哈爾濱市職工檔案管理辦法
哈爾濱市職工檔案管理辦法
（2008年12月10日哈爾濱市人民政府令第194號(hào)發(fā)布
根據(jù)2017年10月26日《哈爾濱市人民政府關(guān)于修改〈哈爾濱市行政機(jī)關(guān)培訓(xùn)收費(fèi)管理規(guī)定〉等十七部市政府規(guī)章的決定》修改）
第一條 為加強(qiáng)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)勞動(dòng)者合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《哈爾濱市檔案管理?xiàng)l例》等有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 本市行政區(qū)域內(nèi)與機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、個(gè)體經(jīng)濟(jì)組織、民辦非企業(yè)單位(以下簡稱用人單位)形成勞動(dòng)關(guān)系的勞動(dòng)者(以下簡稱職工)的檔案管理，適用本辦法。
第三條 本辦法由市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。
區(qū)、縣（市）檔案行政管理部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)職工檔案的管理工作。
第四條 用人單位必須為職工建立個(gè)人檔案。
第五條 職工檔案由用人單位的人力資源職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理，用人單位不具備保管條件或者有下列情況之一的，用人單位或者職工應(yīng)當(dāng)將檔案委托給具備檔案保管資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)（以下簡稱檔案代管機(jī)構(gòu)）代管：
（一）破產(chǎn)或轉(zhuǎn)制企業(yè)的失業(yè)人員；
（二）離職、辭職、開除、終止（解除）勞動(dòng)關(guān)系的人員；
（三）自謀職業(yè)、自費(fèi)出國人員、個(gè)體經(jīng)濟(jì)組織雇用人員、外企駐哈機(jī)構(gòu)的中方雇員；
（四）靈活就業(yè)人員；
（五）其他有檔案保管要求的用人單位或個(gè)人。
第六條 用人單位或者職工委托檔案代管機(jī)構(gòu)保管職工檔案，應(yīng)當(dāng)與檔案代管機(jī)構(gòu)簽訂委托協(xié)議書，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任等內(nèi)容，并向用人單位開具調(diào)檔函，轉(zhuǎn)移職工檔案。檔案代管機(jī)構(gòu)接到職工檔案后應(yīng)當(dāng)認(rèn)真清查登記，確認(rèn)無誤后方可歸檔。對(duì)轉(zhuǎn)來的檔案材料不齊全的，應(yīng)當(dāng)退用人單位補(bǔ)齊。
第七條 用人單位的人力資源職能機(jī)構(gòu)和檔案代管機(jī)構(gòu)（以下簡稱檔案管理機(jī)構(gòu)）應(yīng)當(dāng)按規(guī)定辦理職工檔案登記，并指定專人、設(shè)立專庫（柜）管理職工檔案，確保職工檔案的完整、真實(shí)和安全。
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
第八條 用人單位的人力資源職能機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)履行下列保管職工檔案職責(zé)：
（一）收集、整理、立卷，保證職工檔案材料的完整齊全；
（二）辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
（三）登記職工工作變動(dòng)、簽訂勞動(dòng)合同、辦理社會(huì)保險(xiǎn)等情況；
（四）依法為有關(guān)部門提供職工情況；
（五）做好職工檔案的安全、保密和保護(hù)工作；
（六）辦理其他涉及職工檔案的有關(guān)事項(xiàng)。
第九條 檔案代管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)履行下列保管職工檔案職責(zé)：
（一）收集、記錄、鑒別、整理職工檔案材料；
（二）辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
（三）做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；
（四）辦理用人單位或者職工委托辦理的其他相關(guān)事項(xiàng)。
第十條 任何單位和個(gè)人不得涂改、偽造、擅自銷毀職工檔案，不得公布、泄露檔案內(nèi)容，不得私自保存他人檔案或利用職工檔案材料營私舞弊。
第十一條 立卷歸檔的材料應(yīng)當(dāng)經(jīng)過認(rèn)真鑒別，做到材料真實(shí)、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)用人單位審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)當(dāng)在蓋章或簽字后歸檔。
第十二條 檔案管理機(jī)構(gòu)向社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)移交退休職工檔案，移交雙方應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，填寫移交清冊(cè)，同時(shí)移交職工檔案案卷目錄和電子檔案。
