在線協(xié)同文檔真的能提升辦公效率嗎？在什么場合更適用一些？

肯定能。

以我自己為例，在工作中，我扮演的是團隊專家的角色，在項目中聯(lián)動團隊。

而我做的項目中，無論是用來宣傳的word文案，匯報總結(jié)的PPT，還是追蹤項目進度的Excel，在線協(xié)同的效率要遠高于一個個版本的線下文檔迭代。

工作外，作為一個生產(chǎn)內(nèi)容的自媒體人，我常年在編寫、修改、成稿的軌道里被反復(fù)摩擦。

最痛苦的事情莫過于：

稿子寫好，沒有點保存就死機了。

更痛苦的事情在于：

給甲方爸爸供稿，從Version 1 給到 Version 9，甲方覺得似乎還是V1的思路回想起來挺靠譜的，可我的V1已經(jīng)被V3給覆蓋了。

在今年史無前例的疫情之后，很多公司不得不擁抱在家辦公，在線協(xié)作工具因此流行，包括我身邊看到的很多中小公司。

但不見得每家機構(gòu)都選擇了合適的工具。

不同的產(chǎn)品有著不同的特點，有些產(chǎn)品是從企業(yè)協(xié)同辦公角度出發(fā)，比如騰訊文檔和金山文檔；有些是個人導(dǎo)向的產(chǎn)品，先從解決個人辦公中的協(xié)同需求，然后逐漸拓展功能，比如石墨文檔。

在大部分情況下，企業(yè)導(dǎo)向的產(chǎn)品在功能的完整性上是吊打個人導(dǎo)向產(chǎn)品的。

對于在線協(xié)作文檔，我主要看四點：

1. 協(xié)作：協(xié)作的效率如何？在線協(xié)作不僅僅是一個文檔大家一起改，而是如何降低溝通成本，提高協(xié)作效率；
2. 易用性：學(xué)習(xí)成本不要太高，畢竟一家公司里不是都是技術(shù)出身，銷售、市場、財務(wù)等傳統(tǒng)崗位的工具學(xué)習(xí)成本也是需要考量的，太難了，部分同事會選擇逃避，等于沒有在線協(xié)作。
3. 存儲：現(xiàn)在做一個PPT就沒有小于30M的，存儲空間肯定是加分項。
4. 成本：不求一定要求免費，但在這件事上大把花錢，心理上還是有障礙。

基于這幾點核心要求，我開始試用各家產(chǎn)品，畢竟HR都知道，不多面試幾家，根本挑不到合適的人才（手動狗頭）

1、Google Workspace(Docs)

我家公司用的就是Google文檔，工具眾多，功能強大，強烈推薦

協(xié)作：☆☆☆☆☆

無網(wǎng)絡(luò)的線下編輯場景，非常符合我們自媒體人在飛機上捧著寫稿的（苦逼）常態(tài)。

Office文件的無縫適配，加上Chrome提供的超多插件模板，對于使用Google Docs的文字工作者來說，非常有價值。

此外Workspace（原來的G Suite）套裝內(nèi)涵豐富，除了大家熟悉的文檔處理、日歷、聊天、云盤之外，還有可以用于語音和圖片協(xié)同處理的Keep，網(wǎng)站協(xié)同的Site和員工社區(qū)Currents。

易用性：☆☆☆☆☆

與Office產(chǎn)品基本無縫銜接，和用微軟幾乎沒有明顯的變化，好用。但是在傳輸PPT時依然會經(jīng)常發(fā)生PPT格式變化的問題，對于講師來說是一個問題。

存儲：☆☆☆☆☆

對于免費的Google Docs，存儲空間是15 GB。我用了兩年，至今還沒刪過東西。

成本：☆☆☆☆

我司用的是起步版本，每月每人4.2美金，30 GB，換算成人民幣大約是330元一年。感覺就算是中小創(chuàng)業(yè)公司也能承受這筆費用。

事實上，使用Google Docs最大的挑戰(zhàn)是，你得在一家合法有資格用vpn的外資公司。對于民營創(chuàng)業(yè)公司來說，有點難度，先努把力做成一家有機會在美股港股上市的獨角獸先吧。

