需求評審怎樣才能高效易懂？

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背景：

需求評審是產(chǎn)品經(jīng)理日常工作中不可缺少的一環(huán)，收集到部門內(nèi)外的各種需求后進行相關(guān)需求分析、需求優(yōu)先級排序等環(huán)節(jié)。

終于要和相關(guān)人員商議需求到底怎么實現(xiàn)了，卻往往會在需求評審時出現(xiàn)各種扯皮、彎路和爭吵，嚴重影響產(chǎn)品迭代和研發(fā)。因此如何高效易懂地講需求是產(chǎn)品經(jīng)理在需求評審時必備的技能之一

1、問題拆解和分析

在回答問題前，先對問題進行拆解，找到關(guān)鍵詞，挖掘問題背后的本質(zhì)。

• 問題：需求評審怎么講需求更高效易懂

• 拆解：需求評審，怎么講， 需求， 更， 高效易懂

• 提取關(guān)鍵詞：需求評審，怎么講，需求，高效易懂

• 關(guān)鍵詞對應：

需求評審——場景

怎么講——方法

需求——內(nèi)容

高效易懂——目標

通過問題拆解、提取關(guān)鍵詞以及關(guān)鍵詞對應，該問題就會轉(zhuǎn)化為：在需求評審這個特殊的場景下，產(chǎn)品經(jīng)理應該通過什么樣的方法將需求內(nèi)容高效易懂地傳達給相關(guān)人員。

在回答這個問題前，產(chǎn)品經(jīng)理需要根據(jù)關(guān)鍵詞對應的文字進行思考幾個點；

（1）為什么會有這樣的場景出現(xiàn)，其目的是什么，其必要性占多少；

（2）通過這樣一個場景希望達到什么樣的目標，該目標是否是所有人的共同目標；

（3）場景中的人物角色有哪些，哪些是利害關(guān)系中的關(guān)鍵者，哪些是邊緣人員，這些人員特點是什么；

（4）場景下的流程進展是什么樣的，前后順序及后續(xù)安排；

（5）場景中討論的需求內(nèi)容是什么，選擇這些內(nèi)容的原因是什么，其必要性占多少；

（6）通過何種方式表達需求內(nèi)容以實現(xiàn)高效易懂；

通過思考以上幾點，產(chǎn)品經(jīng)理可對需求評審高效易懂地講需求有較為清晰的認識，需要注意的是并非每次需求評審都需要經(jīng)過深思熟慮，由于時間、資源等方面的限制，需求評審留給產(chǎn)品經(jīng)理的時間和空間很少，具體怎么思考和行動要靈活應變。

但最不可忽視的是內(nèi)容，因為我們要把需要做的東西準確地傳達給相關(guān)人員，而高效易懂這個目標和怎么講這個行動息息相關(guān)。簡單講：抓重點、捋清楚、講準確、辨利害以及及時跟蹤。

注意：隱藏問題背后的現(xiàn)實問題不可忽視：現(xiàn)有的需求評審往往存在拉鋸戰(zhàn)、口水紛爭或利益爭執(zhí)，無法在有限的時間里快速推進需求，難以將其實現(xiàn)。

在回答問題時，人們的第一反應是怎么解決問題，而忘記問他背后存在的現(xiàn)實問題及其根本原因，先主動從自我反思，在邊界內(nèi)做出改進，之后思考外部原因，分析其他關(guān)聯(lián)之間的利害關(guān)系，利用同理心思考。

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2、回答問題

圍繞著更高效易懂地傳遞需求這一目標，我們將需求評審講需求分為三個階段，并在不同階段采用不同的方法。

2.1 第一階段：需求評審前——準備

對內(nèi)：即產(chǎn)品經(jīng)理自己需要的準備

a 準備一：對需要評審的需求背后原因進行深入思考和分析，盡可能選用對方的術(shù)語或業(yè)界常見表達進行闡述

b 準備二：整理輸出相關(guān)文檔

• 文檔包含以下幾方面——主要指PRD文檔

• 需求評審背景及預期實現(xiàn)目標
  

• 需求來源、類型、涉及用戶及使用場景

• 各種圖：原型圖、用戶操作流程圖、業(yè)務流程圖、權(quán)限邊界、特殊情況說明圖等

c 準備三：確認參與評審部門人員及人數(shù)，并梳理人員之間、以及人員與需求之間的利害關(guān)系

d 準備四：敲定評審時間、地點及流程，并通知相關(guān)人員，同時通過郵箱或協(xié)同APP發(fā)送相關(guān)文檔

e 準備五：針對可能出現(xiàn)的突發(fā)事件準備planB，將風險控制在合理范圍內(nèi)

