產(chǎn)品經(jīng)理高效會議指南

“大家好，我是阿境，人稱產(chǎn)品界的吳彥祖，一個沉穩(wěn)又不沉悶的男人”

“吳彥祖，下午三點開會”

“收到”

阿境相信所有產(chǎn)品經(jīng)理在日常工作中都會有大大小小的會議，項目周會，需求評審會，需求討論會，交互評審會，項目總結(jié)會等等，用“貫穿工作全程”六個字來形容毫無違和感。

實不相瞞，“白天開會，晚上干活”的事情不論在大公司or小公司均是屢見不鮮。

不瞞你說，即使是作為廈門吳彥祖的阿境也深受困擾！

但事實是會議真的多如牛毛占據(jù)一整天的時間嗎？

是否有合理利用好每一場會議的節(jié)奏？

如果你苦于會議太多，時間太長，不妨看看阿境總結(jié)的會議寶典。

提升效率，拒絕無效會議。

白天開會，白天工作，晚上好好回去燉個湯擼會貓它不香嗎？

另：

①附上本文導(dǎo)圖框架，節(jié)約時間。若您感興趣，可繼續(xù)深入閱讀；若不感興趣，感謝光臨。

②老規(guī)矩，文末有本文知識體系地圖，需要自行保存即可。

01為什么需要高效的會議？

要了解會議的目的，先了解什么是會議？

會議指的是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有目的的議事活動，它是在限定的時間和地點，按照一定的程序進行的。

劃重點，“組織”、“領(lǐng)導(dǎo)”、“目的”、“程序”是會議的幾大要素。

而“限定的時間跟地點”也是重要的一個限制因素。

可以這么說，會議的目的在于溝通并解決問題。

解決問題是重點，會議是更有效率解決問題的一個方式。

2、失敗的會議結(jié)果

1）開會開成流水賬

開會不帶著目的來開，造成會議過程僅僅是闡述問題，沒有明確會議目的，容易偏離會議主題，

開著開著變成記錄日常事項的會議。

會議內(nèi)容看似豐滿，但內(nèi)容毫無營養(yǎng)，“討論半天，不知所云”。

2）開會開成菜市場

在會議的過程當(dāng)中，若會議沒有合理的規(guī)劃及管控，容易出現(xiàn)“你一言我一語”的情況，這正是因為偏離會議主題的原因以及會議主持人沒有把控好會議節(jié)奏導(dǎo)致的情況。

浪費了會議時間不說，同樣透支了參會人員的耐心。

“辯論半晌，毫無收獲”是這類會議結(jié)束之后的感悟。

02產(chǎn)品經(jīng)理會經(jīng)歷的會議

回顧一下產(chǎn)品的生命歷程：“業(yè)務(wù)需求→市場調(diào)研→產(chǎn)品架構(gòu)→功能需求池→功能流程圖→頁面原型→功能邏輯→產(chǎn)品需求文檔→產(chǎn)品評審→測試用例→數(shù)據(jù)分析→產(chǎn)品迭代”

由此，可以引申出，產(chǎn)品經(jīng)理會涉及的會議有：項目周會/月會、項目啟動會、需求討論會、需求評審會、交互評審會、需求排期會、項目復(fù)盤會。

簡單提一下幾個會議的內(nèi)容。

項目周會：主要包括項目日會、項目周會、項目月會。用于與項目組人員對齊項目進度，把控項目風(fēng)險及項目變更。

項目啟動會：用于項目的啟動，包括項目的立項，前期準(zhǔn)備，所需資源的規(guī)劃、成本的估算等，等同于項目立項會。

需求討論會：包括與領(lǐng)導(dǎo)、運營、產(chǎn)品、交互間的需求討論會，不同角色側(cè)重點各有不同。主要針對需求的合理性、必要性及可行性從不同角度出發(fā)進行探討。

需求評審會：主要針對需求文檔，與團隊成員（運營、開發(fā)、測試、交互）進行需求的評審及修改，便于后續(xù)推進需求的落地。

交互評審會：通過產(chǎn)品經(jīng)理的調(diào)研、分析等，交互產(chǎn)出交互稿后，與產(chǎn)品經(jīng)理進行交互稿件的評審及修改。

需求排期會：通過確定后的需求文檔，開發(fā)進行整體項目的排期，包括設(shè)計稿、客戶端、服務(wù)端、前端、測試等各個節(jié)點的deadline制定，其中包括項目的把控、風(fēng)險預(yù)估等。

