大家做項(xiàng)目管理時(shí)都用的什么工具？

當(dāng)我們成為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人時(shí)，找到合適的工具來(lái)管理跟進(jìn)項(xiàng)目，就成為了迫切需要解決的問(wèn)題。一款優(yōu)秀的工具，在項(xiàng)目的管理跟進(jìn)中，起著極為重要的作用。一般除了可以付費(fèi)購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目管理軟件外，還可以使用表格來(lái)管理項(xiàng)目，而傳統(tǒng)的 Excel 表格存在著很多局限性，有些項(xiàng)目管理需要用到的功能無(wú)法方便的實(shí)現(xiàn)，一些深層一點(diǎn)的操作對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)，也存在著學(xué)習(xí)成本高，使用門(mén)檻高的困惑。

那么在這里分享一款表格工具：SeaTable ，它雖然不是專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目管理工具，但作為新型的在線協(xié)同表格和信息管理工具，它有著很強(qiáng)的靈活性，而且用起來(lái)更簡(jiǎn)單，可以適用于包括項(xiàng)目管理在內(nèi)的諸多場(chǎng)景，既能管理單一項(xiàng)目的多任務(wù)，也能管理跟進(jìn)多項(xiàng)目。

個(gè)人和團(tuán)隊(duì)都可以免費(fèi)使用。官網(wǎng)中也有很多項(xiàng)目管理跟進(jìn)模板。

從項(xiàng)目管理跟進(jìn)方面，這里簡(jiǎn)單總結(jié)下幾點(diǎn)：

一、記錄項(xiàng)目信息更全面

SeaTable 表格支持圖片、文件、長(zhǎng)文本、單選、多選、勾選、協(xié)作人、公式、鏈接其他記錄、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、修改者、修改時(shí)間等豐富實(shí)用的數(shù)據(jù)類(lèi)型，讓我們?cè)谟涗浐凸芾眄?xiàng)目的各種信息時(shí)，變得更加游刃有余，僅用一個(gè)表格就實(shí)現(xiàn)了專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目管理軟件才可能有的一些功能。

比如：

①項(xiàng)目的長(zhǎng)文本日志、文檔、圖片、表格、pdf、音視頻等文件等，都可以記錄到表格里，并且可以直接在線查看。在長(zhǎng)文本里，還能添加任務(wù)列表、代碼塊、行內(nèi)代碼、表格、圖片等。

②在日期類(lèi)型里，可選擇多種日期格式，還可以精確到分鐘。雙擊單元格就能直接選擇日期，更規(guī)范更便捷。

③可通過(guò)帶有顏色的單選類(lèi)型標(biāo)簽，來(lái)標(biāo)記項(xiàng)目的完成狀態(tài)、類(lèi)型、部門(mén)等，使用非常靈活，查看也更醒目。

④通過(guò)鏈接其他記錄類(lèi)型，就能把不同表間的項(xiàng)目信息關(guān)聯(lián)起來(lái)，簡(jiǎn)單又方便。

如下圖：

二、查看項(xiàng)目信息更靈活

1.可快速切換查看不同角度的項(xiàng)目信息

SeaTable 支持在表上增加多個(gè)視圖，我們可以根據(jù)需要為視圖設(shè)置過(guò)濾、排序、分組、隱藏等條件，這些條件可單獨(dú)設(shè)置，也可組合設(shè)置，符合條件的信息會(huì)自動(dòng)進(jìn)入到相應(yīng)視圖里。我們可以隨時(shí)快速切換查看不同角度的項(xiàng)目信息，對(duì)于管理項(xiàng)目來(lái)說(shuō)非常方便。并且它還支持打印視圖。

比如通過(guò)分組，就能把項(xiàng)目跟進(jìn)時(shí)間自動(dòng)按周分組、按月分組等；
通過(guò)過(guò)濾器，就能篩選出狀態(tài)是進(jìn)行中的項(xiàng)目等。
另外，還可以通過(guò)搜索框來(lái)快速查找特定信息。

如下圖：

2.可通過(guò)自動(dòng)又靈活的時(shí)間線可視化項(xiàng)目時(shí)間

在 SeaTable 表格中，不用再像 Excel 那樣來(lái)畫(huà)甘特圖，或設(shè)置復(fù)雜的公式函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)時(shí)間圖表。現(xiàn)在用時(shí)間線插件就可快速實(shí)現(xiàn)，而且設(shè)置更自動(dòng)更靈活。

可同時(shí)增加和查看多個(gè)時(shí)間線視圖，比如：可查看所有項(xiàng)目的時(shí)間周期，可展示某些特定視圖的項(xiàng)目時(shí)間線，可查看某一項(xiàng)目的多任務(wù)時(shí)間周期。時(shí)間線上的信息會(huì)自動(dòng)隨著表格視圖信息的變動(dòng)而更新，不需要手動(dòng)維護(hù)，可隨時(shí)查看。

