選擇項(xiàng)目管理軟件時(shí)應(yīng)避免的三大錯(cuò)誤
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2022-02-09 17:37
市場(chǎng)上有各種各樣的項(xiàng)目管理軟件。
但是，有許多競(jìng)爭(zhēng)解決方案可供選擇，這會(huì)造成混亂，并使項(xiàng)目經(jīng)理和業(yè)務(wù)專業(yè)人員感到不知所措。選擇錯(cuò)誤的軟件程序會(huì)導(dǎo)致一系列問(wèn)題，例如減少通信流，報(bào)告，賬單和整體生產(chǎn)率。基本上，選擇錯(cuò)誤的項(xiàng)目管理軟件會(huì)增加犯下更大的，無(wú)法預(yù)料的錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)，從而使您的公司蒙受損失。
正確的軟件選擇很重要，可以從避免一些太常見(jiàn)的錯(cuò)誤開(kāi)始。如果您希望避免因選擇不適合您的需求而導(dǎo)致的與選擇項(xiàng)目管理軟件相關(guān)的錯(cuò)誤，那么下面的信息會(huì)有所幫助。
錯(cuò)誤1：無(wú)法檢查您的業(yè)務(wù)流程并將其與軟件產(chǎn)品相匹配
就像任何類型的選擇項(xiàng)目一樣，首先要弄清楚您的需求是值得的。必須考慮項(xiàng)目是如何在公司內(nèi)部形成的，包括通常涉及哪些團(tuán)隊(duì)以及他們需要什么以實(shí)現(xiàn)最佳協(xié)作。在當(dāng)前如何管理項(xiàng)目以及可以使用改進(jìn)方面，什么運(yùn)作良好？（即，是否存在需求缺口？）許多項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該在購(gòu)買之前更加了解項(xiàng)目管理軟件解決方案中通常包含的內(nèi)容。他們可以通過(guò)花費(fèi)更多時(shí)間預(yù)先分析項(xiàng)目管理軟件程序來(lái)實(shí)現(xiàn)此目的。當(dāng)您了解競(jìng)爭(zhēng)解決方案所提供的內(nèi)容時(shí)，請(qǐng)考慮一下這些功能如何適合您公司的需求。
如果您發(fā)現(xiàn)公司的項(xiàng)目管理方式與新項(xiàng)目管理軟件解決方案所采用的方法之間并沒(méi)有太多重疊，則值得考慮修改項(xiàng)目的管理方式，以充分利用所有軟件的效率。這是因?yàn)樵S多專業(yè)軟件產(chǎn)品旨在結(jié)合行業(yè)最佳實(shí)踐。如果貴公司的項(xiàng)目管理實(shí)踐在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)保持不變，則有可能會(huì)遺漏一些已證明的最佳實(shí)踐。然而，這并非總是如此。如果某些軟件提供的功能似乎與您的公司的工作方式相匹配，而其他軟件產(chǎn)品則不然，那么您顯然需要尋找具有高度兼容性的功能。
關(guān)鍵是要在做出最終購(gòu)買決定之前先進(jìn)行全面的需求分析。通過(guò)分析，項(xiàng)目經(jīng)理可以全面解決公司項(xiàng)目的需求。這包括：
- 評(píng)估組織如何與所有從事項(xiàng)目工作的人員進(jìn)行溝通，包括內(nèi)部和外部團(tuán)隊(duì)成員
- 考慮團(tuán)隊(duì)成員之間如何執(zhí)行文件共享
- 分析公司如何跟蹤資源，例如成本，材料和人力資源
- 確定需要準(zhǔn)備的報(bào)告的類型和頻率
基本上，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目管理過(guò)程的每個(gè)步驟進(jìn)行詳細(xì)而徹底的分析。除了準(zhǔn)確地跟蹤項(xiàng)目外，他們還應(yīng)考慮項(xiàng)目管理過(guò)程中涉及的所有方面，以制定出準(zhǔn)確的需求清單。
錯(cuò)誤2：選擇全部解決方案
