障傷身。特別在ToB企業(yè)服務(wù)中，客戶看到的不是你做好的99個(gè)強(qiáng)大功能，而是關(guān)心你還有哪個(gè)點(diǎn)沒做好或有問題的，很可能就因?yàn)檫@個(gè)問題最終沒買單。在ToC的業(yè)務(wù)中，故障的危害就更明顯了，客戶投訴、收入損失、企業(yè)形象受損。
項(xiàng)目的關(guān)鍵特性
著有《建筑的永恒之道》的亞歷山大，為了找到構(gòu)建建筑的本質(zhì)，走訪了世界各地的村落和城市，嘗試整理出那些永恒建筑的特質(zhì)，從而總結(jié)并書寫了膾炙人口的建筑模式。他說，“無心之心，道之永恒。”應(yīng)該怎么設(shè)計(jì)這座歌劇院才能滿足人們在這個(gè)場景下的需求，不是我為了某些私心或利益而故意這樣設(shè)計(jì)，也不是為了突顯我個(gè)人的風(fēng)格而那樣設(shè)計(jì)，而是因?yàn)?span style="letter-spacing: 0.544px;background-color: rgb(255, 255, 255);">歌劇院本來就應(yīng)該這些設(shè)計(jì)，就是歌劇院的本質(zhì)，只是上帝讓它通過我的大腦和我的雙手來把它表達(dá)描繪出來而已。如是，則找到了建筑的永恒之道。
同樣，在我們找到更好的管理項(xiàng)目的模式或方法之前，我們也需要嘗試找到項(xiàng)目的關(guān)鍵特性。
項(xiàng)目的關(guān)鍵特性有：約束、具體化、不確定性。
很重要的一點(diǎn)，項(xiàng)目是約束的。項(xiàng)目有經(jīng)費(fèi)預(yù)算、有時(shí)間要求、有資源限制、有目標(biāo)限制。就目標(biāo)限制而言，也是項(xiàng)目存在的價(jià)值和緣由。例如企業(yè)的項(xiàng)目，最終是要實(shí)現(xiàn)商業(yè)化，贏得利益，這就要求項(xiàng)目能支撐公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，滿足用戶的需求，促成訂單，把企業(yè)的商業(yè)模式落地執(zhí)行，盡快收回成本并實(shí)現(xiàn)盈利。又如學(xué)校的項(xiàng)目，要能滿足對某事項(xiàng)的管理工作，雖然對ROI要求甚微，但要能達(dá)到各部門、各單位、老師和學(xué)生的使用需求。又如公益項(xiàng)目，是希望能把活動的效果發(fā)揮得更有影響力。其次，項(xiàng)目在經(jīng)費(fèi)和時(shí)間方便的約束，也是顯而易見的。做任何一個(gè)項(xiàng)目，最終都是有其目標(biāo)的，不管是為了實(shí)現(xiàn)盈利還是為了達(dá)到某種效果，理解這個(gè)目標(biāo)和約束，對整體的項(xiàng)目把控對最高優(yōu)先級的編排有很大參考意義。
項(xiàng)目具體化。項(xiàng)目的一個(gè)很大挑戰(zhàn)在于要把無形變成有形，把抽象變?yōu)榫唧w化，把不確定的變成確定的。最開始是一個(gè)想法概念，最終呈現(xiàn)和交付的是整套生態(tài)系統(tǒng)，包括軟件產(chǎn)品、使用終端、數(shù)據(jù)庫，甚至還有硬件的集成。
把無形變成有形，意味著我們要借助文檔、圖形和表格把在我們每個(gè)人腦中理解的概念、邏輯和流程實(shí)物化，讓它可以能被看見、被傳播和查閱。例如，產(chǎn)品經(jīng)理要把抽象的需求做成詳細(xì)的產(chǎn)品需求原型文檔；技術(shù)人員要把對系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和業(yè)務(wù)的規(guī)則用一行一行代碼編譯起來；測試人員要把對系統(tǒng)的功能驗(yàn)證方式用測試用例一個(gè)個(gè)整理出來，并把發(fā)現(xiàn)的每個(gè)Bug記錄下來。雖然在當(dāng)面溝通或開會的那一短暫的時(shí)間內(nèi)，在場的人員是能理解這些規(guī)則、系統(tǒng)設(shè)計(jì)或問題，那沒有好的文檔記錄，一段時(shí)間會就忘卻，一旦忘卻就容易迷茫。
