大連市行政執(zhí)法檔案管理辦法

大連市行政執(zhí)法檔案管理辦法

第一條  為加強(qiáng)行政執(zhí)法檔案管理，使行政執(zhí)法檔案工作制度化、規(guī)范化，推進(jìn)依法行政，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條　本辦法所稱行政執(zhí)法檔案，是指在實(shí)施行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政檢查及其他行政執(zhí)法活動(dòng)（以下統(tǒng)稱行政執(zhí)法活動(dòng)）中形成的各種文字、圖表、聲像和電子載體等形式的歷史記錄。

第三條　本辦法適用于大連市及縣（市）、區(qū)政府所屬的行政執(zhí)法部門，法律、法規(guī)授權(quán)的具有管理公共事務(wù)職能的組織，以及受行政執(zhí)法部門委托執(zhí)法的機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱行政執(zhí)法單位）。

法律、法規(guī)、規(guī)章或國(guó)務(wù)院有關(guān)部門對(duì)行政執(zhí)法檔案管理另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第四條　大連市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全市行政執(zhí)法單位行政執(zhí)法檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)。縣（市）、區(qū)檔案行政管理部門對(duì)本級(jí)政府所屬行政執(zhí)法單位行政執(zhí)法檔案工作實(shí)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

第五條　行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)建立健全行政執(zhí)法檔案的收集、整理、立卷、歸檔制度，將檔案管理工作納入行政執(zhí)法責(zé)任制考核內(nèi)容。

第六條　行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)將行政執(zhí)法活動(dòng)中形成的全部檔案集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

第七條　行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)將行政執(zhí)法檔案作為文書檔案屬類整理、排列；行政執(zhí)法檔案較多的，可以單獨(dú)作為一類整理、排列。

第八條　行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)行政執(zhí)法活動(dòng)的實(shí)際，將所形成的下列記錄歸檔：

（一）行政許可，包括行政許可（含變更或延續(xù)行政許可，下同）申請(qǐng)書、受理憑證、補(bǔ)正材料告知書、當(dāng)場(chǎng)或?qū)嵉貙彶椴牧稀⒙犎∫庖娀蚵犠C筆錄、招標(biāo)（拍賣）情況材料、檢驗(yàn)（檢測(cè)、檢疫）結(jié)果、專家評(píng)審（鑒定）意見、準(zhǔn)予行政許可或不予行政許可的書面決定、撤銷（撤回）行政許可決定書、行政許可注銷手續(xù)、行政復(fù)議或訴訟材料等。

（二）行政處罰，包括行政處罰決定書、立案（受案）材料、各種證據(jù)材料、限期改正通知書、聽證材料、擬行政處罰的審查意見、擬行政處罰告知書、送達(dá)憑證、罰沒款票據(jù)、暫緩或分期繳納罰款的材料、行政復(fù)議或訴訟材料等。

（三）行政強(qiáng)制，包括采取行政強(qiáng)制措施的批準(zhǔn)文件、現(xiàn)場(chǎng)筆錄、查封（扣押）或解除查封（扣押）清單、凍結(jié)或解除凍結(jié)存款決定書、督促催告的書面材料、當(dāng)事人陳述申辯記錄、行政強(qiáng)制決定書、代為履行材料、申請(qǐng)法院強(qiáng)制執(zhí)行材料、法院裁定材料以及行政復(fù)議或訴訟材料等。

（四）行政檢查，包括行政許可后的跟蹤監(jiān)督檢查和日常巡回監(jiān)督檢查情況，包括現(xiàn)場(chǎng)勘查（書面檢查）記錄、詢問筆錄、檢查結(jié)論、現(xiàn)場(chǎng)采取的措施等。

（五）其他行政執(zhí)法活動(dòng)，包括行政執(zhí)法機(jī)關(guān)的確認(rèn)、裁決、給付、獎(jiǎng)勵(lì)等結(jié)論性材料，當(dāng)事人申請(qǐng)及提供的材料，有關(guān)證據(jù)材料，行政執(zhí)法機(jī)關(guān)的審查意見，以及市檔案行政管理部門規(guī)定的其他材料。

第九條　行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)裝訂成卷，一案一卷、一卷一號(hào)。其中涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的，可以一案二卷，即正卷和副卷。卷內(nèi)材料排列，應(yīng)當(dāng)結(jié)論、決定、結(jié)案處理性文件在前，依據(jù)材料在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。

第十條　行政執(zhí)法檔案的卷內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)按排列順序，采用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編寫頁(yè)碼或件號(hào)，并統(tǒng)一在有實(shí)際內(nèi)容的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角編上頁(yè)號(hào)，圖表和聲像材料也應(yīng)當(dāng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。

第十一條　行政執(zhí)法檔案的卷內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)制作目錄，目錄應(yīng)當(dāng)按規(guī)定的格式逐件填寫，材料的題名不得更改和簡(jiǎn)化；沒有題名應(yīng)當(dāng)擬定題名，加“〔〕”；沒有責(zé)任者和時(shí)間的材料應(yīng)當(dāng)考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫的字跡應(yīng)當(dāng)工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。

第十二條　行政執(zhí)法檔案的封皮，應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，案卷題名應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等，體式一致，文字簡(jiǎn)練；使用簡(jiǎn)稱應(yīng)當(dāng)通俗易懂，并用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，字跡應(yīng)當(dāng)工整、清晰，也可以用電腦打印。

第十三條  行政執(zhí)法檔案卷內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)去掉金屬物，破損的材料應(yīng)當(dāng)修補(bǔ)，文書過(guò)小的應(yīng)襯紙粘貼，文書過(guò)大的應(yīng)折疊整齊，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)當(dāng)復(fù)制并與原件一并立卷；案卷應(yīng)當(dāng)采取四孔一線的方法裝訂。