2、金山文檔

金山給人印象最深的是WPS。之前看到一個說法說金山文檔就是WPS的中文譯名。

估計金山產(chǎn)品一口老血噴在屏幕上。

WPS和微軟Office一樣，同為深度編輯工具；而金山文檔主打協(xié)作，應(yīng)該類比的是Google Docs這樣的在線協(xié)作工具，在很多維度上，金山的效率并不輸谷歌。

協(xié)作: ☆☆☆☆☆

金山文檔，作為企業(yè)導(dǎo)向的在線協(xié)同工具，在我看來是與Google Docs最為接近的產(chǎn)品。同樣的實時編輯，線下編輯功能，同樣提供企業(yè)必備的日歷、待辦、通訊錄、會議功能。在協(xié)作方面只缺少聊天工具之外（其實谷歌提供的Chat，咱也不用，咱用企業(yè)微信。）

此外，我最看中的文檔修訂功能。金山文檔仍能回到某位協(xié)作者的單次修改記錄里，修訂顯示也清晰明了。

權(quán)限設(shè)置上，目前只有金山文檔能免費設(shè)置不同特定用戶的編輯、只讀權(quán)限，對我來說，這種安全感是不能替代的。

易用性：☆☆☆☆☆

WPS已經(jīng)積累了強大的技術(shù)積累與沉淀。金山文檔與WPS同根同源，兼容很強，本地和線上切換無壓力，不會在傳輸文檔時丟格式，對于我們這些日常需要PPT匯報的人來說，這一點太重要了。

WPS多年在模板上的積累發(fā)揮了作用，對于企業(yè)來說，金山文檔有著海量模板，方便各個團隊直接套用模板提高工作效率。

金山的表單編輯甚至能實現(xiàn)較復(fù)雜且常用的vlookup功能，更可怕的是金山甚至支持跨表格的數(shù)據(jù)引用，省去了多張表格操作中復(fù)制粘貼帶來的犯錯率。

此外，金山文檔適配小程序和手機app，微信里就能修改，這點Google docs比不上。

而且在細節(jié)上也很用心，作為文字工作者常需要在手機端復(fù)制黏貼，金山文檔的光標(biāo)胖乎乎萌噠噠的，尤其適合我們這種粗手粗腳的直男拖拽。

存儲：☆☆☆

金山文檔提供1GB的免費空間，夠支撐一個小團隊的日常使用。

成本：☆☆☆☆☆

找了一圈，沒看到收費的地方，也沒有看到廣告。這意味著金山文檔目前是免費的。

這一點的誘惑力還是很大的。

對于企業(yè)來說，尤其是走上正軌希望正規(guī)化的創(chuàng)業(yè)公司，金山文檔是一款非常適合的產(chǎn)品。也是目前市場上，我看到距離谷歌文檔最為接近的產(chǎn)品。

如今的我出差很多，文檔協(xié)作非常依賴4G 網(wǎng)絡(luò)和手機，Google Docs在手機端的使用就變得很麻煩，我已經(jīng)逐漸把文件和材料遷移到金山文檔上。

3、石墨文檔

做了一項簡單的調(diào)研，身邊部分自媒體和學(xué)校老師喜歡用石墨文檔。

石墨文檔最初只有個人版，相對來說比較輕量級，適用于線下沙龍和個人用戶交流討論的場景。后來雖然也升級了企業(yè)版需要的幾種功能，但為時已晚，石墨在用戶心目中的定位，已經(jīng)固化成個人導(dǎo)向的協(xié)作工具了。

協(xié)作: ☆☆☆☆

可以回溯每位協(xié)作者的歷史修改，并返回某一版本。但分享設(shè)置過于簡單，免費版僅支持公開分享，沒有只讀和編輯權(quán)限，也不能設(shè)置密碼保護。

易用性：☆☆☆☆

界面美觀簡潔很加分，美中不足的是相較office軟件，功能差距較大，深度編輯的場景中還是需要導(dǎo)出文件，這點很麻煩。

存儲：☆☆☆

沒有說明免費存儲空間限制，用戶使用到一定限額會被收費。對于付費個人版來說，團隊存儲空間是5GB。

成本：☆☆☆

個人免費版含廣告，有點影響使用體驗。

小團隊可以升級至個人高級版，但功能和免費版差別不大。至于企業(yè)版基礎(chǔ)版，價格有點辣手，甚至超過了Google Workspace的定價。

4、騰訊文檔

騰訊文檔出道比較晚，2018年上線——坊間傳說是馬化騰親自寫的需求，卻被微信耽擱了。

讓我印象深刻的是，騰訊文檔上線時，特別推出了海量的簡歷模板，據(jù)說是騰訊HR出馬，特別設(shè)計了針對互聯(lián)網(wǎng)工程師、產(chǎn)品經(jīng)理、運營和設(shè)計等崗位的簡歷模板，似乎是把目標(biāo)群體對準(zhǔn)了大學(xué)生。