把抽象變成具體化，前面也有提及到，在軟件開發(fā)領(lǐng)域里，結(jié)合需求文檔、設(shè)計(jì)稿、測試用例、服務(wù)器以及時(shí)間、人力和資源的投入后，產(chǎn)生的將是具體化的產(chǎn)品，例如是一個(gè)App、一套系統(tǒng)、一個(gè)網(wǎng)站或者一堆API接口，這些產(chǎn)品最終使用的人群是客戶或其他第三方系統(tǒng)。軟件開發(fā)是跨學(xué)科性的工程，其本身是理性的，任何一行代碼都要精確出現(xiàn)在它應(yīng)該出現(xiàn)的地方，除了代碼語法本身要正確外，還要能滿足業(yè)務(wù)需求對它的期望。試想一下，在一部30萬字的小說里，如果人物角色的名稱老是錯(cuò)亂會是怎樣的后果，修改起來又是怎樣的工作量，更何況一個(gè)項(xiàng)目下來就會產(chǎn)生少則幾千多則幾十萬行的代碼，而這些代碼每一行都必須要毫無差錯(cuò)，可想要求之高。
項(xiàng)目的不確定性。做軟件開發(fā)一個(gè)很有意思的特征是，我們都是在開發(fā)別人從來沒做過的產(chǎn)品。外包天天有，但甲方的需求各有各的不同，項(xiàng)目千奇百態(tài)。雖然某個(gè)領(lǐng)域的產(chǎn)品前面已經(jīng)有較成熟或現(xiàn)成的代碼，但根據(jù)企業(yè)自身的商業(yè)模式，又會有新的創(chuàng)新或不尋常之處。就商城而言，有B2C、B2B、S2B2C、O2O，還分平臺型、分銷裂變型、加盟或連鎖，還要分是銷售商城軟件的，還是做SaaS商城的，還是研發(fā)商城給自己業(yè)務(wù)使用的。使用的人群不同，處理的數(shù)據(jù)不同，所在的行業(yè)領(lǐng)域不同，發(fā)起項(xiàng)目的企業(yè)不同，處在的時(shí)代不同，對項(xiàng)目產(chǎn)生了很多不確定性。研發(fā)的周期越長，不確定性就越大。
做項(xiàng)目的幾種境界
一代國學(xué)大師王國維在《人間詞話》總結(jié)了人生的三大境界。分別是：“昨夜西風(fēng)凋碧樹。獨(dú)上高樓，望盡天涯路。” “衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴。” “眾里尋他千百度，驀然回首，那人卻在，燈火闌珊處。”
青原行思大禪師也曾說人生的三大境界，分別是：“看山是山，看水是水。” “看山不是山，看水不是水。” “看山還是山，看水還是水。”
那么，做項(xiàng)目，又有幾種境界呢？
我覺得，可以分為四種：項(xiàng)目失敗、項(xiàng)目延期、項(xiàng)目按計(jì)劃交付上線、項(xiàng)目出色超預(yù)期完成。
最惡劣和最不想發(fā)生的情況是項(xiàng)目失敗。項(xiàng)目失敗的原因可能是項(xiàng)目本身中止或放棄，可能是項(xiàng)目沒能實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)，可能是項(xiàng)目最終消耗的時(shí)間和成本已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了制定的預(yù)算，可能是項(xiàng)目遇到了目前無法解決或者解決代價(jià)非常高的限制，例如政策。
其次是項(xiàng)目延期，雖然項(xiàng)目沒有失敗，但背后需要付出的努力和等待的過程是非常艱辛和漫長的。這不是一個(gè)好的開頭，縱使項(xiàng)目勉強(qiáng)交付和上線了，但這將會迎來新的一波問題和挑戰(zhàn)。伴隨著前面的趕工期，埋下了技術(shù)債務(wù)和設(shè)計(jì)不合理，在業(yè)務(wù)初期不會突顯，但當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)展到一定程度時(shí)，這些隱患就會越發(fā)明顯。例如小問題時(shí)有發(fā)生，系統(tǒng)不穩(wěn)定，新需求難以擴(kuò)展，用戶量達(dá)到一定規(guī)模后就會出現(xiàn)系統(tǒng)宕機(jī)，維護(hù)成本高，缺乏文檔記錄，整個(gè)系統(tǒng)看起來就像一個(gè)黑洞，不斷吞噬我們的時(shí)間、精力、成本和激情，還阻礙了向前發(fā)展的大好趨勢。那時(shí)，可能你會恨不得立即馬上現(xiàn)在就把它重構(gòu)。值得慶幸的是，項(xiàng)目延期只是一個(gè)信號，只是一個(gè)開頭，在接下來的時(shí)間里，我們還是可以在這個(gè)長跑過程中逐步優(yōu)化和調(diào)整，把系統(tǒng)做成我們想要的最美樣子。
