用甘特圖做項(xiàng)目管理，讓你的規(guī)劃更清晰

互聯(lián)網(wǎng)上討論生產(chǎn)力的文章很多，但幾乎全是任務(wù)管理相關(guān)的，很難看到項(xiàng)目管理 App。

甘特圖就是幾乎沒有被人介紹到的一個(gè)有力生產(chǎn)力工具。通過甘特圖，可以一目了然看到一個(gè)項(xiàng)目里面的各個(gè)任務(wù)分別從什么時(shí)候開始什么時(shí)候結(jié)束，不同任務(wù)之間是否有時(shí)間重疊和依賴，以及哪些任務(wù)可以同時(shí)做哪些任務(wù)必需有先后順序。

當(dāng)你開始使用甘特圖來規(guī)劃任務(wù)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)你的生產(chǎn)力進(jìn)入了另一個(gè)層次。

什么是甘特圖

什么是甘特圖呢？下面這張圖就是甘特圖。

這張圖是我 12 月離職做交接時(shí)候的甘特圖。

• 不同的顏色表示不同的人
• 每一行表示一個(gè)任務(wù)
• 紅色豎線表示今天應(yīng)該完成的任務(wù)
• 任務(wù)與任務(wù)之間的黑色箭頭表示任務(wù)之間的依賴關(guān)系，必需完成前面的才能完成后面的
• 帶中心黑線的任務(wù)表示已經(jīng)完成的任務(wù)

通過這一張甘特圖，我能一眼看出以下信息：

1. 今天誰應(yīng)該做什么任務(wù)
2. 這個(gè)任務(wù)從什么時(shí)候開始，到什么時(shí)候結(jié)束
3. 一個(gè)人在一段時(shí)間有哪些任務(wù)
4. 應(yīng)該先做哪些任務(wù)再做哪些任務(wù)
5. 哪些任務(wù)可以同時(shí)做
6. 這個(gè)任務(wù)是否被其他任務(wù)依賴，如果是，那么這個(gè)任務(wù)就不能推遲，必需按時(shí)完成或者提前完成，否則會(huì)影響后面的任務(wù)
7. 每個(gè)任務(wù)已經(jīng)完成多少還剩多少
8. 大任務(wù)下面有哪些子任務(wù)
9. 任務(wù)的里程碑是什么時(shí)候

為什么要用甘特圖

使用甘特圖，可以克服任務(wù)管理工具的幾個(gè)缺陷。

少數(shù)派的文章喜歡介紹任務(wù)管理工具，很多人也喜歡用任務(wù)管理工具。任務(wù)管理 App，更是多不勝數(shù)，常見的 Things 3、Todoist、Any.do、Teambition、Trello……其中 Things 3 和 Todoist，本質(zhì)上就像是一個(gè)增強(qiáng)版的提醒工具，你要做什么事情，填上去，設(shè)置好 Deadline，事情做完了勾掉。如下圖所示。

但這種類型的 App 有一個(gè)缺點(diǎn)——任務(wù)只有 未做 和 完成 兩個(gè)狀態(tài)，沒有 正在做 的狀態(tài)。

而 Teambition 與 Trello 稍微進(jìn)步一點(diǎn)，引入了看板的概念，于是能夠顯示任務(wù)在各個(gè)階段的狀態(tài)，如下圖所示。這張圖是少數(shù)派的 Trello 看板，用來讓作者選題。

這種類型的 App 有一個(gè)很大的問題：你做了很多任務(wù)，但是你不知道你做這些任務(wù)是為了什么。任務(wù)管理類 App 適合用來記錄和追蹤各種瑣碎的任務(wù)和相關(guān)性不強(qiáng)的任務(wù)。就像是少數(shù)派的每一篇文章，文章與文章之間不是一個(gè)系列的關(guān)系，他們各自獨(dú)立，誰都可以領(lǐng)選題寫文章，哪個(gè)選題先寫哪個(gè)選題后寫，關(guān)系不大。