項目復(fù)盤會：項目上線后，通過一定時間的運轉(zhuǎn)，分析項目成果。并羅列整個項目進程中所發(fā)生的項目事項，復(fù)盤項目過程，對優(yōu)項進行總結(jié)，抽象成SOP便于后續(xù)學(xué)習(xí)，對劣項進行優(yōu)化，避免再次發(fā)生。

03每個會議的通用法則

乍一看，好家伙！這做一個產(chǎn)品經(jīng)理咋這么多會議？

敢情這白天都不用干活光開會了？

但作為一名產(chǎn)品經(jīng)理，最主要的能力不就是解決問題的能力嗎？

會議多？時間長？人員亂？

別急，阿境抽象總結(jié)了會議的通用法則，不論是哪種會議，都能夠用得上。

（別夸我！實在要夸的話，就夸我是廈門吳彥祖就好）

1、會議的五要素

會議五要素包括人物、時間、場景、事物、主題。

【人物】

參會的干系人，包括主講人及參會者

【時間】

指會議的開啟時間及結(jié)束時間。

我們在開會的時候，往往記得通知會議的開始時間而忽略了會議的結(jié)束時間，也就是會議持續(xù)時間。

當(dāng)沒有設(shè)定結(jié)束的時刻，那么當(dāng)人在手頭沒有緊急要事的時候，就會在潛意識當(dāng)中認(rèn)為會議時間很長，從而無限拉長會議時間，造成會議效率低下。

試想一下，你領(lǐng)導(dǎo)給你布置一個任務(wù)，但是沒有deadline，那么你會當(dāng)天就解決掉嗎？

答：“會的！”

好了，別欺騙自己了，大概率是不會的！

注意要點：

會議時間記得提前邀約，每個人手頭都是有任務(wù)安排的，尊重他人的時間及安排。

若涉及的時間有沖突，根據(jù)重要性程度去協(xié)調(diào)對應(yīng)方的時間。（例如老大A與下屬B的時間沖突了，在會議無法延期的情況下，協(xié)調(diào)下屬B的時間）

【場景】

指會議的開會地點，包括有投影儀、白板等設(shè)施，便于會議地有效進行。

【主題】

會議的內(nèi)容及事件，包括會議的背景，最終解決的問題

2、會議通用流程

關(guān)于會議的通用流程，簡單來說，阿境總結(jié)了一句話“一約二講三總結(jié)”

一約包括約會議人員的時間、會議室的時間；

二講包括講述會議背景，闡述會議內(nèi)容；

三總結(jié)包括總結(jié)會議內(nèi)容，執(zhí)行會議結(jié)果；

若將整體流程剖析開，則可分為【會議前】、【會議中】、【會議后】三部分

【會議前】

①以類郵件形式發(fā)布會議邀請，附上會議文檔（如需求文檔等），并提前周知參會者閱讀

②若有需討論內(nèi)容，周知參會者提前準(zhǔn)備，提升會議效率

③若會議上涉及方案討論，提前準(zhǔn)備多種方案

④若涉及方案評審，則所有問題在會前提前解決

⑤提前預(yù)定好會議室、投影儀等，并在會前提前到達準(zhǔn)備

⑥若有白板，可在會議前提前寫上會議目的及背景等（節(jié)省會議效率）

⑦確認(rèn)好會議記錄者，便于會議紀(jì)要的撰寫

【會議中】

①會議第一件事介紹會議背景、目的（該點雖小，但無比重要！）

②清晰闡述會議結(jié)構(gòu)，突出重點，區(qū)分會議時間的劃分主次

③主講人需掌控會議的主導(dǎo)性及方向性

④時刻明確會議主旨，討論過細或者遠離此次會議討論范圍時一定要及時拉回來，提高會議效率

⑤會議中爭議較大的點，采取“5分鐘原則”，若限定時間內(nèi)未得出結(jié)果則延后討論

⑥會議整體時長不宜過長，若時間的確過長，則可一一拆分

⑦可借助工具（白板、電腦等）通過可視化給到項目組人員更直觀的表現(xiàn)