如下圖：

3.可通過(guò)日歷直觀展示項(xiàng)目時(shí)程

如果項(xiàng)目周期更長(zhǎng)，甘特圖也過(guò)于復(fù)雜時(shí)，那么日歷也是項(xiàng)目管理的有效工具。在 SeaTable 表格中，日歷插件可以自動(dòng)展示表格視圖里的項(xiàng)目信息，并且可以同時(shí)增加多個(gè)想要的項(xiàng)目日歷視圖，可快速切換查看。

點(diǎn)擊日歷上的項(xiàng)目信息，還可以直接進(jìn)去查看和編輯該項(xiàng)目在表格中的詳情。

如下圖：

另外，在 SeaTable 表格中，我們根據(jù)項(xiàng)目特征，還可以通過(guò)地圖、圖庫(kù)等形式來(lái)展示表格里視圖的信息。

三、協(xié)作權(quán)限管控更細(xì)致

用 SeaTable 表格管理跟進(jìn)項(xiàng)目信息：

①可以把整個(gè)表格的只讀或可讀寫(xiě)權(quán)限共享給其他人、部門(mén)、群組。

②可以通過(guò)“分享視圖”功能，把表里的單個(gè)數(shù)據(jù)視圖共享給其他人、群組、部門(mén)來(lái)進(jìn)行協(xié)作。

③可以鎖定視圖：別人無(wú)法取消該被共享視圖的條件，只能查看和編輯符合該視圖條件的數(shù)據(jù)信息。

④可以鎖定表頭：別人無(wú)法修改列名稱(chēng)、轉(zhuǎn)換列的數(shù)據(jù)類(lèi)型、調(diào)整列順序、調(diào)整列寬、增加列。

⑤可以隱藏列，可以鎖定行（別人無(wú)法編輯被鎖定的行）、設(shè)置列的編輯權(quán)限（可選擇任何人都不能編輯、只有表格管理員可編輯、表的哪些共享用戶(hù)可編輯）。

總之，在協(xié)作權(quán)限管控上，它比傳統(tǒng)的表格更細(xì)致更靈活，也滿足了很多專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目軟件才可能有的高級(jí)協(xié)作權(quán)限功能。

在使用場(chǎng)景上，比如可以輕松實(shí)現(xiàn)：

每個(gè)人只能看見(jiàn)和編輯自己的項(xiàng)目信息，無(wú)法看到和修改別人的項(xiàng)目信息，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能看到所有人填寫(xiě)的實(shí)時(shí)信息；

在表格里，可以把不同的項(xiàng)目任務(wù)分發(fā)給不同的成員、群組；可以把特定的項(xiàng)目信息匯報(bào)給指定的人來(lái)查看或協(xié)作。

另外，協(xié)作也包括了即時(shí)溝通和協(xié)同，在 SeaTable 表格中，可以通過(guò)添加評(píng)論來(lái)在線溝通，文字、圖片都可以作為評(píng)論內(nèi)容來(lái)發(fā)送。當(dāng)被@評(píng)論時(shí)，或被添加為某任務(wù)的協(xié)作人時(shí)，都會(huì)實(shí)時(shí)在線收到通知。這些都讓我們?cè)陧?xiàng)目的協(xié)作協(xié)同上變得更加靈活。

四、統(tǒng)計(jì)分析項(xiàng)目更方便

對(duì)項(xiàng)目表的各個(gè)視圖進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，通過(guò)“統(tǒng)計(jì)”功能，選擇幾個(gè)參數(shù)就可以快速創(chuàng)建出統(tǒng)計(jì)圖表和統(tǒng)計(jì)表格，無(wú)需公式函數(shù)或復(fù)雜設(shè)置。圖表會(huì)隨著表格視圖里的信息變動(dòng)而自動(dòng)更新，并不需要人為額外更新，能最大程度減少工作量。并且點(diǎn)擊圖表或統(tǒng)計(jì)表格上的數(shù)值，還可以直接進(jìn)去查看和編輯詳情。

如下圖：

統(tǒng)計(jì)設(shè)置更簡(jiǎn)單：

總結(jié)

除了以上介紹的，它還有很多便捷的功能，比如：

• 提醒通知功能，就能對(duì)項(xiàng)目任務(wù)接近截止日期、記錄被修改、記錄被修改后滿足特定條件，自動(dòng)發(fā)出提醒通知；
• 表單就能把表單收集的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自動(dòng)匯總到表格里，做問(wèn)卷調(diào)查、做反饋收集非常省事；
• 自定義的腳本功能和各種插件，就能幫我們進(jìn)一步擴(kuò)展應(yīng)用；
• 甚至還可以通過(guò)接入 API 實(shí)現(xiàn)更高級(jí)的業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化。

這些都能幫我們更方便地做好簡(jiǎn)單或復(fù)雜項(xiàng)目的跟進(jìn)管理。

另外，SeaTable 不需要下載安裝，登錄就可以在線使用，還可以通過(guò)微信小程序來(lái)隨時(shí)查看和編輯。總之，這款表格工具對(duì)于項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)，在使用上非常簡(jiǎn)單靈活。當(dāng)然，你也可以應(yīng)用于其他場(chǎng)景里。

希望本回答能讓大家多一款好工具哦！

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