第十三條 檔案轉(zhuǎn)出單位和接收單位轉(zhuǎn)遞職工檔案，應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：
（一）對(duì)轉(zhuǎn)出的職工檔案，必須按《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目登記，并密封包裝；
（二）對(duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出；
（三）接收單位收到職工檔案經(jīng)核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)15日內(nèi)退回。轉(zhuǎn)出單位逾期未收到回執(zhí)的，應(yīng)及時(shí)催問、追查；
（四）《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》應(yīng)在轉(zhuǎn)出單位保管滿20年以上，方可銷毀；
（五）檔案的轉(zhuǎn)遞必須通過機(jī)要部門或?qū)Ｂ毴藛T取送，不得交本人或其他人員攜帶。
第十四條 職工檔案出現(xiàn)丟失、損毀的，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依據(jù)《哈爾濱市企業(yè)職工檔案丟失損毀補(bǔ)辦認(rèn)定辦法》的規(guī)定，及時(shí)采取補(bǔ)救措施，履行補(bǔ)辦檔案義務(wù)，并向檔案行政管理部門報(bào)告。
第十五條 職工失蹤、死亡、上學(xué)、參軍、流動(dòng)或者移居國外的，檔案由職工原所在用人單位保管，也可由檔案代管機(jī)構(gòu)代為保管。
第十六條 檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全職工檔案查閱、借閱工作制度，明確檔案查閱條件及利用范圍。
職工個(gè)人不得查閱或者借用本人及其直系親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。
查閱、借閱檔案，應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：
（一）用人單位查閱職工檔案應(yīng)當(dāng)憑加蓋有用人單位公章的介紹信，申明查閱理由，由檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)規(guī)定和需要提供檔案材料；
（二）對(duì)高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員和涉及國家秘密的靈活就業(yè)人員檔案要嚴(yán)格保管，嚴(yán)格查閱手續(xù)；
（三）除特殊情況外，檔案一般不借出查閱，必須借出查閱的應(yīng)事先提交報(bào)告，說明理由，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并限期歸還；
（四）查閱檔案必須嚴(yán)格遵守查閱檔案規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容；
（五）因工作需要從檔案中取證的，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以復(fù)制檔案的部分內(nèi)容。
第十七條 職工在勞動(dòng)合同期限內(nèi)變動(dòng)工作單位或者解除（終止）勞動(dòng)合同的，用人單位應(yīng)當(dāng)在30個(gè)工作日內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的用人單位或者其戶籍所在地的檔案代管機(jī)構(gòu)。法律、法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定。
用人單位不得扣押職工檔案。
第十八條 用人單位無故扣留職工檔案，職工可以到所在地勞動(dòng)、人事行政部門申請(qǐng)仲裁。
第十九條 違反本辦法規(guī)定有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；逾期不改正的，對(duì)責(zé)任單位處以2000元以上5000元以下罰款；對(duì)個(gè)人處以200元以上500元以下罰款：
（一）未按規(guī)定為職工建立個(gè)人檔案的；
（二）未按規(guī)定及時(shí)登記、整理、立卷和歸檔的；
（三）借閱職工檔案未按規(guī)定及時(shí)歸還，且屢催不還的；
（四）涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料的。
第二十條 違反本辦法規(guī)定有下列行為之一的，由檔案行政管理部門對(duì)責(zé)任單位處以1萬元以上2萬元以下罰款，對(duì)直接責(zé)任人員處以500元以上2000元以下罰款：
（一）擅自提供、復(fù)制、銷毀、公布檔案的；
（二）涂改、丟失、損毀、偽造檔案或者泄露檔案內(nèi)容的；
（三）私自保存他人檔案或利用職工檔案材料營私舞弊的；
（四）職工檔案丟失、損毀后責(zé)任單位未采取補(bǔ)救措施或不履行補(bǔ)辦義務(wù)的；
（五）用人單位無故扣留職工檔案的。
第二十一條 檔案保管人員直接或參與涂改、偽造職工檔案，騙取相關(guān)待遇，由相關(guān)部門撤銷其騙取的相關(guān)待遇；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
第二十二條 本辦法自2009年1月15日起施行。