在線協(xié)同文檔真的能提升辦公效率嗎？在什么場(chǎng)合更適用一些？

一個(gè)知乎創(chuàng)作者，一個(gè)老HR，一個(gè)文檔工作不離手的新時(shí)代打工人，也是一個(gè)資深筆記類應(yīng)用付費(fèi)用戶。

為了找到一款最好的在線文檔應(yīng)用，我體驗(yàn)過早期的evernote 到markdown 應(yīng)用如bear，以及在線協(xié)同的企業(yè)微信、飛書等應(yīng)用。

協(xié)同文檔砍掉了電腦硬盤里文檔查找、打開、轉(zhuǎn)發(fā)等低效率環(huán)節(jié)的時(shí)間，讓創(chuàng)作和協(xié)同更加聚焦和高效。

我個(gè)人一直是的印象筆記付費(fèi)用戶，今年疫情期間，開始使用金山文檔創(chuàng)作，以及和同事、客戶協(xié)作。

一、在線協(xié)同文檔適用什么場(chǎng)合？

1、讓創(chuàng)作變得更加容易，讓每個(gè)靈感小火花都有機(jī)會(huì)發(fā)光。

跟節(jié)省下來看得見的時(shí)間相比，在線協(xié)同文檔節(jié)省更多的是你看不見的時(shí)間，也就是你創(chuàng)作的心理啟動(dòng)時(shí)間，會(huì)讓你更愿意去創(chuàng)作。

設(shè)想從前得你，來了創(chuàng)作靈感，可能的做法是：在電腦端新建「我的創(chuàng)作」文件夾，跟工作、娛樂分開，再新建一個(gè)文檔，重新命名，雙擊打開，再寫標(biāo)題，調(diào)整慣用字體字號(hào)，碼字……一串操作下來，當(dāng)初的靈感小火花早就湮滅了。

而用了在線文檔，你的創(chuàng)造啟動(dòng)環(huán)節(jié)就是，打開 App 一鍵新建文檔，咔咔咔碼字，一頓操作下來，完事。愿意的話，再去改一下標(biāo)題。

當(dāng)創(chuàng)作這件事在你潛意識(shí)里，只是點(diǎn)開手機(jī)發(fā)個(gè)微信那么簡(jiǎn)單，也就會(huì)讓你更愿意隨時(shí)隨地去創(chuàng)作。

2、對(duì)于希望給碎片化時(shí)間要成果的人員，可實(shí)現(xiàn)塊狀工作時(shí)間與碎片時(shí)間的整合。

蹲在馬桶上靈感突然來了，趕緊擦干凈了去拿筆記本電腦？靈感沒了咋辦？這時(shí)，隨手打開app創(chuàng)作；或者在外面接完電話隨手把客戶的新需求記錄到項(xiàng)目方案里。

3、對(duì)于管理者、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，可實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員工作進(jìn)度的匯合。

公司年會(huì)項(xiàng)目正在籌備中，鐵蛋把表演節(jié)目才收集了1/3，主持人二丫不用等鐵蛋全收集完就可以寫串詞了，最終鐵蛋收集完，二丫也快差不多寫完了，狗剩負(fù)責(zé)舞臺(tái)設(shè)計(jì)，方案一放到協(xié)同文檔就能收到項(xiàng)目組的反饋，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)著協(xié)同文檔，就規(guī)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制了整場(chǎng)年會(huì)準(zhǔn)備活動(dòng)。

4、對(duì)于需對(duì)接客戶與相關(guān)方的同學(xué)，可以實(shí)現(xiàn)與相關(guān)方的工具協(xié)同。

張三組織市場(chǎng)展出活動(dòng)，設(shè)計(jì)公司用iwork，場(chǎng)地管理方用WPS，施工團(tuán)隊(duì)用手機(jī)，有了協(xié)同文檔，大家都可以通過網(wǎng)頁或app在協(xié)同文檔上愉快地敲字，瀏覽內(nèi)容，討論項(xiàng)目進(jìn)展。

總的來說，在線協(xié)同文檔讓多人統(tǒng)一到一個(gè)工具，實(shí)現(xiàn)了信息溝通和匯總的即時(shí)性，讓每個(gè)碎片化的投入都能實(shí)現(xiàn)最大化的產(chǎn)出。

二、哪個(gè)在線協(xié)同文檔好用

說了這么多，如何判斷一個(gè)協(xié)同文檔應(yīng)用是否好用？

如果你的協(xié)同時(shí)間較少，只是隨便用用，我相信金山文檔、騰訊文檔還是石墨文檔，哪個(gè)都可以，如果有同事間協(xié)同，就更取決于他們?cè)谟檬裁础?/p>

但是，如果你預(yù)計(jì)自己未來的協(xié)同創(chuàng)作較多，希望它能幫你節(jié)省更多時(shí)間，提升更多效率，就得關(guān)注不同協(xié)同文檔的輕便性和保障性。

輕便性是指，甩掉桌面辦公的累贅，可以大幅提高效率。結(jié)合了在線的優(yōu)勢(shì)，輕裝上陣，學(xué)習(xí)適應(yīng)起來很快捷，操作起來順滑輕便，干啥都快。

保障性是指，保持桌面辦公的優(yōu)勢(shì)，沒有因?yàn)樵诰€而帶來新麻煩。在線協(xié)同后，仍像帶了個(gè)插著網(wǎng)線的筆記本一樣，沒有因?yàn)樵诰€而削弱生產(chǎn)力性能，還能給你桌面辦公的安全感。