一旦要規(guī)劃一個(gè)項(xiàng)目，對(duì)于規(guī)劃項(xiàng)目的人和做項(xiàng)目的人，用任務(wù)管理類 App 都會(huì)讓人覺得使不上勁。對(duì)于做任務(wù)的人，看到每一個(gè)獨(dú)立的任務(wù)，對(duì)項(xiàng)目沒有整體的概念；對(duì)于規(guī)劃項(xiàng)目的人，不知道任務(wù)是不是已經(jīng)切分得足夠細(xì)，是否有遺漏。舉一個(gè)例子，下面是一些任務(wù)：

• 找 IT 申請(qǐng)服務(wù)器
• 配置 Dockerfile
• 配置 Docker Swarm
• 搭建 Jenkins
• 配置 Github Hook
• 選擇三個(gè) Repo 測試

現(xiàn)在看到上面的幾個(gè)任務(wù)，你知道我是想做什么嗎？我想實(shí)現(xiàn)持續(xù)集成（CI），實(shí)現(xiàn)開發(fā)人員把代碼一推到 Github，系統(tǒng)自動(dòng)使用 Jenkins 把代碼拉到測試服務(wù)器，檢查代碼風(fēng)格，做單元測試，做功能測試，自動(dòng)生成 Code Review 申請(qǐng)發(fā)送給相關(guān)人員，Code Review 以后自動(dòng)把代碼集成到主干并部署。但是對(duì)于做任務(wù)的人，卻很難根據(jù)上面的任務(wù)發(fā)現(xiàn)要做這個(gè)事情。對(duì)于規(guī)劃任務(wù)的人，也很難發(fā)現(xiàn)是否漏掉了任務(wù)，以及是否其中的一個(gè)或者多個(gè)任務(wù)可以繼續(xù)拆分。

再一個(gè)問題，在為每一個(gè)任務(wù)設(shè)定時(shí)間的時(shí)候，任務(wù)一旦多，很難把控每個(gè)任務(wù)的具體時(shí)長。也難以發(fā)現(xiàn)哪些任務(wù)可以同時(shí)做，哪些任務(wù)有依賴必需先做這個(gè)再做那個(gè)，前置任務(wù)必需按時(shí)完成。即使設(shè)置了任務(wù)優(yōu)先級(jí)，但是對(duì)于同級(jí)的任務(wù)誰先做誰后做，你卻無法把控，只有看 App 上哪個(gè)排前面就先做哪個(gè)。

我曾經(jīng)有一篇文章，就是因?yàn)榭紤]到 Teambition 的這個(gè)問題，所以把 Teambition 與大綱工具 Workflowy 結(jié)合起來使用。文章地址為：TeamFlowy——結(jié)合 Teambition 與 Workflowy

但是，如果你使用了甘特圖，你就可以克服任務(wù)管理 App 的這些缺陷。因?yàn)闉榱死L制出甘特圖，你必需強(qiáng)迫自己完成以下幾件事情：

1. 確定每一個(gè)任務(wù)的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間
2. 確定任務(wù)的依賴關(guān)系
3. 分離可以同時(shí)運(yùn)行的任務(wù)
4. 確定不同人的任務(wù)間的時(shí)間關(guān)系

當(dāng)你根據(jù)以上的規(guī)則繪制好第一版甘特圖以后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有些地方是可以繼續(xù)調(diào)整的，但是這種調(diào)整，在你沒有畫圖之前是不能發(fā)現(xiàn)的。于是你會(huì)在調(diào)整甘特圖的過程中，讓項(xiàng)目的規(guī)劃越來越清晰。

怎么做甘特圖

繪制甘特圖不一定需要 App，你可以在紙上做甘特圖，也可以用 Excel 來做。下面這張圖是來自網(wǎng)絡(luò)。

這是使用 Excel 做出來的效果，但是做起來稍顯麻煩。

OmniPlan 和 MS Project 都是非常專業(yè)的甘特圖制作軟件，但是價(jià)格非常高。畢竟這是生產(chǎn)力軟件，使用這個(gè)軟件你是可以賺大錢的，自然軟件本身就會(huì)比較貴。