不能隨文書裝訂立卷的證據(jù)，應(yīng)放入證據(jù)袋中隨卷歸檔，并在證據(jù)袋上和證據(jù)材料備考表中注明證據(jù)名稱、數(shù)量、提取時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人、存放地點(diǎn)等內(nèi)容。

第十四條　行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)按照案卷的排列順序編制卷號(hào)，在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)；案卷目錄應(yīng)當(dāng)區(qū)別不同保管期限，分年度或混年編制目錄號(hào)，在一個(gè)全宗內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。

第十五條　行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

（一）文件材料應(yīng)齊全完整；

（二）正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件等密不可分的文件，裝訂時(shí)應(yīng)排列在一起；

（三）對(duì)文件材料情況的說(shuō)明，應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，并置于卷尾。

第十六條　行政執(zhí)法的有關(guān)記錄由行政執(zhí)法單位在結(jié)案后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。

對(duì)已作出行政執(zhí)法決定，但自決定作出之日起一年內(nèi)未執(zhí)行完結(jié)的案件，已形成的記錄由行政執(zhí)法單位指定機(jī)構(gòu)予以登記，集中管理。

第十七條　行政執(zhí)法檔案涉及秘密事項(xiàng)的應(yīng)當(dāng)保密。對(duì)涉及國(guó)家秘密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)由行政執(zhí)法單位依法確定密級(jí)，并按秘密載體保護(hù)規(guī)定加強(qiáng)管理；對(duì)非國(guó)家秘密但不宜公開的事項(xiàng)和個(gè)人隱私，應(yīng)當(dāng)限定知悉范圍，不得公開。對(duì)不明確事項(xiàng)具體密級(jí)的，應(yīng)按權(quán)限報(bào)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或保密工作部門確定。

第十八條　行政執(zhí)法單位對(duì)歸檔的檔案，應(yīng)當(dāng)區(qū)別其內(nèi)容和載體，按照便于保管、方便利用的原則進(jìn)行分類整理、排列和保管，并編制檢索工具，滿足檔案提供利用的需要。

第十九條　利用行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)按有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，填寫《檔案查閱登記簿》或《檔案借閱登記簿》，利用結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還檔案。屬于國(guó)家秘密的，按照保密法及國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。

任何單位和個(gè)人不得在檔案上涂改和作文字標(biāo)記。

第二十條　行政執(zhí)法檔案的保管期限執(zhí)行下列規(guī)定：

（一）屬于有限自然資源開發(fā)利用、公共資源配置以及直接關(guān)系公共利益的特定行業(yè)，環(huán)境保護(hù)，直接關(guān)系公共安全、人身健康、生命財(cái)產(chǎn)安全等方面的行政許可、行政強(qiáng)制、行政處罰的，永久保管；

（二）屬于企業(yè)或其他組織設(shè)立行政許可以及設(shè)立后的行政強(qiáng)制、行政處罰的，永久保管；

（三）屬于行政確認(rèn)、行政裁決、行政征收、行政給付、行政獎(jiǎng)勵(lì)、行政規(guī)劃、行政合同的，永久保管；

（四）屬于其他行政執(zhí)法案件的，定期保管，保管期限為30年、10年兩種。

前款規(guī)定的行政執(zhí)法檔案，屬于依法適用簡(jiǎn)易程序行政執(zhí)法案件的，保管期限為10年。

第二十一條　行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定小組，定期對(duì)已超過(guò)保管期限的行政執(zhí)法檔案進(jìn)行鑒定。

銷毀失去保存價(jià)值的行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)由鑒定小組提出意見，填寫銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由至少兩人在指定地點(diǎn)銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽名。

第二十二條　屬于永久、長(zhǎng)期保管的行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)在歸檔后按有關(guān)規(guī)定向檔案館移交，并辦理移交手續(xù)。

對(duì)同一事項(xiàng)的行政執(zhí)法活動(dòng)，由不同的行政執(zhí)法單位分別實(shí)施的，所形成的行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)向同一檔案館移交。

第二十三條　機(jī)構(gòu)發(fā)生變動(dòng)的行政執(zhí)法單位，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家、省、市有關(guān)規(guī)定，合理處置行政執(zhí)法檔案的歸屬與流向。

第二十四條　在行政執(zhí)法檔案收集、整理、保護(hù)中作出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，由政府或檔案行政管理部門、行政執(zhí)法單位給予獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十五條　違反本辦法的行政執(zhí)法單位，由檔案行政管理部門視其情節(jié)責(zé)令限期整改、通報(bào)批評(píng)或建議同級(jí)政府取消其評(píng)比先進(jìn)的資格。對(duì)有關(guān)行政執(zhí)法人員，由行政執(zhí)法單位依照有關(guān)規(guī)定給予批評(píng)教育、離崗培訓(xùn)、調(diào)離執(zhí)法崗位、取消執(zhí)法資格等處理。

第二十六條　對(duì)因保管不善造成行政執(zhí)法檔案丟失、損毀、泄露國(guó)家秘密或偽造、編造、篡改行政執(zhí)法檔案的，由行政執(zhí)法單位或有關(guān)部門依法給予負(fù)有責(zé)任的單位負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第二十七條　大連經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)、大連保稅區(qū)、大連高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)管委會(huì)及市人民政府其他派出機(jī)構(gòu)行政執(zhí)法檔案管理，依照本辦法執(zhí)行。

第二十八條　本辦法自2008年3月1日起施行。