對外：即參評人員需要的準備

a 準備一：瀏覽相關(guān)文檔，掌握本次評審主要內(nèi)容和預期目標

b 準備二：對于文檔中存疑之處進行標記，如果有時間機會直接找產(chǎn)品經(jīng)理進行初步溝通

c 準備三：按時參加評審

注意：在需求評審準備階段，大部分人認為這是產(chǎn)品經(jīng)理的活，但如果每一個參與人員都在向著高效易懂、需求及時落地的目標前進，則要求每個人都需要在自己的主動邊界內(nèi)做出準備工作。

2.2 第二階段：需求評審時——行動

a 動作一：簡潔直接的開場白

• 表明會議目的、背景、預期目標（多次重復講，讓參與人員腦子里形成共識處于同一愿景下）

• 介紹會議流程及有關(guān)規(guī)則（給予對方清晰界限）

b 動作二：切入主題——講需求

• 按照流程順序，用對方聽得懂的表達講解需求（簡潔、清晰，邏輯銜接，不拖泥帶水）
  

• 需求背景、場景、涉及用戶

• 相應圖標展示

• 數(shù)據(jù)埋點及流動

• 異常情況，邊界限制

• 預期實現(xiàn)目標

注意：把控時間，主次分明;表達清晰簡潔，邏輯銜接

動作三：提出質(zhì)疑——討論

針對需求不合理或有疑惑之處，在場人員提出質(zhì)疑，進行討論

• 產(chǎn)品經(jīng)理需要靜心傾聽，過濾有用信息，并思考解決方案

• 提問人員針對問題思考漏洞并提出解決方案

注意：把控時間，對于爭議較大的需求暫時停止討論，私下雙方思考之后對接

質(zhì)疑不是故意找茬，也不是推卸責任相互扯皮甚至人身攻擊。質(zhì)疑的目的是為了彌補產(chǎn)品經(jīng)理在需求規(guī)劃時未思考之處或現(xiàn)有能力無法完成，是為了讓團隊順利地講需求落地，實現(xiàn)迭代或者盈利；質(zhì)疑的同時雙方需要思考如何解決問題，并非提出問題就到此結(jié)束。具體的方案也可私下碰面也可直接提出。這個過程中，切忌將私人恩怨摻入其中。

動作四：總結(jié)回顧——加深印象

剩余一定時間將本次評審進行總結(jié)，再次闡明會議目的、預期目標以及后續(xù)主要工作:表明部門之間的利害關(guān)系及責任風險、如有疑問會后私下對接

動作五：向與會人員表達謝意

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注意：需求評審時作為主要發(fā)言人產(chǎn)品經(jīng)理既要準確清晰傳達會議內(nèi)容（需求），也要照顧參會人員。這里需要日常積累演講的技能、與其他部門交流的溝通技巧，并時刻提醒自己需求評審的目的是推進需求落地，不是為了爭強好勝。

2.3 第三階段：需求評審后——跟進

• 跟進一：總結(jié)記錄已明確、未明確內(nèi)容，簡要輸出會議紀要

• 跟進二：將會議紀要和謝意再次發(fā)送至每位與會人員，并再次確認需求

• 跟進三：針對會議中未解決的需求和有關(guān)人員對接，并及時更新進度，告知與會關(guān)鍵人

總結(jié)：

需求評審不是一場唇槍舌戰(zhàn)，更像是一種共識檢查，不僅僅需要產(chǎn)品經(jīng)理做出努力，而且參與其中每個人都要明白我們的共同愿景、預期目標以及所需工作是什么，通過這次檢查，發(fā)現(xiàn)其中問題并改進，大家該如何互相友好配合，從而實現(xiàn)需求落地。