開源的甘特圖軟件也有不少，不過不是功能不全就是界面丑陋。這里介紹一個(gè)相對(duì)比較完整的甘特圖制作軟件：GanttProject，除了長的比較丑，其他方面 GanttProject 很好用。

GanttProject 的官方網(wǎng)站為 ganttproject.biz，在這里你可以下載到 macOS、Windows 或者 Linux 版本的軟件。

GanttProject 運(yùn)行以后的界面如下圖所示。

在左側(cè)任務(wù)面板右鍵或者按下鍵盤 Command + T 就可以添加任務(wù)，Windows 和 Linux 對(duì)應(yīng)的快捷鍵為 Ctrl + T。如下圖所示。

創(chuàng)建好了一個(gè)任務(wù)，它默認(rèn)的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間都是今天。在任務(wù)上面右鍵，選擇 任務(wù)屬性，可以打開任務(wù)屬性設(shè)置界面，在這里可以設(shè)置任務(wù)的開始時(shí)間和任務(wù)時(shí)長。但是你不能設(shè)置任務(wù)結(jié)束時(shí)間。因?yàn)槿蝿?wù)結(jié)束時(shí)間會(huì)根據(jù)開始時(shí)間和任務(wù)時(shí)長自動(dòng)計(jì)算。如下圖所示。

在這個(gè)界面，還可以設(shè)置任務(wù)的顏色，實(shí)現(xiàn)不同人不同顏色，或者不同項(xiàng)目不同顏色。也可以在這里更新任務(wù)進(jìn)度。

創(chuàng)建多個(gè)任務(wù)，如果后面的任務(wù)依賴前面的任務(wù)，那么在右側(cè)被依賴的任務(wù)色條上單擊鼠標(biāo)左鍵，按住并拖動(dòng)到依賴它的任務(wù)上。依賴它的任務(wù)的起始時(shí)間自動(dòng)就會(huì)變?yōu)楸灰蕾嚾蝿?wù)的結(jié)束時(shí)間，如下圖所示。此時(shí)，后一個(gè)任務(wù)只能設(shè)置任務(wù)的時(shí)長，不能修改任務(wù)的起始時(shí)間。

如果依賴關(guān)系設(shè)置錯(cuò)誤，打開依賴任務(wù)的任務(wù)屬性，定位到 前置任務(wù) 選項(xiàng)卡，在這里可以刪除被依賴的任務(wù)或者修改被依賴任務(wù)。如下圖所示。

如果你需要移動(dòng)任務(wù)的順序，鼠標(biāo)單擊選中它，按下鍵盤上的 Alt + 方向鍵上或下 即可移動(dòng)任務(wù)。

我認(rèn)為甘特圖有一個(gè)非常重要的元素，就是豎直紅線，它指向了今天的任務(wù)。要打開這跟紅線，需要單擊菜單欄的 編輯 - 設(shè)置，定位到 甘特圖設(shè)定，在 將今天顯示為紅色 點(diǎn)選為 是，如下圖所示。

單擊確定回到甘特圖的界面，可以看到圖中出現(xiàn)了一條紅色豎線。這條豎線指向了今天應(yīng)該做的事情。如下圖所示。

每天打開甘特圖，這根紅線都會(huì)指向當(dāng)天。

GanttProject 可以把做好的甘特圖導(dǎo)出為圖片，CSV、HTML 或者 PDF 文件。單擊 項(xiàng)目 - 導(dǎo)出，點(diǎn)選 Raster圖像文件，并單擊 下一步，如下圖所示。

設(shè)置保存路徑和甘特圖的日期范圍即可導(dǎo)出為 PNG 文件，以方便分享。

GanttProject 還有更多功能，你可以安裝以后慢慢研究。