如何選擇合適的項目管理軟件

隨著科技的發(fā)展及計算機(jī)的應(yīng)用，大量的項目管理軟件涌現(xiàn)出來。對于大型項目管理，沒有軟件支撐，僅僅靠手工完成項目任務(wù)制定、跟蹤項目進(jìn)度、資源管理、成本預(yù)算的難度是相當(dāng)大的。

　　下面我們看一下項目管理軟件具備的基本功能：　

1、制定計劃

項目管理人員可以使用進(jìn)度貓甘特圖制定項目計劃。對每項任務(wù)安排起始日期，甘特圖會自動計算每個任務(wù)的耗時；明確各任務(wù)的先后順序，確認(rèn)各個子項目的依賴關(guān)系，然后將任務(wù)分配給團(tuán)隊成員。通過進(jìn)度貓甘特圖排定項目日程，或隨任務(wù)和資源的修改而調(diào)整日程。

2、監(jiān)督和跟蹤項目

大多數(shù)軟件都可以跟蹤多種活動。項目進(jìn)度跟蹤也是項目管理中重要的環(huán)節(jié)，編制經(jīng)濟(jì)合理的進(jìn)度計劃，并據(jù)以檢查工程項目進(jìn)度計劃的執(zhí)行情況，若發(fā)現(xiàn)實際執(zhí)行情況與計劃進(jìn)度不一致，就及時分析原因，并采取必要的措施對原工程進(jìn)度計劃進(jìn)行調(diào)整或修正的過程。工程項目進(jìn)度管理的目的就是為了實現(xiàn)最優(yōu)工期，多快好省地完成任務(wù)。

3、報表生成

　　與人工相比，項目管理軟件的一個突出功能是能在許多數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上，快速、簡便地生成多種報表和圖表，如甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、資源圖表、日歷等。

4、方便的資料交換手段

　　許多項目管理軟件允許用戶從其他應(yīng)用程序中獲取資料，一些項目管理軟件還可以通過電子郵件發(fā)送項目信息，項目人員通過電子郵件獲取信息，如最新的項目計劃、當(dāng)前任務(wù)完成情況以及各種工作報表。

5、處理多個項目和子項目

有些項目很大而且很復(fù)雜，將其作為一個大文件進(jìn)行瀏覽和操作可能難度較大。而將其分解成子項目后，可以分別查看每個子項目，更便于管理。另外，有可能項目經(jīng)理或成員同時參加多個項目的工作，需要在多個項目中分配工作時間。

6、排序和篩選

　　大多數(shù)項目管理軟件都提供排序和篩選功能。通過排序，用戶可以按所需順序瀏覽信息，如按字母順序顯示任務(wù)和資源信息。通過篩選，用戶可以指定需要顯示的信息，而將其他信息隱藏起來。

7、假設(shè)分析

“假設(shè)分析”是項目管理軟件提供的一個非常實用的功能，用戶可以利用該功能探討各種情況的結(jié)果。例如，假設(shè)某任務(wù)延長一周，則系統(tǒng)就能計算出該延時對整個項目的影響。這樣，項目經(jīng)理可以根據(jù)各種情況的不同結(jié)果進(jìn)行優(yōu)化，更好地控制項目的發(fā)展。