項(xiàng)目按計(jì)劃交付上線。沒有仔細(xì)統(tǒng)計(jì)，但在我過往近十年的研發(fā)項(xiàng)目里，能做到按計(jì)劃交付上線的項(xiàng)目，占比真的不多，估計(jì)在5%。能做到按計(jì)劃將付上線，已經(jīng)是很不容易了。這意味著，除了需求功能開發(fā)完成，測試驗(yàn)收完畢，系統(tǒng)完成服務(wù)器搭建、部署和上線，用戶培訓(xùn)結(jié)束，通過試用，跑出來的數(shù)據(jù)和結(jié)果與現(xiàn)實(shí)情況匹配無誤。思前顧后，百密無一疏。除此之外，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還對之前已發(fā)現(xiàn)的問題預(yù)留了應(yīng)對方案、PlanB和監(jiān)控手段。這是一個(gè)好的開始，也是一個(gè)很難得的階段性成果。
項(xiàng)目出色超預(yù)期完成。最后，如果項(xiàng)目是出色超預(yù)期完成，那么真的是鳳手麟角了。這是真正的極客精神，工匠精神。這對創(chuàng)始人、團(tuán)隊(duì)成員要求非常高，每個(gè)人都是不可或缺的一員，并且各自有其擅長之處，團(tuán)隊(duì)之間完美無縫合作。項(xiàng)目也是處于風(fēng)口浪尖之上，順勢而為。這就好比如，在茫茫大海之上，突然間有一個(gè)明顯的浪潮，浪潮之巔有一艘船，船上有不懼風(fēng)雨和獨(dú)具慧眼的船長以及他的水手們。他們抓住了這個(gè)稍縱即逝的寶貴機(jī)會，沖鋒在最前面，齊心協(xié)力，排除萬難，一路飛奔向上！而這艘船，就類比我們這討論的項(xiàng)目。項(xiàng)目做好了還不行，還要盡快投產(chǎn)使用，讓它發(fā)揮最大的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)我們對目標(biāo)的追求。如果我們花3萬塊錢造一艘船，并且能很快用它來挖掘和創(chuàng)造價(jià)值3千萬的財(cái)富，想想這是多么激動人心。這時(shí)項(xiàng)目如果能超預(yù)期完成，其價(jià)值和重要性可想而知。
銀彈何在
軟件行業(yè)一直說，“沒有銀彈”。不存在放之四海而皆準(zhǔn)的解決方案。但我們可以“退而求其次”，找到一種能幫助我們更好完成項(xiàng)目的方式。
項(xiàng)目是一個(gè)集合，也是一個(gè)過程。項(xiàng)目就有點(diǎn)像拍一部電影，參與的人員和角色會很多，故事情節(jié)一環(huán)扣一環(huán)，還要有場景、道具、群演，但電影不是雜亂無章的，而是精心編排的，在合適的地點(diǎn)，在指定的時(shí)間，出現(xiàn)相關(guān)人物，讓畫面呈現(xiàn)。
這意味著，做一個(gè)項(xiàng)目，不僅在于一開始就做得很好，而是要從一開始到結(jié)束到未來，都要一直做到最好，在合適的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，讓對應(yīng)負(fù)責(zé)的成員正確完成計(jì)劃完成的事項(xiàng)。
總結(jié)下來，以下三個(gè)策略對做好項(xiàng)目有非常重要的指導(dǎo)意義。
向上策略：項(xiàng)目管理
跨部門策略：信息互通
一線策略：團(tuán)隊(duì)協(xié)作
向上策略：項(xiàng)目管理
老板最關(guān)心的是結(jié)果，是ROI，是成本，是時(shí)間周期，以及項(xiàng)目做成后的成功概率和預(yù)估的收益和回報(bào)率。因此，老板在承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)和壓力的同時(shí)，要做的是定戰(zhàn)略，做決策。項(xiàng)目管理和老板之間，要形成雙向回路。
一方面，對內(nèi)而言，項(xiàng)目要向老板匯報(bào)提供項(xiàng)目排期、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目里程碑、項(xiàng)目具體進(jìn)度、項(xiàng)目上線計(jì)劃和項(xiàng)目發(fā)布后的效果復(fù)盤。有些信息，老板不一定會問，但他應(yīng)該具有知悉權(quán)，以便在進(jìn)行決策時(shí)有依據(jù)，有重要的精準(zhǔn)信息作為參考。