【會議后】

①整理會議紀(jì)要，越快越好（保證內(nèi)容的不失真，以及項目人員能夠及時回顧會議內(nèi)容）

②會議內(nèi)容以郵件形式周知參會人員，需要執(zhí)行的，明確指出具體責(zé)任人

③會議遺留問題在短時間內(nèi)進行解決

04高效會議的寶典

①主講人提前做好項目進度的闡述

②項目各角色闡述項目進度，項目問題，項目解決方案及所需配合資源

③把控項目當(dāng)前風(fēng)險，若出現(xiàn)風(fēng)險則尋求解決方案

④項目若有需求變動，在會上一并提出并記錄

2、項目啟動會

①準(zhǔn)備好項目調(diào)研報告、項目數(shù)據(jù)情況等材料

②主講人需要提前準(zhǔn)備項目概述及啟動陳詞

3、需求討論會

①準(zhǔn)備好各角色的產(chǎn)品需求(包括運營需求、產(chǎn)品需求、老板需求、商務(wù)需求等)

②提前標(biāo)注好需求背景、需求價值、用戶價值、預(yù)期解決方案等

③與需求方溝通清楚需求的來龍去脈，確定需求是否要推進

④會后標(biāo)記需求狀態(tài)

4、需求評審會

①針對于每個需求點，產(chǎn)品經(jīng)理需做好數(shù)據(jù)調(diào)研、市場調(diào)研、用戶心理分析，需求背景，用戶價值等的準(zhǔn)備，應(yīng)對項目組人員對需求產(chǎn)生的疑問

②提前將需求與各開發(fā)單獨核對，方案上有問題提前解決

③產(chǎn)品經(jīng)理核對需求當(dāng)中的錯誤點（避免簡單的邏輯錯誤等）

④切勿將需求評審會開成技術(shù)研討會，及時“制止”評審會的技術(shù)過多的討論

⑤在陷入某個問題過久時，若無合適方案，記錄下來且會后再議

⑥切記，需求評審會并非討論會，而是方案確認(rèn)會，過長的會上討論容易引起疲憊

5、交互評審會

①提前與交互人員確認(rèn)好交互方案

②進行組內(nèi)評審，如果是新人，盡量與導(dǎo)師or其他交互人員溝通

③在出交互方案錢，若時間充足，盡量羅列不同的交互方案，便于會上溝通

6、需求排期會

①針對于于每個需求的時長進行提前評估并預(yù)判

②在排期過程中若有疑問及時提出并修改

③排期會一般不會太長，僅是針對于排期，對齊項目組人員的工作任務(wù)

7、項目復(fù)盤會

①產(chǎn)品側(cè)人員收集各項目角色在項目當(dāng)中的感受體驗

②產(chǎn)品側(cè)/運營側(cè)總結(jié)產(chǎn)品數(shù)據(jù)表現(xiàn)，并給項目人員展示

③會議上根據(jù)各角色總結(jié)的問題，逐一發(fā)言并且尋求解決方式

④總結(jié)項目復(fù)盤內(nèi)容，形成文檔并在下一次項目中改進

05會議注意要點

會議前的準(zhǔn)備不僅僅是主講人，包括參會者。?

主講人需要準(zhǔn)備會議內(nèi)容這點無需多言，參會者也需要了解會議的內(nèi)容并提前準(zhǔn)備相應(yīng)的材料及內(nèi)容。

當(dāng)然，有些想法及靈感是在會議當(dāng)中思想碰撞才產(chǎn)生的，這也是在有提前準(zhǔn)備的前提下。

2、明確會議目的，并把控全程節(jié)奏

在會議過程中，我們在討論過程中往往會講著講著就開始偏題，從A講到了B，而后在B討論了半天 ，發(fā)現(xiàn)時間已經(jīng)流逝，回過頭來，B既不是會議要解決的問題，A也沒得到有效地方案，造成了會議時間的浪費，且參會人員會有挫敗感。

這就是沒有明確會議目的，“強行偏題”的結(jié)果。

在會議剛開始時，通過與參會人員明確會議目的，達到會議“有意義”。

建議：通過白板書寫目的及流程

3、精準(zhǔn)管理會議時長，把控“注意力優(yōu)先法則”、“5分鐘原則”