協(xié)作: ☆☆☆

騰訊在團隊協(xié)作提供的功能較少。

沒有類似于「團隊」或者「企業(yè)」這種空間功能，只提供「共享文件夾」，且不支持批量設(shè)置權(quán)限，對于企業(yè)用戶來說操作繁瑣，且缺乏安全性。

易用性：☆☆☆☆

騰訊文檔的常用模版功能強大，在特定場景中省時省力。但在深度編輯的過程中，不管是文檔、表單還是幻燈片，都有些office的常用功能無法實現(xiàn)。

存儲：☆☆☆

未標(biāo)明存儲空間限制。免費版對單圖片大小有10MB的限制。

成本：☆☆☆☆

免費版功能夠用，如果升級會員版價格為9元/月/人，價格很親民。

5、新閱

最后再推薦一個視頻協(xié)同工具。

如今視頻成為了各家平臺最為看重的賽道，視頻協(xié)作，也成為了香餑餑。很有點「眾人挖礦，我賣水」的架勢。

新閱在目前圖文內(nèi)容向視頻內(nèi)容過渡的新趨勢下，算是瞄準(zhǔn)了專業(yè)賽道。而且，視頻內(nèi)容生產(chǎn)又非常依賴團隊協(xié)作，這個領(lǐng)域新閱算是首屈一指了。

協(xié)作: ☆☆☆☆☆

視頻標(biāo)注功能精確到秒，協(xié)作用戶可以針對單個畫面進行修改評論，不用再忍受一團亂麻的截圖溝通。

易用性：☆☆☆☆

通過小程序就能無需安裝、下載、解壓，實現(xiàn)預(yù)覽閱片；與傳統(tǒng)微信+網(wǎng)盤、或是郵件分享的冗長鏈路相比，確實高效便捷。雖然安插了pr插件，剪輯功能強大，但目前平臺使用還是有不少bug待修正，我誤刪了一個視頻，發(fā)現(xiàn)就無法恢復(fù)，找了客服。客服態(tài)度倒是很好，但仍需要單獨提交信息才能幫恢復(fù)，用戶自己是沒有「垃圾箱」。

存儲：☆☆☆

免費存儲空間有10 GB 限制，對于視頻來說，能拍到5-6個高清視頻就會觸及上限，花錢是不可避免的。

成本：☆☆☆

感覺有點小貴，但市場上確實沒找到其他合適的替代品（有推薦的親們，麻煩在評論區(qū)留言給我）

總結(jié)一下，

以我的經(jīng)驗來說，電腦界面上操作的話，谷歌文檔自然是極好的。但操作上確實有難度。

金山文檔對于絕大部分國內(nèi)企業(yè)或者習(xí)慣于手機操作的職場人來說，應(yīng)當(dāng)是企業(yè)首選。

不管是團隊協(xié)作、功能，還是性價比，都表現(xiàn)優(yōu)異，員工上手沒有學(xué)習(xí)成本，手機端操作性最好，適合出差人士，目前還是免費無廣告，很難得。

此外，自媒體朋友可能會青睞輕量級的石墨，簡潔清爽顏值高；

騰訊文檔的優(yōu)勢是與qq的兼容性很高，可以在qq中直接打開，對于學(xué)生來說是有吸引力的。

視頻協(xié)作，雖然目前新閱有不少bug，但市場上并找不到其他合適產(chǎn)品。

非洲有句諺語：

If you want to go fast, go alone. If you want to go far, go together.你如果要走得快，一個人走；如果你要走得遠，你需要和團隊一起走。

隨著在家辦公和遠程辦公的普及，在線協(xié)同工具是未來大趨勢。無論是企業(yè)，還是個人都會越來越多的使用在線協(xié)作工具。

畢竟協(xié)同帶來的高效是個人無法企及的。對于我們來說找到適合自己的在線協(xié)同產(chǎn)品，盡管擁抱這個趨勢，是必然的選擇。別被科技的時代甩遠了。