另一方面，老板會根據(jù)對市場的了解，對競品的分析，對趨勢的揣摸，對現(xiàn)有資源的梳理，以及當(dāng)前項(xiàng)目的狀況，及時(shí)做出更合理的高層調(diào)整。這時(shí)就需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，能根據(jù)接收到背景信息，老板的期望，再拆解并傳達(dá)給團(tuán)隊(duì)成員和項(xiàng)目干系人，最終形成新的項(xiàng)目作戰(zhàn)方案。
當(dāng)項(xiàng)目和老板之間的雙向回路形成后，對項(xiàng)目的成功將會有很大的促進(jìn)作用。因?yàn)樽稣_的事情，會比把事情做正確更重要。
跨部門策略：信息互通
在企業(yè)里，會有多個(gè)部門。進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目，通常會涉及多個(gè)部門，不乏產(chǎn)品部、設(shè)計(jì)部、研發(fā)部、市場部、商務(wù)部、客服部、質(zhì)量管控部、運(yùn)維部等。幾乎每個(gè)專業(yè)線都會有相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)或部門，或以水平橫向的方式形成組織內(nèi)的多個(gè)事業(yè)部。由此產(chǎn)生了跨部門的溝通與合作。
與村莊的生活方式不同，在城市，需要有一套明確的規(guī)章制度和約定，才能讓來自五湖四海的人都共同遵循規(guī)則辦事。例如，如果你想在廣州開車，那么你首先要考取駕照，符合資格后才能上本地車牌。開車出門，要注意不能闖紅燈，不能壓線，要記得加油，要買保險(xiǎn)，要按規(guī)定停車并繳費(fèi)（不然可能會被鎖車貼紙或罰款），要定期做保養(yǎng)年審。在企業(yè)內(nèi)，也需要制定或約定一套符合自己團(tuán)隊(duì)的工作流程，從需求收集到最終上線，以及故障反饋處理機(jī)制等。這樣，不同部門的人才能各司其職，通力配合。信息要互通、合作而非對立，這樣內(nèi)耗低、響應(yīng)更快。
一線策略：團(tuán)隊(duì)協(xié)作
對于一線團(tuán)隊(duì)，關(guān)注的是執(zhí)行力，是效率和質(zhì)量。對此，我們需要更多的方法論、專業(yè)技能和工具。
例如，在研發(fā)團(tuán)隊(duì)，可以用DDD領(lǐng)域驅(qū)動設(shè)計(jì)把復(fù)雜的領(lǐng)域問題簡單化，可以用TDD測試驅(qū)動開發(fā)做到意圖導(dǎo)向編程，可以用自動化集成環(huán)境進(jìn)行CD持續(xù)交付。當(dāng)然，項(xiàng)目本身就是一個(gè)協(xié)作過程，因此還需要一款團(tuán)隊(duì)協(xié)作的項(xiàng)目管理工具。
例如，我們團(tuán)隊(duì)針對敏捷開發(fā)專門設(shè)計(jì)的YesDev項(xiàng)目管理工具，可以用于團(tuán)隊(duì)協(xié)作開發(fā)。在項(xiàng)目管理，可以看到當(dāng)前的項(xiàng)目和歷史項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目，聚合了項(xiàng)目的概況信息，如進(jìn)度、負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)。還有一個(gè)很重要的特色，就是根據(jù)前面所說的公式，匯總了項(xiàng)目需求、開發(fā)任務(wù)和問題。此外，還可以根據(jù)不同的工作組劃分項(xiàng)目，讓每個(gè)人只需要關(guān)注和自己有關(guān)的項(xiàng)目。
我們不能對我們不知道的東西進(jìn)行預(yù)測、分析和改進(jìn)。只有理解項(xiàng)目的本質(zhì)，需要用到的工具，當(dāng)前團(tuán)隊(duì)的情況，我們才能更好的規(guī)劃和執(zhí)行。這過程，需要每個(gè)人的努力與配合，也需求溝通和協(xié)作，還需要流程和工具來輔助。
讓優(yōu)秀成為一種習(xí)慣。