會議時長不宜過程，所以需要設(shè)定會議deadline。

但在進展過程中，由于會議討論，不可抗因素等，往往容易造成會議拖堂。

根據(jù)科學(xué)研究“注意力優(yōu)先法則”，“人的精力在百分百的狀態(tài)下只能維持30分鐘，超過則效率會呈指數(shù)降低”。

過長的會議會使得整體參會人員往低效率的方向前行，同時會引起人的心情煩躁，從而可能在會議中導(dǎo)致錯誤的決策及討論。

由此，會議主講人需精確管理會議時長，減少會議拖堂。一旦在時長有可能因為某些因素拉長時，盡力加快部分內(nèi)容的講解。

若在會議過程中，某個問題點爭議較大，則根據(jù)“5分鐘原則”，若5分鐘內(nèi)未解決，記錄下來會后單獨解決。

建議：設(shè)定會議鬧鐘

4、記錄好會議紀(jì)要

往往在對于產(chǎn)品新人，在一場會議之后，總會被叫去記錄會議紀(jì)要。

也常常聽到有產(chǎn)品朋友抱怨“領(lǐng)導(dǎo)總讓我做會議紀(jì)要這種雜事，我該怎么辦？”

記錄的目的在于會議核心內(nèi)容的記錄同步及后續(xù)的復(fù)盤，并非記錄本身。

在阿境看來，這并非雜事，相反，能夠鍛煉對于會議內(nèi)容的提煉能力，以及產(chǎn)品經(jīng)理所必備的書面表達能力。

同時，把時間線拉長點來看 ，會議如此之多，事情如此之繁雜，會議紀(jì)要對于項目人員來說，起到復(fù)盤的作用。

可以說，寫好會議紀(jì)要，才能使得會議不白開。

5、控制好開會人員

與其說控制好開會人員，不如說是控制好開會人數(shù)。

人數(shù)多≠信息傳達全。

往往我們會有個誤區(qū)，開會需要將所有牽扯到的干系人都拉過來，但人數(shù)多容易造成了會議效率低下的情況。參會者若不清楚邏輯，則在會議中提出的問題打亂了會議的進度及秩序，從而浪費了真正會議的時間。

僅與會議有直接關(guān)系的人參與即可，較為邊緣的人員可等到會議中途再參與或者是后續(xù)查看會議紀(jì)要。

6、提前規(guī)劃好會議

“會議太亂了”、“會議開完不知所云”、“仿佛是花了兩個小時聽了一場辯論會”等感受都是由于沒有提前規(guī)劃好會議造成的。

規(guī)劃會議包括會議的時間分布、會議內(nèi)容主題闡述，會議總結(jié)等，主要由會議主講人來進行規(guī)劃會議。

時間分布主要指時間的劃分，比如會議總共為ABC三部分內(nèi)容，A占會議時長的50%，B占會議時長的30%，C占會議時長的20%。當(dāng)其中一部分超出了時長，為了會議的效率，在保證內(nèi)容的前提下，縮短其余部分的占比，保證會議簡約。

會議內(nèi)容主題闡述主要指主講人邏輯清晰，闡述分明，減少不必要的語言。

會議總結(jié)指的是在會議結(jié)束后，通過總結(jié)陳詞，明確會議結(jié)果，及各部分人員在會后所需要的做的工作內(nèi)容。

7、把控好“發(fā)散思維”及“收斂思維”

“發(fā)散思維”及“收斂思維”是我們平時運用得較多的思維方式。

但在不同的會議上，需要運用好這兩種思維，例如“需求討論會”更多的是“先發(fā)散再收斂”，而在“需求評審會”更多的是運用“收斂思維”。

合理地運用好兩種思維方式，也能夠使得不同會議達到最優(yōu)的效果。

還有一類思維稱為“涌現(xiàn)思維”，是介于兩種思維的中間，通過在早期分歧階段涌現(xiàn)的靈感來刺激新想法的產(chǎn)生，更多出現(xiàn)在“頭腦風(fēng)暴”之類的會議上。

06寫在最后

在產(chǎn)品經(jīng)理的實際工作當(dāng)中，會議會有，不可避免，那么，若出現(xiàn)了效率不高的情況，就去優(yōu)化它。

與此同時，阿境也采訪了身處大/小公司的幾位朋友（幾位真的很多了，最近忙成dog），不論公司體量大小，都有“會議多，效率低”的困擾。

也盡己所能總結(jié)部分會議SOP，以及注意要點，雖不全，但精辟。

總的來說，“提前準(zhǔn)備，把控節(jié)奏，做好紀(jì)要”是一場有效率會議的必要條件。

共勉。

阿境，產(chǎn)品界的吳彥祖，一個沉穩(wěn)又不沉悶的男人。

野蠻生長，產(chǎn)品汪一枚，做過電商、醫(yī)療、教育、游戲行業(yè)項目，4399產(chǎn)品經(jīng)理。

堅信"產(chǎn)品源于生活"，歡迎交流。

公眾號：夢想家阿境