我們按輕便性和保障性對(duì)幾個(gè)產(chǎn)品做下對(duì)比。

輕便性

協(xié)同文檔這個(gè)品類里，配上vpn才能用的Google Docs 我們就不多說了。而很多人說的協(xié)同文檔印象筆記我也從沒當(dāng)它是在線協(xié)同文檔，動(dòng)輒因?yàn)槎嗫蛻舳瞬僮魍讲患皶r(shí)導(dǎo)致「沖突筆記」讓人頭大，跟別人協(xié)同就算了。

而剩下的騰訊文檔、石墨文檔、金山文檔，在電腦、手機(jī)、平板上的應(yīng)用，操控都很流暢。

在界面設(shè)計(jì)布局的輕便感上，騰訊文檔很簡(jiǎn)潔，金山文檔簡(jiǎn)潔+小創(chuàng)新，石墨文檔略傳統(tǒng)。之所以在意這點(diǎn)，是因?yàn)槲覍?duì)協(xié)同文檔依賴度高，比較挑剔，對(duì)大多數(shù)低度使用用戶，體驗(yàn)應(yīng)該差異不大。

石墨電腦端初始界面是仿桌面模式，輕便感不夠，在文檔編輯視圖界面就沒有這個(gè)問題了。

金山文檔、騰訊文檔電腦端很相似，不過金山文檔多了待辦清單和日歷按鈕，可以很方便地隨手把文檔中的新任務(wù)添加到待辦清單或日歷。

保障性

多文檔類型支持

各家在線協(xié)同文檔都支持office三大金剛：文檔、幻燈片、數(shù)據(jù)表，但實(shí)際上只要工作進(jìn)階點(diǎn)，就還會(huì)經(jīng)常用到pdf 和 思維導(dǎo)圖，我們公司在員工培訓(xùn)時(shí)稱之為「五大金剛」。

pdf 格式的文件很常見，各類報(bào)告、介紹冊(cè)、文獻(xiàn)、簡(jiǎn)歷、電子發(fā)票等，關(guān)鍵時(shí)刻打不開很尷尬。

電腦操作系統(tǒng)自帶pdf 預(yù)覽功能并不智能，而亂裝pdf 編輯軟件又可能收到軟件公司的律師函，所以，協(xié)同文檔如果自帶 pdf 閱讀器，實(shí)現(xiàn)pdf隨時(shí)閱讀、復(fù)制粘貼，就不能更方便了！

但這個(gè)功能可能專利授權(quán)費(fèi)或開發(fā)費(fèi)太高，大多數(shù)協(xié)同文檔都沒有。不過，背靠WPS老大哥的金山文檔，就整合了囊括了五大金剛的「辦公全家桶」，用起來賊溜。

你不得不感慨，好的出身讓某些選手起步就站在領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上。

傳統(tǒng)文檔兼容性

所有人都用在線協(xié)同文檔的話，大家辦公都會(huì)很高效。就像如果能把所有車換成自動(dòng)駕駛車輛，那實(shí)現(xiàn)的技術(shù)難度會(huì)更低。

痛苦的是，很多客戶、供應(yīng)商、政府等相關(guān)方，都還是傳統(tǒng)桌面辦公，所以文檔兼容性就顯得極其重要。

幾個(gè)同學(xué)在線完成了一個(gè)政府項(xiàng)目申報(bào)材料，內(nèi)容完成了，還要花費(fèi)更多時(shí)間復(fù)制粘貼到規(guī)定格式word內(nèi)。

協(xié)作編輯一時(shí)爽，調(diào)整格式真酸爽。

大部分支持導(dǎo)入office 文檔的在線協(xié)同文檔，包括騰訊文檔、石墨文檔、飛書文檔，對(duì)原生office 文檔導(dǎo)入只能到剛剛及格水平。文字導(dǎo)入是沒問題的，但里面要是有圖文混排、圖形圖表、文字批注等，可能就沒法看了。

而且，雖然大家都自稱是在線協(xié)同，但大多其實(shí)是「有限協(xié)同」，你看看在本地常用的跨數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)引用(如vlookup)，哪個(gè)在線協(xié)同文檔能支持？

這些對(duì)傳統(tǒng)文檔的低兼容度，和在線后的功能閹割，給桌面辦公轉(zhuǎn)向在線協(xié)同文檔，設(shè)置了阻礙。

這輪，金山文檔又默默地考了個(gè)全班第一。

從本地Office導(dǎo)入或同步的文檔，在金山文檔中還原度最高，版式、批注都在。

比如，現(xiàn)在新來的政府項(xiàng)目申報(bào)文檔或股東投后數(shù)據(jù)表，我們都直接導(dǎo)入金山文檔，幾個(gè)小伙伴協(xié)同編輯完，下載直接轉(zhuǎn)發(fā)，投資人也說我們反饋數(shù)據(jù)更快了……

更甚者，金山文檔還實(shí)現(xiàn)了在線的跨數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)引用，我們財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部一直抱怨的在線數(shù)據(jù)表沒法在線協(xié)同問題，現(xiàn)在也解決了。

最后總結(jié)一下，在應(yīng)該方便的輕便性上，幾個(gè)在線協(xié)同文檔差異不大，但在可能帶來很大不便的保障性上，金山文檔以壓倒性優(yōu)勢(shì)勝出。

也就是說，偶爾玩玩，哪個(gè)都行，真拿來辦公或者深度使用，金山文檔應(yīng)該能給你更多支持和便利。

選擇一款好的在線協(xié)同文檔，提高的是工作效率，節(jié)省的是時(shí)間和生命。多留點(diǎn)時(shí)間，讀會(huì)書、跑個(gè)步、吃會(huì)雞，哪怕睡個(gè)覺，也是我們打工人能給自己最實(shí)惠的犒勞了。

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