傾向于使用提供多種功能的項(xiàng)目管理軟件解決方案是很誘人的。問(wèn)題是擁有太多可能永遠(yuǎn)不會(huì)使用的功能可能會(huì)使學(xué)習(xí)曲線乃至軟件實(shí)現(xiàn)過(guò)程不知所措，并使之復(fù)雜化。此錯(cuò)誤會(huì)導(dǎo)致超支并導(dǎo)致工作人員未充分使用該系統(tǒng)。這主要是因?yàn)橄到y(tǒng)越復(fù)雜，員工使用該系統(tǒng)的難度就越大，從而增加了出錯(cuò)的機(jī)會(huì)。
如果您的長(zhǎng)期項(xiàng)目跨越許多需要長(zhǎng)期計(jì)劃的部門，那么像Microsoft Project這樣的大型系統(tǒng)可能是完美的。但是，如果您要糾纏的項(xiàng)目范圍更小，持續(xù)時(shí)間更短，則可以考慮使用更輕便的應(yīng)用程序，例如《Tita項(xiàng)目管理》。無(wú)論如何，在進(jìn)行購(gòu)買之前，應(yīng)仔細(xì)考慮與軟件相關(guān)的購(gòu)買決策。請(qǐng)記住，軟件程序的功能越多，購(gòu)買和實(shí)施它的可能性就越大。如果其中許多功能是不必要的，那將浪費(fèi)額外的費(fèi)用。
有一種有效的方法可以最大程度地減少與選擇具有全部功能的軟件解決方案相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理可以像創(chuàng)建具有優(yōu)先需求的清單一樣簡(jiǎn)單。按以下順序創(chuàng)建優(yōu)先功能列表：
- “必備”，意味著絕對(duì)必要的功能
- 不一定需要的功能列表
- 貴公司并非完全不需要的功能列表
以這種有組織的方式對(duì)需求進(jìn)行優(yōu)先排序?qū)⒂兄谀龀龈髦堑能浖?gòu)買決策。
錯(cuò)誤三：不提前計(jì)劃
注意僅考慮解決當(dāng)前問(wèn)題的項(xiàng)目管理軟件解決方案。在評(píng)估軟件解決方案時(shí)，必須想象它會(huì)隨著業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)而增長(zhǎng)。換句話說(shuō)，在初始評(píng)估階段還應(yīng)考慮長(zhǎng)期考慮。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該尋找能夠提供靈活性和可擴(kuò)展解決方案之類的軟件，這些軟件既可以滿足當(dāng)前的近期需求，也可以滿足其未來(lái)的預(yù)期需求。
可以支持您公司的發(fā)展計(jì)劃的另一種方法是，隨著公司的發(fā)展向您的軟件添加功能，并需要更多的新員工許可證。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，在這方面沒(méi)有提前計(jì)劃的項(xiàng)目經(jīng)理通常會(huì)導(dǎo)致他們的公司花更多的錢。
成功的企業(yè)是有利潤(rùn)的，這在大多數(shù)情況下都可以擴(kuò)大規(guī)模。未能提前計(jì)劃通常會(huì)導(dǎo)致更高的成本并降低產(chǎn)量。通過(guò)確保解決方案可以進(jìn)行更新，升級(jí)和添加自定義功能來(lái)避免此錯(cuò)誤。詢問(wèn)您正在考慮的軟件工具是否具有處理將來(lái)可能出現(xiàn)的其他類型項(xiàng)目的靈活性。
如果您有興趣減少與購(gòu)買錯(cuò)誤的項(xiàng)目管理軟件有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，那么必須為您的公司選擇正確的軟件解決方案，進(jìn)行認(rèn)真的關(guān)注，計(jì)劃和周密的考慮。這包括不僅要仔細(xì)考慮公司的當(dāng)前需求，而且還要考慮到由于增長(zhǎng)而可以預(yù)期的未來(lái)需求。
最后，投入時(shí)間尋找合適的項(xiàng)目管理軟件程序的項(xiàng)目經(jīng)理和業(yè)務(wù)專業(yè)人員-意味著與他們的業(yè)務(wù)最兼容的軟件將獲得最佳的結(jié)果。他們將看到更加簡(jiǎn)化的信息和流程流，從而改善包括項(xiàng)目里程碑，跟蹤，任務(wù)分配和報(bào)告在內(nèi)的領(lǐng)域。